Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):
1. системы workflow (автоматизации деловых процедур);
2. системы groupware (коллективной работы);
3. системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);
4. системы электронной почты (служат для обмена документами).
Сейчас это деление достаточно условно по причине того, что, например, LotusDomino объединяет все эти и еще некоторые другие технологии,. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, естественно, электронной почты, популярность которой в бизнесе с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).
Все дело в том, что автоматизировать деловые процедуры и коллективную работу в принципе очень трудно. Во-первых, никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован.
|
|
Наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур разумно признать следующий: «Не пытаться программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а вместо этого создать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями». Поэтому важнейшим элементом автоматизации ДОУ являются системы электронной почты
Для повышения спроса на решения в области делопроизводства необходимо решить две основные задачи. Во-первых, объяснить важность совершенствования и автоматизации документационного обеспечения управления (делопроизводства), а, во-вторых – эффективности совершенствования и автоматизации деловых процедур.
Тогда как вторая задача более или менее понятна, на первой следует остановиться подробнее.