Процесс составления бюджета организации

Сводный бюджет составляется и утверждается на весь бюджетный период (обычно это один календарный год).

Интервал планирования устанавливается бюджетным регламентом конкретной организации (месяц, декада, неделя).

Процесс составления бюджетов включает несколько этапов:

Этап 1. Назначение ответственных лиц

Для разработки бюджета назначаются ответственные лица. Если это крупная компания, то формируется бюджетный комитет или комиссия, в состав которого входят руководители как производственных, так и непроизводственных подразделений организации.

Непосредственную ответственность за составления бюджета несет председатель бюджетного комитета (финансовый директор).

Очень важно, чтобы лица, входящие в состав этого комитета, могли реально контролировать предложенные ими финансовые показатели.

Этап 2. Доведение целей бюджетирования до менеджеров структурных подразделений

Цель составления бюджета деятельности организации и основные его задачи доводятся до лиц, ответственных за его составление.

Этап 3. Определение главного ограничивающего бюджетного фактора

Количество ресурсов организации всегда ограничено, поэтому выявляются факторы, ограничивающие достижение поставленной цели.

Ограничивающий фактор очень важно выявить в самом начале процесса бюджетирования.

Этап 4. Подготовка бюджета для области, связанной с ограничивающим фактором

После того как выявлен главный ограничивающий фактор, для него составляется первый бюджет. Например, если ограничивающим фактором является объем продаж, то первым должен быть составлен бюджет продаж. Если ограничивающим фактором является производственная мощность, то первым составляется производственный бюджет.

Этап 5. Подготовка частных бюджетов

На данном этапе составляются бюджеты всех производственных подразделений, на основе которых составляются основные (сводные) бюджеты.

Операционные бюджеты составляются на основе бюджета по главному ограничивающему фактору. Вспомогательные и специальные бюджеты составляются, как правило, исходя из данных прошлых отчетных периодов, скорректированных на текущие показатели.

Бюджет должен составляться подразделениями, которые задействованы в его формировании, с учетом данных за прошедшие периоды и возможных изменений условий в будущем.

Этап 6. Взаимоувязка показателей отдельных бюджетов и их последующая корректировка

На этом этапе анализируется, насколько данные одних бюджетов согласуются с данными других.

Изучаются соотношения показателей бюджета одного уровня, что позволяет на каждом уровне принимать согласованные, приемлемые решения для каждого подразделения. Как правило, операционные бюджеты составляются в строгой последовательности и поэтому автоматически оказываются взаимоувязанными. А вспомогательные и дополнительные бюджеты всегда требуют своей увязки с операционными бюджетами.

Этап 7. Подготовка основных (сводных) бюджетов

На основе бюджетов производственных подразделений формируется сводный бюджет организации, который полностью охватывает всю базу финансовых расчетов и включают в себя:

- бюджет доходов и расходов;

- бюджет движения денежных средств;

- расчетный баланс.

Основные (сводные) бюджеты составляются только после того, как закончена работа над составлением операционных, вспомогательных и специальных бюджетов. Подготовкой сводных бюджетов обычно занимается непосредственно бюджетный комитет или соответствующие комиссии.

Этап 8. Утверждение бюджета

Утверждение бюджета осуществляется на высшем уровне. После утверждения показатели сводного бюджета передаются во все центры ответственности менеджерам, отвечающим за их реализацию. Принятый бюджет служит основанием для исполнения бюджета руководителями всех центров ответственности.

Таким образом, происходит официальное информирование менеджеров о плановых показателях, которых им необходимо достичь.

Этап 9. Сравнение фактических результатов деятельности с бюджетными показателями

На этом этапе фактически достигнутые показатели сравниваются с запланированными показателями. Это делается с помощью гибких бюджетов.

В общем виде процедура составления бюджета представлена в таблице 1.

Таблица 1 – Типовая процедура составления бюджета

№	Характеристика работ
	Создание специальной группы по составлению бюджета (специалисты: бухгалтер, финансист, менеджеры по производству, продажам и др.)
	Сбор и обработка информации по данным учета, необходимой для составления бюджета
	Выбор метода составления бюджета
	Обобщение результатов в сводный бюджет
	Доведение утвержденного бюджета до исполнителей
	Анализ полученных результатов с показателями бюджета

Важным этапом данной процедуры является выбор метода составления бюджета.

Основными методами являются:

1) метод "с нуля" – за основу все операции организации принимаются равными нулю;

2) метод "от достигнутого" – все показатели предыдущего бюджета модифицируются в зависимости от результатов деятельности прошлого отчетного периода и ожидаемых отклонений в будущем отчетном периоде.

Однако вне зависимости от того, какой метод составления бюджета применяется компанией, общими критериями сметного (бюджетного) планирования являются следующие:

1) показатели бюджета должны быть выполнены;

2) менеджеры подразделения, для которого составляется бюджет, должны участвовать в его подготовке и составлении.

По оценке специалистов одной из основных причин нерентабельности бизнеса наряду с другими факторами является отсутствие бюджетного планирования или нереальность поставленного плана, а также недостоверность фактических данных, их несвоевременное поступление или отсутствие.

Для достижения исполнения бюджета необходимо организовать бюджетный контроль. При этом процесс контроля должен включать в себя следующие направления:

1) чтение и интерпретация отчетов об исполнении бюджета;

2) анализ отклонений фактических данных от сметных показателей;

3) определение и анализ причин отклонений.

При обнаружении причин, повлиявших на отклонения от бюджета, необходимо провести их тщательный анализ и определить направления действий для их устранения.

Контрольные вопросы

1) Дайте определение понятий «бюджет» и «бюджетирование».

2) Каковы основные функции бюджетов?

3) Чем отличаются гибкие и статичные бюджеты?

4) Охарактеризуйте основные виды бюджетов.

5) По каким признакам классифицируются бюджеты?

6) Опишите, в чем заключается роль бюджета в управлении организацией.

7) Какие этапы включает формирование операционного бюджета?

8) Каков порядок формирования финансового бюджета?

9) Как происходит составление бюджета организации?

10) Каков горизонт планирования долгосрочных и краткосрочных бюджетов?

11) Какова цель анализа отклонений бюджетных и фактических показателей?

12) На каком этапе анализа отклонений определяется эффективность использования ресурсов?