Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или города), он устанавливается для организаций, имеющих на это право;
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации.
На общих бланках указываются трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа. Кроме того, на общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту; отметка о контроле.
Национальном и русском языке на одном уровне продольного бланка. Как правило, слева печатают реквизиты на национальном языке, справа – на русском.
|
|
Все бланки должны иметь поля не менее:
- левое – 20 мм;
- верхнее – 20 мм;
- правое – 10 мм;
- нижнее – 20 мм;
Бланки предприятия могут храниться в памяти компьютера и выводиться на печать при создании конкретного документа.
Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами, копировальным оборудованием. Поэтому бумага для бланков должна быть качественной, соответствовать требованиям по плотности – 80 г/м2 до 200 г./м2 и по белизне – 88% до 98 %.
Бланки конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: ”ПРИКАЗ”, “РАСПОРЯЖЕНИЕ” и т. п.
Существуют два варианта расположения реквизитов на бланках продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в левой верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, т. к. правый верхний угол используется для указания адресата. Угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или на английском языке.
На бланках организаций субъектов РФ, имеющих свой национальный язык в качестве государственного реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) оформляются на бланках.
|
|
Бланк письма содержит реквизиты:
- государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города) устанавливается для организаций, имеющих на это право;
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- код организации по ОКПО (общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации;
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, адрес электронной почты, WED-страницы в Интернет, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).
На бланке письма указываются трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например: ____ №_____; На №_____ от ______.
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для реквизитов: адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле:
КОМПАНИЯ ”ЛУЧ” Закрытое акционерное Общество _________2000г. №__________ |
Общий бланк
ОАО “ДИАЛОГ” (компьютеры и компьютерные системы) Россия, 107082, Москва Рубцовская наб., 23 Тел. (095) 263 99 46 Факс (095) 267 53 62 e-mail:mav @ office.dialog.ru WWW:HTTP//www.dialog.ru ОКПО 04314569 ________________№_____________ На №___________об _____________ |
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.
Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих учету. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов:
при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации - поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.
1.2.2. Задания к самостоятельной работе
1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.
2. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.
3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.
4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.
5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ 6.38-90. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
6. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.
7. Изобразите угловое расположение реквизитов на бланке.
8. Изобразите продольное расположение реквизитов на бланке документа.
9. Назовите общие требования к содержанию текста документа.