Подготовка и проведение совещаний

Совещание -форма организации делового общения рабочей группы с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для группы проблемам.

Большинство проводимых совещаний не дают ожидаемого результата. Это происходит по следующим причинам:

ü плохая подготовленность руководителя, помогающих ему экспертов или лиц, ответственных за подготовку;

ü отсутствие связи между вопросами, включёнными в повестку дня совещания;

ü многочисленность обсуждаемых вопросов;

ü отсутствие желания найти общее решение, отстаивание узко групповых интересов;

ü зажим конструктивных дискуссий лицом, ведущим совещание.

Подготовка.

Готовясь к совещанию, ответьте на вопросы:

Ø Что будете обсуждать?

Ø Что может способствовать успеху совещания?

Ø Какие могут возникнуть сложности при обсуждении проблемы?

Ø Нельзя ли эту проблему разбить на подпроблемы?

Ø Каковы варианты их решения?

Ø Нельзя ли в случае осложнений решить часть проблемы?

Учитывайте уровень подготовленности, информированности, настроения участников совещания.

Начало совещания.

Начинайте совещание с реплики, привлекающей внимание и интерес участников (иногда здесь помогает даже шутка).

Не следует начинать своё выступление со слов: «У меня было мало времени на подготовку…», «Я, к сожалению, не оратор…».

Правила выступлений.

ü устанавливайте и придерживайтесь регламента выступлений. Учитесь излагать суть вопроса, проблемы по возможности кратко, не увлекайтесь цитатами;

ü старайтесь выступать убедительно и аргументировано;

ü по возможности излагайте мысль своими словами, руководствуясь лишь планом выступления. Нежелательно читать заранее подготовленный текст;

ü старайтесь сохранять контакт с участниками совещания, наблюдайте за их реакцией на ваши слова;

ü обращайтесь к участникам совещания по имени и отчеству, по возможности, подчёркивайте их опыт и компетентность по соответствующему вопросу;

ü выступая, не поучайте, не изрекайте прописных истин.