Организация службы делопроизводства (ДОУ): общие положения

В организации любой формы, собственности ответственность за ведение делопроизводства возлагается на специальную службу, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, служба ДОУ, канцелярия, секретариат. В этом случае в организации составляется Положение о службе ДОУ (общем отделе, управле­нии делами и т. д.). Иногда за ведение делопроизводства отвечает секретарь руководителя или назначенный руководителем работник - в этом случае Положение о службе ДОУ не составляется.

Если секретарь трудится в фирме, где создана служба ДОУ и есть положение об этой службе, то он должен знать, что написано в нем. Это поможет секретарю точнее осознать свое место в управленческой структуре, взаимосвязь и взаимозависимость его должностных прав и обязанностей в работе с официальными документами со службой ДОУ. Более того, секретарь должен взаимодействовать со службой ДОУ, если она имеется в организации: если по административным вопросам секретарь подчиняется своему руководителю, то по нюансам составления и оформления служебных документов, их регистрации, контроля исполнения, организации теку­щего хранения, формирования дел и т. д. - т. е. по документационному обеспечению в целом - все секретари обращаются к службе ДОУ. Только при таком условии ор­ганизация делопроизводственного обслуживания будет представлять систему.

В Положении о службе ДОУ четко разъясняются обязанности секретаря, и к нему можно обратиться в случае, когда между секретарем и руководителем службы ДОУ возникает служебный спор о том, что должен или не должен делать секре­тарь. Также руководитель может поручить секретарю дать заключение на под­готовленный проект Положения, поэтому секретарь должен знать структуру и со­держание этого документа.

Положение о службе ДОУ оформляется на общем бланке организации (т. к. относится к ОРД); визируется заместителем руководителя организации, отве­чающим за делопроизводство, начальником отдела труда и заработной платы (если такой отдел создан), руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи, юристом; подписывается руководителем службы ДОУ; утверждается руководителем организации.

Структура текста Положения состоит из разделов. Текст каждого раздела из­лагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каж­дого раздела.

Составляя Положение о службе ДОУ, необходимо использовать "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления", помещенное в качестве приложения 12 к Государственной системе документационного обес­печения управления (ГСДОУ). В нем пять разделов:

1. Общие положения. 2. Цели и задачи. 3. Функции. 4. Права и ответственность (в Примерном положении они объединены в один раздел, но на практике они всегда являются самостоятельными разделами). 5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название службы -ДОУ, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы.

При определении степени самостоятельности рекомендуем полностью исполь­зовать п. 1.2 приложения 2 к ГСДОУ, подчеркивающий обязательную незави­симость службы ДОУ: "Документационное обеспечение управления в органи­зациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчи­ненного непосредственно руководителю организации".

Затем указывается наименование должности руководителя службы ДОУ (на­чальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в службе ДОУ есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения перечисляет все звенья орга­низационной структуры службы.

Отдельным пунктом дается перечень основных законодательных, правовых, нормативных и методических документов, которыми служба ДОУ руководству­ется в своей работе.

В соответствии с п. 1.11 Примерного положения служба ДОУ имеет свою печать, поэтому в положении приводится ее описание, условия ее хранения и использования.

Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цель и основные задачи службы де­лопроизводства. При этом их круг нельзя сужать до задач его руководителя.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, коорди­нация, контроль и реализация работ по ДОУ

Служба ДОУ решает следующие задачи: совершенствует формы и методы работы с документами; обеспечивает единый порядок документирования и организации работы с документами; сокращает объем документооборота; разрабатывает и внедряет нормативные документы (можно их перечислить) по делопроизводству и прогрессивные технологии в ра­боту службы ДОУ.

Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфические для данной организации. Например: осуществляет экспедиционную обработку; регистрирует документы; организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству входящих до­кументов; регулирует ход исполнения документов; осуществляет контроль сроков исполнения документов; ведет информационно-справочную работу по докумен­там; составляет и ведет сводную номенклатуру дел; готовит дела для передачи в архив организации; ведет делопроизводство по обращениям граждан; контро­лирует ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации; следит за повышением квалификации работников службы ДОУ; консультирует по вопросам делопроизводства; организует рабочие места и условия труда ра­ботников службы ДОУ.

Раздел 4 "Права" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.

Например, служба делопроизводства может наделяться правом проверять ор­ганизацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления и оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необ­ходимую для выполнения своих функций, и т. д.

В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства.

Например, подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоря­жения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимае­мых должностей работников службы делопроизводства (или представлять доку­менты для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел 5 "Ответственность" содержит основные позиции, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.

Например: за состояние документации организации, обеспечение установленного порядка организации работы с документами, выполнение указаний и поручений руководства, соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

В разделе 6 "Взаимосвязи" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций.

Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секре­тариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделе­ниями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства или изменении ее внутренней орга­низационной структуры, введении новых форм и методов организации труда, а также при внедрении новой технологии, так как при этом происходит пере­распределение функций между структурными подразделениями.