Развитие делопроизводства в XIX – началеXX в.в первые годы советской власти

В начале XIXв. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России бы­ла подвергнута серьезной корректировке. В состав высших го­сударственных учреждений наряду с Правительствующим Се­натом вошли вновь созданные Комитет министров, Государст­венный совет.

Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения почти не пре­терпели изменений.

Высшие государственные учреждения — Сенат, Комитет Министров, Государственный совет — сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управле­ния. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения»1775 г.

Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому дело­производство XIX— начала XXвв. называют министерским.

Принцип единоначалия означал, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло за собой конкретную меру ответственности, определенную законом.

Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». «Общее учреждение министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел».

Новые принципы, основанные на иерархическом построении аппарата, привели к необходимости строгого соблюдения последовательности прохождения документа в процессе его об­работки во всех структурных подразделениях. Аппарат министерства возглавлялся министром (в подчинении которого был товарищ министра и канцелярия) и включал департаменты во главе с директором (у которого могла быть канцелярия), отделения, которые возглавляли начальники отделения, столы - - во главе со столоначальниками.

Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока:• переписка министра; • переписка департамента.

Подготовка проекта документа начиналась в одном из сто­лов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIIIв. вся подготовитель­ная работа для принятия решения и оформления его в соответ­ствующей форме велась в канцелярии коллегии, а в XIXв. чи­новники всех структурных подразделений министерства при­нимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департа­мента в зависимости от того, кто подписывал документ - ми­нистр или директор департамента.

Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные - в отделениях.

Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за испол­нением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

Организацию работы с документами в XIXв. следует рас­сматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе которой лежали «универсальные» возможности человека.

От императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения, направлял представления; от Сената получал сенатские указы, направлял представления, рапорты, доношения; от Комитета министров — выписки из журналов заседаний, направлял записки и представления.

В XIXв. существенные изменения произошли в формуляре документа. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреж­дения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом.

Документы в XIXв. обязательно подписывались и скрепля­лись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.

В § 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».

В формуляре документа XIXв. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположе­ния и оформления реквизитов.

Характерным явлением для XIXв. стало стремление к сокращению объема документооборота. Оно закреплено в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг., называвшихся «сокращение документооборота» или «сокращение переписки». Достигалась данная цель путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и должностным лицам. Например, пере­давались полномочия в решении кадровых вопросов, расходовании денежных сумм и т.д.

В последней трети XIXв. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих ма­шинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготов­ление документов, позволило экономить время и затраты, со­кратив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм.

На протяжении XIXв. издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чинов­никам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В XIXв. начинается процесс формирования теории дело­производства. Он связан с именами М.М. Сперанского, Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта.