Фактическими расходами считаются действительные затраты учреждения, оформленные соответствующими документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, по начисленной зарплате и стипендиям. Фактические расходы более полно свидетельствуют об окончательно произведенных расходах, чем кассовые. Их учет позволяет контролировать как уход фактического исполнения сметы расходов в целом, так и соблюдение установленных норм расходов по отдельным статьям. Учет расходов по бюджету ведется по подразделениям бюджетной классификации - по разделан, главам, параграфам и статьям. Расходы подразделяются на расходы по бюджету и на прочие расходы. К расходам по бюджету относятся:
1.расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия,
2.расходы за счет других бюджетов;
З.расходы по бюджету на капитальные вложения;
К прочим расходам относятся:
1.расходы к распределению;
2.расходы по специальным средствам;
3.расходы по специальным средствам и на капитальные вложения и приобретение оборудования;
4.расходы по прочим средствам;
5.расходы на содержание учреждения при новом хозяйственном механизме;
6.расходы за счет внебюджетных фондов;
7.расходы за счет внебюджетных фондов на капитальные вложения;
8.расходы на средства производственной деятельности.
Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия предназначены для учета фактически произведенных расходов на содержание учреждений и других мероприятий. В учреждениях, осуществляющих учет исполнения сметы расходов самостоятельно, и в централизованных бухгалтериях составление общих смет расходов отражается в специальной книге по разделам, главам, параграфам и статьям. В централизованных бухгалтериях учет фактических расходов ведется в книге ассигнований фактических расходов. В ней открываются отдельные счета по каждой статье расходов соответствующего параграфа по всем обслуживаемым учреждениям в целом, с выделением в графе «в том числе по обслуживаемым учреждениям» расходов по каждому учреждению. Кроме того, по отдельным статьям расходов выделяется литеры, которые предусмотрены бухгалтерской отчетностью с отдельными указаниями. Записи в книге производятся по каждому документу или группе однородных документов, поступивших за день. В другой книге ведется внесистемный учет годовых ассигнований с поквартальной разбивкой в соответствии с утвержденными нормами расходов и учет изменений, внесенных в смету в течении года в установленном порядке. По окончании месяца в книгах подсчитываются итоги за месяц и с начала года. Расходы за счет других бюджетов учитываются как расходы, произведенные учреждениями за счет средств, полученных из других бюджетов на выполнение мероприятий, не предусмотренных сметой данного учреждения.
Средства по статье «Расчеты к распределению» предназначены для учета затрат, которые в момент их возникновения не могут быть отнесены непосредственно на определенный вид работы (объектов) или на себестоимость определенного вида продукции в случаях, когда вырабатывается несколько их видов. Расходы по специальным средствам на капитальные вложения и приобретения оборудования предназначены для учета затрат на новое строительство, реконструкцию и приобретение оборудования, производимое за счет специальных средств; осуществляемое за счет средств, поступающих на расширение и укрепление материально- технической базы учебных заведений и НИИ; осуществляемых за счет других внебюджетных средств. Расходы по прочим средствам применяются в учебных заведениях профтехобразования для учета расходов по подготовке производственных кадров по договорам в установленном порядке, а также расходы на другие мероприятия.
Расходы на содержание учреждения при новом хозяйственном механизме применяются в учреждениях, а централизованных бухгалтериях, переведенных на новые условия хозяйствования.
Расходы за счет внебюджетных фондов применяются местными органами власти, министерствами и другими учреждениями для учета фактических расходов на основе средств внебюджетных фондов, образуемых в установленном порядке.