Направления развития законодательного регулирования документирования управленческой деятельности

В законопроекте сформулированы основные принципы документационного обеспечения управления:

—наиболее полное и достоверное отражение деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, юридических лиц, граждан в пределах их законных интересов, прав и обязанностей в документах;

—обеспечение разработки, внедрения и контроля за использованием стандартов и унифицированных систем документации в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, в управленческих структурах организаций независимо от их форм собственности и формы организации;

—обеспечение работы с документами в соответствии с требованиями правового режима информационных ресурсов и обеспечения условий информационной безопасности;

—формирование и осуществление единой научно-технической политики в области документационного обеспечения управления на основе использования развивающихся информационных технологий;

—создание условий для использования электронных документов;

—совершенствование нормативно-правовой и методической основы регулирования документирования и документационного обеспечения процессов государственного, общественного управления, жизнедеятельности граждан и их ассоциаций.

Основными направлениями государственного регулирования в области документационного обеспечения управления являются:

—разработка государственной политики в области документационного обеспечения управления, включение в государственные программы задач по развитию информационных технологий как одного из обязательных условий совершенствования государственности и управления;

—поддержка создания защищенных информационных технологий, используемых в государственных системах документации;

—унификация и стандартизация систем документации, отражающих основные функции государственного управления и отношения юридических и физических лиц с органами государственной власти, местного самоуправления и между собой, учетно-регистрационных систем документации (реестров, регистров, классификаторов) с учетом международных стандартов и специфики условий Российской Федерации;

—обеспечение единых принципов и порядка формирования и использования ресурсов информационных систем в интересах граждан, государства, корпоративных и частных структур всех видов деятельности;

—организация подготовки и переподготовки специалистов для структур, занятых обработкой, агрегированием, созданием сетевых систем передачи документов в системе государственных информационных ресурсов;

—контроль за сохранностью документальных фондов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации

с целью обеспечения их использования в интересах граждан, общества и государства;

—формирование и осуществление единой научно-технической политики в области документационного обеспечения управления с учетом использования новейших информационных технологий;

—развитие законодательства и нормативно-методической базы в области ДОУ.

9. Стандартизация и унификация документов.

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:

- УС организационно-распорядительной документации;

- УС банковской документации;

- УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- УС отчетно-статистической документации;

- УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

- УС документации по труду;

- УС документации пенсионного фонда;

- УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

-внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

-ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

-разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).