Понятие учетного регистра и их классификация

ГЛАВА 9. Регистры и формы бухгалтерского учета

Под учетными регистрами следует понимать разграфленные специальным образом листы бумаги, в которые производятся текущие учетные записи.

Учетные регистры классифицируются по трем признакам:

а) по внешнему виду,

б) по способу графления,

в) по объему содержащихся в них хозяйственных операций.

По внешнему виду (форме) учетные регистры можно подразделить на:

1) свободные листы (журналы-ордера, накопительные ведомости, группировочные ведомости),

2) карточки (карточки учета товарно-материальных ценностей),

3) книги (кассовая книга, реестры, регистрационные журналы).

Общим для учетных регистров в виде свободных листов является то, что все они обязательно имеют: соответствующее название (журнал-ордер, ведомость...), указание периода, на который рассчитан тот или иной учетный регистр (месяц, квартал), таблицу, в которую непосредственно производятся учетные записи.

Использование свободных листов в качестве учетных регистров имеет ряд преимуществ:

· свободные листы более удобны в работе, т.к. могут свободно распределяться между счетными работниками,

· облегчают своевременное внесение записей в учетные регистры за счет правильного распределения учетной работы,

· они просты в изготовлении и экономичны при использовании.

Карточки по существу являются разновидностью свободных листов. Они также изготавливаются типографским способом, но из более плотной бумаги и небольшого формата. В основном они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, разного рода расчетов и затрат на производство.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. Продолжение записей осуществляется на новом бланке с присвоением ему очередного порядкового номера.

Для хранения карточек и удобства пользования ими используются картотеки (специальные ящички), в которых карточки располагаются по однородным группам счетов в порядке указанных на них шифров счетов.

Отличительная особенность книг как учетных регистров заключается в том, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом, вследствие чего расположение отдельных частей и страниц книг всегда остается неизменным.

Основные недостатки книг:

· затрудняют разделение учетного труда,

· непригодны для механизации учета,

· громоздки и неудобны в обращении.

Положительные качества книг:

· являются надежным средством охраны листов от потерь,

· исключают злоупотребления с записями операций.

По способу графления различают:

· регистры количественной формы,

· регистры контокоррентной формы,

· регистры многографной формы,

· регистры шахматной формы.

Регистры количественной формы, как правило, в форме карточек предназначены для аналитического учета материальных ценностей, находящихся на складе, учета движения основных средств и т.д.

Регистры контокоррентной формы предназначены для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. В этих регистрах имеются графы для записи номера операции, даты, содержания операции, сумм по дебету и кредиту хозяйственных операций.

Регистры многографной формы применяются, как правило, для аналитического учета счета "Производство". Они дают возможность подсчитать не только общую сумму затрат на производство, но и затраты по отдельным объектам, видам расходов. Примером может служить журнал-ордер № 10.

Сущность шахматной формыучетного регистра состоит в том, что каждая сумма в нем записывается по двум счетам технически только один раз, но эта одна запись означает, что сумма одновременно отнесена в дебет одного и кредит другого счета.

По содержанию и назначению учетные регистры делятся на:

1) регистры синтетического учета,

2) регистры аналитического учета,

3) регистры, совмещающие синтетический учет с аналитическим.

Первые предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. При этом каждый регистр (один или несколько свободных листов) предназначается для записи операций по одному или нескольким экономически однородным счетам одновременно.

В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная таблица графления учетных таблиц – журналов-ордеров.

В журналах-ордерах происходит регистрация и группировка хозяйственных операций по кредиту синтетических счетов с разбивкой по дебету корреспондирующих с ними счетов. Дебетовые обороты по синтетическим счетам получаются при суммировании итогов всех журналов-ордеров. Такое суммирование осуществляется ежемесячно путем записи сумм "Итого" журналов-ордеров в Главную книгу. В Главной книге путем группировки итогов журналов-ордеров происходит завершение синтетического учета. На основании данных Главной книги составляется баланс.

Вместо журналов-ордеров и Главной книги может применяться один реестр синтетического учета – Журнал-Главная.

Для аналитического учета, ведущегося параллельно синтетическому, используются учетные регистры контокоррентной, количественно-сортовой (карточки) и многографной формы.

Наряду с карточками для организации аналитического учета используются и книги. Наиболее распространенной формой книг является контокоррентная форма. В книгах аналитические счета открываются по заранее намеченному плану на отдельных страницах. По каждому счету выводятся свои постраничные или общие нарастающие итоги, которые переносятся со страницы на страницу данного счета.

Параллельное ведение регистров аналитического учета с регистрами синтетического учета создает много технической работы по обобщению и сверке счетных записей путем составления оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Поэтому в последнее время стали широко применяться такие регистры аналитического учета, путем записи в которые одновременно подготавливаются данные для итоговых записей в синтетические счета. В частности, вместо контокоррентных карточек применяются накопительные ведомости по учету расчетов, а вместо многографных – группировочные ведомости шахматной формы.

Регистры, совмещающие синтетический учет с аналитическим называются синтетически-аналитическими или комбинированными. К ним относятся все журналы-ордера, в которых наряду с аналитическим учетом формируются и данные синтетического учета. Это дает возможность производить записи в Главную книгу непосредственно из журнала-ордера, не прибегая к предварительной сводке полученных в нем данных в других учетных регистрах.

В порядке обобщения укажем, что построение большинства учетных регистров базируется на двух основных моментах:

а) шахматной форме графления учетных регистров,

б) линейном способе записи в них хозяйственных операций.

Эти два момента определяют собой современную технику бухгалтерского учета.