Характеристика, функциональные обязанности, права и результаты деятельности управленческих и экономических служб ООО «Фабрика Кухня»

Общее руководство деятельностью общества осуществляет Генеральный директор ООО «Фабрика Кухня» Коршиков Эдуард Владимирович, действующий на основании Устава, должностной инструкции Общества.

Функционирование Общества обеспечивается Главным офисом предприятия ООО «Фабрика Кухня», к которому относятся: Генеральный директор, Главный бухгалтер, Начальники отделов Общества.

Взаимосвязь и взаимозависимость отделов общества:

- начальник Отдела снабжения: от него зависит качество поставляемого сырья для производства продукции, соответственно, начальник производственного Отдела от него зависит;

- начальник Производственного отдела, от которого зависит выполнение плана по количеству и качеству готовой продукции предприятия;

- начальник Отдела сбыта, отвечает за отпуск продукции покупателем и сопутствующими функциями, в свою очередь его Отдел зависит от того, будет ли произведена продукция в срок и нужного ли качества для покупателя;

- начальник Склада готовой продукции, сырья и материалов делает зависимыми сразу несколько отделов Общества, так как от правильного ведения складского учета зависит поступление и списание нужного количества и качества готовой продукции, сырья и вспомогательных материалов для всего цикла производства продукции;

- генеральный директор: от его действий зависят все Отделы Общества;

- начальник Отдела кадров: от принятых работников зависит качество и дальнейшее успешное функционирование Общества, также принятые работники не должны подводить какой-либо Отдел.

Необходимо рассмотреть организационную структуру предприятия, которая показана на рисунке 2.1.

Генеральный директор

Общее собрание Участников Общества

Заместитель Главного бухгалтера

Бухгалтер по расчету заработной платы

Системный администратор

Уборщик

Юрист

Водитель

Рисунок 2.1 – Организационная структура управления Общества

Генеральный директор: действует от имени предприятия, представляет его во всех хозяйственных и государственных учреждениях. Он издает приказы, осуществляет наем и увольнение работников. Также распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры со сторонними организациями.

Отдел учета: учитывает поступление и расходование материальных и финансовых ресурсов на предприятии, рабочей силы; готовит отчеты о деятельности предприятия.

Отдел сбыта: непосредственно занимается созданием базы по клиентам, как реальным, так и потенциальным, используя при этом информационное обеспечение. Менеджеры отдела постоянно ведут работу по поиску и привлечению новых клиентов. Менеджеры отдела сбыта должны систематически проводить сбор информации в отношении конкретного положения фирмы в определенном им регионе. Эффективность работы отдела определяется на основе следующих разработанных фирмой критериев: выручка от реализации продукции; задолженность покупателей; увеличение клиентской базы; расширение ассортимента от покупателя; наличие предложений по включению в ассортимент новых позиций.

Отдела снабжения: обеспечение качественной конкурентоспособной продукцией и сырьем, вспомогательными материалами; максимальное выполнение заявки; поданная заявка в отдел снабжения из отдела сбыта должна быть максимально выполнена; поиск новых поставщиков; сотрудники отдела снабжения в процессе должны заниматься эффективным управлением товарными запасами, данный показатель характеризуется отсутствием неликвида на складе, его динамикой; минимизация издержек по закупу товара; снижение транспортных расходов, переход на более выгодные условия с поставщиком.

Склад: осуществляет доставку продукции потребителям, и сырья и вспомогательных материалов до производственных цехов, а также купленного сырья и материалов до склада на хранение.

Также необходимо рассмотреть выписку из должностной инструкции Начальника Отдела учета ООО «Фабрика Кухня».

Основные положения Должностной инструкции Начальника Отдела учета ООО «Фабрика Кухня»:

Общие положения:

4.1. Руководитель отдела учета относится к категории Руководитель.

4.2. Основная цель деятельности Руководителя отдела учета Компании – организация и обеспечение корректного бухгалтерского, управленческого и финансового учета в Компании.

4.3. Руководитель отдела учета непосредственно подчиняется Генеральному директору Компании.

Должностные обязанности Руководителя отдела учета:

6.1. Организация формирования отчетов в ИС 1С для проверки бухгалтерских документов.

6.2. Организация контроля предоставления документов по дебиторской задолженности согласно внутренним стандартам Компании.

6.3. Проверка наличия отрицательных остатков на складе в ИС 1С.

6.4. Запуск обработки «Подготовка базы ИС 1С к закрытию месяца».

6.5. Организация информирования подчиненных сотрудников о возникших ошибках при запуске обработки «Подготовка базы ИС 1С к закрытию месяца» в ИС 1С.

6.6. Проверка наличия отрицательных остатков по незавершенному производству.

6.7. Повторный запуск обработки «Подготовка базы ИС 1С к закрытию месяца» после получения информации от ответственных исполнителей об устранении ошибок.

6.8. Проверка наличия аналитического признака счета (субконто) в отчете ИС 1С «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 91», информирование подчиненных сотрудников об обнаруженных ошибках.

6.9. Организация проверки корректности отнесения затрат на 25 счет в отчете ИС 1С «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 25», информирования подчиненных сотрудников об обнаруженных ошибках.

6.10. Запуск обработки «Закрытие месяца».

6.11. Организация устранения ошибок в случае их возникновения при запуске обработки «Закрытие месяца».

6.12. Повторный запуск обработки «Закрытие месяца» после устранения ошибок.

6.13. Внесение корректировок в обработки «Подготовка базы ИС 1С к закрытию месяца», «Закрытие месяца» на основании выявленных ошибок.

6.14. Формирование плановой себестоимости продукции в ИС 1С согласно внутренним стандартам Компании.

6.15. Организация формирования ежедневного финансового плана.

6.16. Контроль обеспечения функционирования орг.техники, корпоративной сети передачи данных, сетевого и серверного оборудования.

6.17. Согласование заявок от руководителей подразделений на приобретение оргтехники.

6.18. Анализ работы пользователей в ИС 1С.

6.19. Формирование технических заданий по оптимизации работы в ИС 1С, направление Программистам ИС 1С.

6.20. Контроль исполнения технических заданий, тестирование программных решений.

6.21. Организация и обеспечение консультирования пользователей 1С.

6.22. Разработка планов и отчетов подразделения в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.23. Формирование бюджетов подразделения в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.24. Разработка проектов организационно-распорядительных документов, ознакомление сотрудников и хранение копий утвержденных документов в подразделении.

6.25. Организация разработки, разработка, согласование, ознакомление, внедрение, хранение, проведение ревизии и изъятие и утилизация/архивирование внутренних регламентирующих документов в подразделении, обеспечение документами сотрудников подразделения.

6.26. Организация учета рабочего времени сотрудников подразделения в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.27. Разработка и обоснование предложений по изменению организационной структуры и штатного расписания подразделения в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.28. Организация и проведение совещаний, РГ с сотрудниками подразделения/Компании для оперативного решения производственных вопросов и информирования их о направлениях деятельности и развития Компании.

6.29. Анализ требований внутренних и внешних потребителей в области деятельности подразделения.

6.30. Обеспечение проведения внутреннего аудита в подразделении в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.31. Обеспечение сотрудников подразделения необходимыми материалами, программными средствами и оборудованием в соответствии с установленными в Компании стандартами, создание условий для выполнения ими должностных обязанностей.

6.32. Проведение мероприятий по подбору, ротации и утверждение кандидатов на должность подчиненных сотрудников в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.33. Организация мероприятий по введению нового/ротированного сотрудника в должность и подведение итогов периода адаптации в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.34. Определение потребности в обучении и его организация для сотрудников подразделения в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.35. Подготовка документов на оцениваемых сотрудников подразделения в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.36. Участие в оформлении трудовых отношений и контроль стандартов работы с кадровыми документами в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.37. Контроль выполнения ПВТР, своевременное реагирование на их нарушение сотрудниками подразделения и организация ведения оперативного учета нарушений ПВТР.

6.38. Участие в разработке и внедрении мероприятий по укреплению трудовой, производственной и финансовой дисциплины в Компании.

6.39. Контроль исполнения отдельных поручений непосредственного и вышестоящего руководителей, касающихся трудовой деятельности подразделения, сотрудниками подразделения.

6.40. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, организация и контроль их выполнения.

6.41. Выполнение отдельных поручений вышестоящего руководителя.

6.42. Соблюдение сроков предоставления различных сведений (отчётных форм, справочной информации и т.п.) непосредственному руководителю и/или руководителям других подразделений Компании в соответствии с установленными в Компании стандартами.

6.43. Контроль работы подчиненных сотрудников.

6.44. Оценка достигнутых результатов согласно критериям эффективности деятельности подчиненных сотрудников.

6.45. Разработка мероприятий по оптимизации деятельности подразделения, совершенствование технологии управляемых бизнес-процессов.

6.46. Участие в планировании и решении стратегических и текущих задач Компании.

6.47. Организация выполнения требований контролирующих органов.

6.48. Проверка деятельности производств в рамках своей компетенции.

Преимуществами деятельности ООО «Фабрика Кухня» является большая история и большой наработанный рынок сбыта.

Недостатками деятельности ООО «Фабрика Кухня» является осторожное отношение к взятию кредитов.

В совокупности администрация ООО «Фабрика Кухня» систематически контролирует: степень информированности персонала о его прямых обязанностях, текущих и перспективных задачах; наличие у персонала необходимых им в работе нормативных документов, методик, инструкций, нормативов, текущих сведений для оперативной работы; быстроту переработки информации. При выявлении каких-то сбоев в работе предприятия Генеральный директор быстро принимает решения для улаживания ситуаций.