Ввод, редактирование и удаление записей

В базах данных различают три операции для работы с данными: добавление, изменение и удаление. В Microsoft Access применяется три способа для выполнения этих операций:

1. В режиме таблицы;

2. В так называемой автоформе (т.е. форме, автоматически созданной конструктором форм на основе таблиц и связей между ними);

3. В пользовательской форме.

Создание пользовательских форм рассматривается в п. «Создание форм», а работа с ними может быть в общем случае комбинацией первого и второго способов.

Режим таблицы – режим по умолчанию для редактирования таблиц. Для табличного редактирования нужно выбрать нужную таблицу двойным щелчком мыши. Режим таблицы предусматривает ввод данных в одну таблицу (связанные – не отображаются), где по столбцам расположены поля данных, а по строкам – записи. Переход между записями может осуществляться как изменением положения курсора в таблице, так и с помощью панели инструментов внизу таблицы. Добавление и удаление записей осуществляется с помощью основной панели инструментов. При редактировании могут использоваться фильтры и сортировки (меню «Сервис»). Фильтры позволяют отображать только записи с определенным значением поля (в общем случае может использоваться логическая функция от значений нескольких полей). Сортировки позволяют отображать записи в определенном порядке, соответствующем возрастанию или убыванию значений какого-либо поля. Просмотр и редактирование подчиненных (дочерних) таблиц, связанных с данной, осуществляется с помощью кнопки «+» в самом левом столбце таблицы редактирования (см. рис. 4).

Рис. 4. Редактирование таблиц

Для создания автоформы редактирования таблицы следует выбрать нужную таблицу, после чего в меню «Вставка» выбрать «Автоформа». Конструктор форм автоматически создаст форму для редактирования записей таблицы. Основным отличием редактирования в форме от табличного редактирования является использование отдельных полей редактирования, списков, флажков и т.п. для каждого столбца таблицы.