2015-09-06
1389
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:
секретариат; экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.); подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов; подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов; подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан; подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро); отдел совершенствования делопроизводства; копировально-множительное бюро; протокольная группа; редакционная группа; приемная; архив.
В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.
|
|
|
В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. 1
Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:
1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;
2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
Так согласно выше представленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.
