Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это документ, который представляет собой систематизированный перечень наименований дел (папок), заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения по установленной Росархивом форме.

Форма номенклатуры установлена «Основными правилами работы архивов организаций», которые одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Правила).

Ответственность за составление номенклатуры дел организации, как правило, возлагается на службу документационного обеспечения организации (канцелярия, общий отдел, секретариат и т. п.). Если в организации нет подразделения, отвечающего за документационное обеспечение, руководитель может поручить эту работу отдельному работнику. Это оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

- уставом или положением об организации,

- положениями о структурных подразделениях,

- штатным расписанием,

- номенклатурой дел организации за прошлый год,

- описями дел постоянного и временного (менее и свыше 10 лет) хранения,

- регистрационными формами,

- ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

- типовыми и примерными номенклатурами дел.

Номенклатура дел организации (сводная) оформляется на общем бланке организации. Составляется номенклатура дел по установленной Правилами форме на основании номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуру дел подразделения подписывает руководитель этого подразделения. Номенклатуру дел кадровой службы составляет руководитель кадровой службы или работник, отвечающий за ведение кадрового делопроизводства.

Номенклатура дел бывает трех видов:типовая,примерная иноменклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел) (Образец №1).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

- сводную номенклатуру дел и

- номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Номенклатура дел организации должна быть утверждена руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Образец №1. Типовая форма номенклатуры дел

________________________№

________________________

(место составления)
На________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание

Название раздела

Утвержденные номенклатуры дел действуют не менее одного года и подлежат пересмотру и повторному утверждению в случае существенного изменения функций и структуры организации. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).

Если организация небольшая, в ней нет структурных подразделений, для определения структуры номенклатуры рекомендуется определять группы документов. Например, документация по бухгалтерскому учету, документация по личному составу и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровка его подписи.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел кадровой службы рекомендуется ознакомиться со следующими нормативными актами:

- Основными правилами работы архивов организаций;

- Государственной системой документационного обеспечения управления;

- Положением о кадровой службе (задачи и функции);

- Инструкцией по делопроизводству организации (при ее отсутствии - Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 (ред. от 07.09.2011г.) «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Основные правила работы архивов организаций» от 06.02. 2002г..

- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

- Номенклатурами дел кадровой службы за предшествующие 2-3 года (если есть).

Примерная номенклатура дел представлена на рисунках №1 и №2.