Структура документооборота

Рациональная система документооборота основана на: 1) исключение возвратного движения док.

2) однократность пребывания док. в одном структурном подразделении 3) различные операции над док. в одном подразделении выполняются параллельно 4) учетно-информационные сведения о движении док. регистрируются с помощью карточки. Осн. параметры документооборота: 1) содержание: состав док. и состав инф-ции 2) структура: определяется ф-ционально целевым назначением док. 3) режим документопотока: определяется изменением инф-ционной нагрузки со временем 4) направление: зависит от вида док. (входящие идут ч/з экспедиционное звено вовнутрь …) 5) объем: определяется физ. кол-вом док. (подлинников и копий) Документопотоки делят на: потоки периодической документации и потоки несистематизированной документации.

Док. постоянного потока (плановые, финансовые, статистические…) в орг-ции не регистрируются, т.к. они движутся по строго опр. маршрутам. К нерегистрируемым относятся: поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, док. первичного бухучета, банковские счета, прейскуранты, кредитные справки, док. по кадровым вопросам, док., поступающие в адрес общ. орг-ций. Переменную часть потока образуют разовые док., не входящие в предыдущий перечень.

Постоянный поток док. упорядочивается путем создания УСД, трафаретных текстов.

Для анализа движения док. в орг-ции используется составление: маршрутно-техн. карт; оперограмма – графическая интерпретация процесса составления док. по оп-циям формирования инф-ции и по оп-ции обработки носителей инф-ции; документограмма – опр. кол-во док. в структурном подразделении, состав исполнителей, порядок движения док. и трудоемкость их обработки.