Документация по учету личного состава и использованию рабочего времени

Для эффективной работы организации необходимо вести тщательный учет работающих на предприятии. Только имея полные и достоверные данные о количестве работников, а также об их структуре, возможно рассчитать трудовые показатели организации, такие как среднесписочную численность работников, число работников каждой категории. Без ведения учета личного состава невозможно установить соответствует ли количество работников предприятия потребности организации в трудовых ресурсах, оценить эффективность использования труда, определить динамику работающих и текучесть кадров.

Данные учета личного состава являются базой для учета использования рабочего времени и расчета фонда оплаты труда.

Все работающие в организации различаются по категориям персонала:· рабочие;

· руководители;

· специалисты;

· служащие.

Учет личного состава работающих ведется путем оформления соответствующих документов на всех этапах движения работников организации. Для этого используются унифицированные формы первичных учетных документов.

11. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а)

12. Личная карточка работника (форма №Т-2) и Личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС)

13. Штатное расписание (форма №Т-3)

14. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4)

15. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5а

16. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а).

17. График отпусков (форма №Т-7)

18. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работников (форма №Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма №Т-8а)

19. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма №Т-9а)

20. Командировочное удостоверение (форма №Т-10)

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И УЧЕТ ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

В соответствии с ст. 91 Трудового кодекса РФ, рабочее время — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником [7;51].

Учет рабочего времени ведется в специальном документе «Табель учета использования рабочего времени» (форма №Т-13).

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня.На каждого работника в табеле отводится две строки: одна — для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени (Я — дневные и вечерние часы работы; Н — ночные часы; ОТ — ежегодный основной оплачиваемый отпуск; Б — болезнь; Р — отпуск по беременности и родам и т. п.), а другая — для записи количества часов по ним [2;180]. Учет использования рабочего времени ведется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем только неявок, опозданий и т. п.