Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

- на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

- отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

- приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

- приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71

- на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

- если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

- приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер— комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала – ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.