Унификация и стандартизация управленческих документов

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации. К методам содержательной унификации относятся следующие методы:

-установление состава форм документа;

-создание типовых форм;

-создание формуляра-образца,

-унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методы формальной унификации:

-унификация структуры документа;

-создание общих синтаксических правил построения документа;

-унификация методов контроля информации.

Этапы унификации текстов документов:

-унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;

-унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;

-разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. В ходе анализа текстов на каждый до­кумент составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, кор­респондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержа­ние, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе. На основе разработанных форм составляется альбом унифицированных форм доку­ментов организации. Унифицированные формы документов согласовываются с руководителями структур­ных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой, со службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм утверждаются руководителем организации. Вновь создаваемые унифицированные формы могут использоваться в традици­онном или автоматизированном режиме. Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службы ДОУ.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

2. Система документации

Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению*.

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –М.: Госстандарт России, 1998. С.2.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно­сящихся к различным системам документации. Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, не­зависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнитель­скую деятельность. Их совокупность составляет систему организа­ционно-распорядительной документации. Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.* Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

* Там же.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функ­циональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответ­ствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образо­ванию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С од­ной стороны, она представляет для других систем правовую ос­нову, а с другой — в ней находят отражение вопросы руково­дства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической революции произошло рез­кое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увели­чением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходи­мость упорядочения потоков информации, установления необ­ходимого и достаточного количества видов документов, испол­няющих роль информационного обеспечения функций управле­ния. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно пе­реработать растущие потоки информации. Появилась потреб­ность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и при­менение средств автоматизации, эффективность их использова­ния находятся в прямой зависимости от степени упорядоченно­сти документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

3. Унифицированная система документации

Унифицированная система документации — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности.*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе­ния. — М.: Госстандарт России, 1988, с.2.

Непосредственные разработчики конкретных форм докумен­тов и систем документации — министерства (ведомства), осуще­ствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен­ты, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Госу­дарственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за сис­тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обра­ботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненно­сти и формы собственности.

УСОРД

Организационно­-распорядительная документация (ОРД) — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

ОРД является одной из подсистем управленческой документации. Особенностью ОРД является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются соответственно различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);

справочно-­информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.).

Особняком стоит такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты справочно­информационного и распорядительного документа.

В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Распорядительная документация — это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах фиксируются основные управленческие решения.

Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики организаций. Эти требования реализуются через унификацию содержания и форм применяемых документов, их информационных элементов (реквизитов), а также нормативное закрепление результатов унификации в процессе стандартизации. Стандартизируется так­же терминология, применяемая в системе ОРД, где каждому термину дается четкое однозначное определение.