Место проведения переговоров.
Если переговоры проходят в служебных помещениях партнёра, то нужно явиться на место их проведения своевременно и не быть утомленным. Нейтральное место, выбранное для ведения переговоров, не даёт преимущества партнёру и помогает устранить некоторые помехи. Инициаторам переговоров следует позаботиться о порядке размещения участников, внимательно отнесясь ко всем делегированным на переговоры.
Компетенция принятия решений.
ü Важно своевременно получить информацию об имени, положении и компетенции партнёров по переговорам. Не выяснив компетенции участников переговоров, можно напрасно потратить время и усилия, если заранее не узнать, что решение принимается в другом месте и другими людьми. Уже на предварительном этапе следует задать партнёрам такие вопросы:
ü Кто у вас принимает решение о …?
ü Можете ли вы дать согласие, имеющее обязательную силу?
ü Кто, кроме вас, уполномочен принимать по этому делу окончательное решение?
Настаивайте на том, чтобы вести переговоры именно с тем человеком, который назван вам в ответах на эти вопросы.
|
|
Срок / время.
Сроки ведения переговоров могут быть определены в том случае, если собраны все важные для решения вопроса факты, а также продуманы альтернативы.
В зависимости от целевой установки обсудите при согласовании времени ведения переговоров сроки обмена информацией, варианты улаживания спорных вопросов, которые могут возникнуть в ходе переговоров, чтобы все участники имели чёткое представление о порядке предстоящей работы.
Если время ведения переговоров заранее не обсуждается, то вполне возможно, что партнёр неожиданно принесёт извинения и назовёт другой срок для переговоров. Если он, по причинам, связанным с нехваткой времени, должен прекратить переговоры, то ответственность падает на вас, поскольку вы заранее не согласовали вопрос о времени проведения переговоров и представления об этом у вас оказались разные.
На переговоры целесообразно отводить около 1,5 часов. Люди могут, относительно не напрягаясь, сосредоточенно обсуждать вопросы в течение 90 минут. Если предполагается, что обсуждение темы займёт больше времени, нужно запланировать перерыв. Чёткие временные рамки помогают избежать поспешных выводов и высказываний.
При проведении некоторых переговоров противоположная сторона может застать вас врасплох, неожиданно явившись в сопровождении большого числа экспертов. Это может дать ей перевес уже в ходе предварительного обсуждения темы. Следует заранее узнать, кто будет принимать участие в переговорах в качестве советников и консультантов. Если другая сторона делегирует много участников, вы сами должны явиться в сопровождении тщательно подобранных экспертов.
|
|
Все важные пункты, а также предварительно достигнутые договорённости должны быть по возможности изложены в письменной форме.
Считается целесообразным, чтобы результаты переговоров подписывали обе стороны. Можно подстраховать себя и другим способом: придерживаться договорённости в зависимости от одобрения ещё одним лицом. Это лицо должно быть информировано о согласованном решении. В протоколе, отражающем результаты переговоров, фиксируются обсуждаемые вопросы, проблемы и их аспекты.
Немедленно реагируйте на все уступки и частичные успехи, равно как и отступления от достигнутых договорённостей. Кто не требует от партнёра исполнения данного им слова, тот не должен удивляться, что партнёр не придерживается того же при подписании соглашений.
Контрольный лист подготовки к переговорам.
1. Формулируете вашу цель переговоров.
2. Пункты, которые необходимо затронуть в разговоре.
3. Решения, которые должны быть приняты.
Затем, Вами должны быть определены:
- предложения для повестки дня;
- круг участников.
Организационные моменты:
· дата (согласование срока переговоров с участниками);
· продолжительность;
· место (резервирование помещения);
· отправка приглашений;
· обзванивание по телефону.
Технические вспомогательные средства.
Ø иллюстративные плакаты и таблицы;
Ø диктофон;
Ø блокнот;
Ø формуляр протокола, в котором отражены результаты переговоров.
Подготовка содержательной части переговоров.
ü проблема/определение цели;
ü выяснение причин, вызвавших проблему;
ü анализ целей, которые ставят перед собой участники переговоров;
ü разработка основных вопросов управления переговорами;
ü вопросы, выносимые на дополнительное обсуждение.