2015-08-12
876
Состав первичных документовпо расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
- Приказ об учетной политике;
- авансовые отчеты;
- журнал регистрации авансовых отчетов;
- приказы о направлении работников в командировку;
- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
- заявления на выдачу денег из кассы;
- документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);
- журнал регистрации командировок.
Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
- балансе предприятия (форма №1) (стр. баланса 236 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 - прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
- отчете о движении денежных средств (форма №4);
- главной книге;
- журнале-ордере №7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.
Учет расчетов с подотчетными лицами ООО «Плодимпэкс» ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере №7, Главной книге.
Внутренняя аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге.
Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.
Нарушается п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ в организации.
Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется. Обществом выдаются денежные средства при отсутствии авансового отчета за предыдущий аванс.
Например,
· Авансовый отчет №193 от 15.06.2009 г. Ованесян В.К. в сумме 20,3 тыс. руб.;
· Авансовый отчет №284 от 28.09.2009 г. Джанакаев Ф.М. в сумме 21,8 тыс. руб.;
· Авансовый отчет №347 от 27.11.2009 г. Шершнев А.А. в сумме 4,7 тыс. руб.
В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: допущена передача выданных средств от Киракосова Ф.Н. к Ишиевой Е.К. по Авансовому отчету №182 от 02.06.2009 г. в сумме 5,5 тыс. руб.
Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:
- отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;
- в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (Авансовый отчет №69 от 26.03.2009 г. Ерохин С.А. в сумме 83,3 тыс. руб.);
- в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (Авансовый отчет №113 от 19.05.2009 г. Устименко Г.С. в сумме 4,7 тыс. руб.,);
- на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;
- на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.
В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по №214 от 11.07.2009 г. Самохвалова Т.Г. приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4,1 тыс. руб. В учете отражено: Дт сч. 26 Кт сч. 71
Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета:
Дт сч. 10 Кт сч. 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.
В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета №302 от 05.10.2009 г. Бочкарева В.В. отражено:
Дт сч. 10/5 Кт сч. 71 - 2,8 тыс. руб.
Следовало отразить:
Дт сч. 10/1 Кт сч. 71 - 1,0 тыс. руб. стоимость ацетона;
Дт сч. 10/3 Кт сч. 71 - 1,8 тыс. руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.
Согласно авансового отчета №82 от 23.04.2009 г. Ермаченко А.Е. приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 1,5 тыс. руб. В учете отражено:
Дт сч. 26 Кт сч. 71 - 1,5 тыс. руб.
Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:
Дт сч. 10/9 Кт сч. 71 - 1,5 тыс. руб. инвентарь для уборки территорий
Дт сч. 10/9 Кт сч. 26 - 1,5 тыс. руб. передача в эксплуатацию
В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.
В ООО «Плодимпэкс» приобретались подарки для работников. Например, по авансовому отчету №258 от 09.09.2009 г. приобретен подарок для генерального директора стоимостью 4,8 тыс. руб.
В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:
Дт сч. 41 Кт сч. 71 - 4,8 тыс. руб. оприходован товар
Дт сч. 90 Кт сч. 41 - 4,8 тыс. руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись.
Дт сч. 90 Кт сч. 68 - 770-54 руб. начислен НДС (4,8*18%)
Дт сч. 91 Кт сч. 90 - 5,7 тыс. руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия
Таким образом, ООО «Плодимпэкс» недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр. 010,020 в форме №2.
Кроме того, ООО «Плодимпэкс» следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.
В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):
- к авансовому отчету №98 от 30.04.2009 г. Конюхова А.В. приложен только товарный чек магазина «Ирба» на запчасти для ремонта оборудования на сумму 5,1 тыс. руб.;
- согласно авансового отчета №19 от 23.01.2009 г. Бородина В.П. приобретены «комплектующие» на сумму 1,7 тыс. руб. (Дт сч. 10 Кт сч. 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.
Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.
Выявлены случаи оформления авансовых отчетов без предварительно выданного аванса.
Например:
· Авансовый отчет №82 от 23.04.2009 г. Ермаченко А.Е. на сумму 3,5 тыс. руб.;
· Авансовый отчет №240 от 23.08.2009 г. Грибанов В.В. на сумму 6,0 тыс. руб.;
· Авансовый отчет №371 от 10.12.2009 г. Ворушилов В.Н. на сумму 5,0 тыс. руб.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБР от 22.09.93 №40, авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Учитывая, что денежные средства под отчет обществом выданы не были, оформлять авансовый отчет с целью возмещения израсходованных сотрудником сумм неверно.
Кроме того, Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.10.2000 г. №94н установлено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Таким образом, понесенные работником за счет собственных средств расходы в бухгалтерском учете не должны отражаться как расчеты с подотчетными лицами.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. ООО «Плодимпэкс» данный пункт не учитывает, например:
- по авансовому отчету №375 от 12.12.2009 Сербиной О.В. в типографии ФГУП «Дом печати» приобретены бланки на сумму 1,5 тыс. руб., в учете отражено:
Дт сч. 26 Кт сч. 71 - 1,3 тыс. руб.
Дт сч. 19 Кт сч. 71 - 0,2 тыс. руб.
- по авансовому отчету №384 от 16.12.2009 Сербиной О.В. в ООО «Офис-плюс» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3,0 тыс. руб., в учете отражено:
Дт сч. 26 Кт сч. 71 - 2,5 тыс. руб.
Дт сч. 19 Кт сч. 71 - 0,5 тыс. руб.
Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования на основании актов.
Согласно авансового отчета №131 от 07.05.2009 Гасанову В.М. возмещены командировочные расходы в сумме 8,6 тыс. руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Ростов-на-Дону). Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета.
Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: «наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие наименования, как «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму», приложенные к авансовым отчетам Андреева А.И. №56 от 06.02.2009 на сумму 6,3 тыс. руб., №63 от 16.02.2009 на сумму 4,2 тыс. руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.
Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например:
- авансовый отчет №217 от 06.08.2009 Карагодина С.В. на 20,6 тыс. руб., в котором не заполнены графы «Получен аванс», «Итого получено», «Израсходовано», отсутствует подпись подотчетного лица;
- авансовый отчет №246 от 31.08.2009 Симонян А.Г. на 1,6 тыс. руб., в котором не заполнены графы «Получен аванс», «Итого получено», «Израсходовано», отсутствует подпись подотчетного лица;
- в командировочном удостоверении Ворушилова В.Н., приложенном к авансовому отчету №371 от 10.12.2009, отсутствует номер и дата составления документа, расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник.
Вышеперечисленные нарушения носят систематический характер.
Таким образом, изучение ошибок, допускаемых в ООО «Плодимпэкс» при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в ООО «Плодимпэкс» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.
