Организационная стр-ра службы ДОУ. Типовые стр-ры ДОУ в орг-иях различных уровней упр-ия, их задачи и фун-ии. Положение о службе ДОУ

Стр-ра в сист. органов упр-ия рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов упр-ия, во-вторых, как схема распределения общего объема фун-ий органа упр-ия между стр-рными подр-ми.

Упр-ие делами создается в мин-ах и вед-ах как стр-ра, в к-ой выполняется работа с док-тами, и как орган контроля и координации делопр-ва в центральном аппарате и в отрасли. Упр-ия делами имеют типовой состав стр-рных подр-ений:

секретариат (в состав к-ого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре, выполняющая фун-ии контроля за исполнением правительственных док-тов, распорядительных док-тов органов власти, приказов министра;

канцелярия, в состав к-ой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и рег-ии док-тов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов док-тов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с док-тами, центральный архив.

Канцелярия создается на гос-нных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских орг-иях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подр-ения (отдел, сектор, гр-а) по приему и обработке поступающих и отправляемых док-тов, по учету и рег-ии док-тов, по контролю за сроками исполнения док-тов, по работе с обращениями граждан, по созданию док-тов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с док-тами в исп-ых органах власти и исп-ых стр-рах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоупр-ия. В стр-ре общего отдела всегда создается протокольный отдел, гр-а писем, приемная. Наличие этих стр-рных подр-ений объясняется спецификой деят-ти, упр-ких процедур, порядком принятия решений и особенностями док-вания в этих учр-иях.

Секретарь учр-ия (стр-рного подр-ения) выполняет всю работу с док-тами в небольших учр-иях и орг-иях, не имеющих внутр. орг-ой стр-ры.

Основной целью службы делопроиз-ва, независимо от ее названия, яв-ся орг-ия, рук-во, координация, контроль и реализация работ по док-тационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение след-их задач: * пост. соверш. форм и методов работы с док-тами; * обеспечение единого порядка док-тирования, орг-ии работы с док-тами, инф-ионно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки док-тов к передаче в вед-ый архив в соответствии с действующими гос-нными нормативно-методическими док-тами; * сокращение д/оа; * разработка и внедрение нормативных и методических док-тов по совершенствованию док-тационного обеспечения в орг-ии и в подведомственной сист., прогрессивных технологий делопроиз-ва.

Фун-ии современной службы делопроиз-ва в России опр-ся из целей и задач ее деят-ти и включают полный объем работы, к-ая выполняется службой. Типовой состав фун-ий след-ий:

- Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм док-тов орг-ии; внесение в них изменений.

- Разработка и проектирование бланков док-тов.

- Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых док-тов.

- Рег-ия входящих, исходящих и внутренних док-тов и выполнение инф-ионно-справочной работы по док-там.

- Орг-ия своеврем. рассмотрения и подготовки к докладу рук-ву поступающих док-тов.

- Контроль за правильностью оф-ния док-тов, представляемых на подпись рук-ву.

- Регулирование хода исполнения док-тов, контроль прохождения, оф-ния и исполнения док-тов в установленный срок.

- Орг-ия машинописного (компьютерного) изготовления текстов док-тов, их копирования и оперативного размножения.

- Разработка номенкл. дел орг-ии, обеспечение хр. дел и оперативного использования док-тной инф-ии.

- Орг-ия и ведение делопроиз-ва по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

- Орг-ия контроля за работой с док-тами в стр-рных подр-ениях.

- Разработка (совместно с соответствующими стр-рными подр-ениями орг-ии) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с док-тами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

- Контроль за правильностью оф-ния и форм-ия дел в стр-рных подр-ениях орг-ии.

- Орг-ия работы архива учр-ия (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

- Повышение квалификации раб-ков службы делопроиз-ва и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроиз-ва.

- Орг-ия рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроиз-ва.

Фун-ии стр-рных подр-ений службы делопроиз-ва

Секретариат - стр-рное подр-ение, создаваемое как правило, для обслуживания рук-ва орг-ии. В его составе работают помощник рук-ля, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в нек-ых орг-иях называют всю службу делопроиз-ва. Секретариат выполняет след-ие типовые фун-ии:

*предварительное рассмотрение и подготовка к докладу рук-лю поступающих на его имя док-тов;

*подготовка по указанию рук-ля проектов отдельных док-тов и их согласование с фун-иональными стр-рными подр-ениями орг-ии;

*орг-ия и док-тационное обслуживание совещаний, проводимых рук-лем. Обычно в секретариатах сосредоточено и док-тирование деят-ти коллегиальных органов упр-ия (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оф-ние протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

*бездок-тное обслуживание рук-лей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, орг-ия работы приемной и т.п.).

Протокольная гр-а создается в органах местного самоупр-ия в составе учр-ий, имеющих в своей стр-ре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет след-ие фун-ии:

*подготовка проектов нормативно-распорядительных док-тов (редактирование, оф-ние и выпуск) рук-ва органа местного упр-ия, писем, справок, их согласование со стр-рными подр-ениями;

*анализ справок и докладов стр-рных подр-ений, подготовка заключений по ним;

*орг-ия и проведение заседаний органа упр-ия, док-тирование их деят-ти;

*прием, рег-ия, орг-ия хр. и справочно-инф-ионной работы, рассылка принятых док-тов и их доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроиз-ва может носить названия: центр совершенствования док-тации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его фун-ии:

*разраб. и внедр. мероприятий по соверш-ию технологии делопроиз-ва;

*разраб. нормат.-метод. обеспечения делопроиз-ва (положений, инструкций, *правил, регламентов, АУФ, памяток и др.);

*разраб. сб. типовых (трафаретных) текстов;

*разраб. классиф-ных справ.в (номенкл. дел, классификаторы, перечни док-тов со ср. хр-я и др.);

*орг-ия и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации раб-ков службы делопроиз-ва и спец-тов аппарата упр-ия.

Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи док-тации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

*прием поступ. док-тов, их сортировку и распред. по стр-ым подр.;

*доставку док-тов в стр-рные подр-ения;

*обработку, упаковку и отправку отправляемых док-тов;

*кол-венный учет поступающих и отправляемых док-тов.

Подр-ение по учету и рег-ии док-тов выполняет:

*рег-ию входящих, исходящих и внутренних док-тов;

*форм-ие и ведение справочно-инф-ионного массива;

*контроль за оф-нием и составлением исходящих и внутренних док-тов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы док-тов и т.д.).

Гр-а контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

*контроль за сроками исполнения док-тов;

*контроль за сроками исполнения устных распоряжений рук-ля;

*анализ исполнительской дисциплины;

*информ-ие рук-ва о ходе выполнения док-тов и поручений.

Гр-а писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

*прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

*подготовку обращений к рассмотрению рук-вом;

*контроль за сроками подготовки ответных док-тов в стр-рных подр-ениях учр-ия или сторонних орг-иях;

*извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

*форм-ие и хр. дел с док-тами по обращениям;

*анализ и обобщение результатов рассмотрения док-тов в орг-ии и причин обращения;

*организацию приема граждан по личным вопросам рук-вом орг-ии.

Машинописное бюро (Центр подготовки док-тов) выполняет:

*перепечатку док-тов с черновиков; *считку и правку текстов док-тов; * учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро выполняет: * копирование текстов; * тиражирование текстов док-тов; * подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

Архив осуществляет:

*прием от стр-рных подр-ений обработанных и подготовленных к хр. дел, оказание им методической помощи; * учет, сист.тизацию, хр. и организацию использования док-тов; * контроль за соблюдением правил форм-ия, хр. и использования дел в стр-рных подр-ениях; * подготовку дел к передаче на гос-нное хр..

К числу важнейших организационных док-тов, закрепляющих правовой статус раб-ков службы делопроиз-ва, относится Положение о службе ДОУ.

Положения о службе делопроиз-ва разраб-ся на основе типовых, к-ые содержат макс. набор фун-ий службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и фун-ий службы в зависимости от реальных условий ее деят-ти. Формуляр положения и стр-ра текста унифицированы в УСОРД. 1-ый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроиз-ва, ее место в орг-ой стр-ре орг-ии, степень самост-ти службы.

2-ой раздел Положения формулирует общую цель и осн. задачи службы делопр-ва. При форм-ке задач службы их нельзя сужать до задач его рук-ля.

3-ий раздел Положения основной. Содержит всестороннюю хар-ку деят-ти службы делопр-ва и называется «Фун-ии». Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все фун-ии, выполняемые службой делопр-ва.

4-ый раздел Положения «Права» содержит перечисление прав, к-ые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и фун-ий.

Для того чтобы установить разграничение прав службы и ее рук-ля, в разделе устанавливают персональные права рук-ля службы делопроиз-ва. Должностные обязанности рук-ля службы делопроиз-ва не регламентируются отдельным док-том (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Рук-во», где в числе обязанностей указывают фун-ию координации деят-ти службы делопроиз-ва, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной стр-ры, создаваемой при участии в разработке нормативно-методического обеспечения деят-ти службы.

Раздел «Ответственность» выделяется в самост-ый или включается в раздел «Рук-во» и содержит перечисл. основных позиций, по к-ым рук-ль несет персональную отв-сть.

Раздел «Взаимоотношения с др.и стр-рными подр-ениями» должен отражать наличие и хар-р взаимосвязей службы делопр-ва с др.и стр-ми подр., возникающими в ходе выполнения ее задач и фун-ий.

Положение разрабатывает и подписывает рук-ль службы делопроиз-ва, утв-ет рук-ль орг-ии. Оф-ся Положение на общем бланке орг-ии и согласовывается с рук-лями тех стр-рных подр-ений, с к-ыми в нем закреплены взаимосвязи.