Установите приоритеты

Людей очень трудно заставить делать две вещи: во-первых, браться за дела в порядке их важности, и, во-вторых, продолжать делать дела в порядке их важности. Четырехкратный премьер-министр Великобритании во второй половине XIX столетия Уильям Глад-стон говорил: «Мудр тот, кто не тратит сил на дело, для которого не годен; но еще мудрее тот, кто из многих дел, на которые он способен, решительно выбирает и делает лучшее».

Важные события в моей жизни (например, выступления на семинарах) расписаны на год-два вперед. В последнюю неделю каждого месяца я трачу два часа на планирование своего расписания на следующий месяц. Я составляю список своих обязанностей, оцениваю их важность и предполагаемые затраты времени на их выполнение. Это позволяет мне без задержек продвигаться вперед и не сбиться с пути. Когда задание выполнено в намеченное время, я вычеркиваю его из месячного плана.

Занесите намеченные мероприятия в деловой календарь

Когда список готов, я даю его своему секретарю Барбаре, заносящей мероприятия в мой деловой календарь. Это позволяет мне противостоять давлению множества посторонних дел, каждый день требующих моего внимания и времени. Помимо этого, месячный план работы повышает мою ответственность за их выполнение, так как в планируемых мероприятиях принимают участие и другие люди.

Предусмотрите время для неожиданных дел

Время, предусматриваемое для неожиданных дел или преодоления проблем, зависит от характера вашей работы. Чем в большей степени ваша работа связана с контактами с людьми, тем больше времени следует предусмотреть «про запас». Я выделяю на неожиданные дела полчаса в неделю, и это время заносится в мой деловой календарь.

Выполняйте дела по одному

Хороший генерал не будет вести битву на несколько фронтов одновременно. То же самое можно сказать и о хорошем лидере. Если сразу несколько дел будут требовать вашего внимания, вы можете почувствовать, что вот-вот утонете под ними.

На протяжении многих лет я использую следующие принципы:

■ Составьте список необходимых дел.

■ Проранжируйте их по степени важности.

■ Отведите для каждого дела отдельную папку.

■ Делайте все дела по очереди.