Кадровая документация

Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации (далее ТК РФ). На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

- Трудовые договоры, заключенные предприятием с работников;

- Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

- Трудовые книжки;

- Личные карточки формы Т-2, Т-2 ГС и муниципального служащего;

- Личные дела;

- Лицевые счета по заработной плате

- Графики отпусков и др.

Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. С 1 января 2004 г. введены новые унифицированные формы документов[60]:

- Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1, Т-1 а);

- Личная карточка (ф.Т-2, Т-2 ГС и муниципального служащего);

- Учетная карточка научного и научно-педагогического работника (ф.Т-4);

- Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5, Т-5 а);

- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6, Т-6а);

- График отпусков (ф. Т-7);

- Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (ф.Т-8,Т-8а);

- Приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в команди- ровку (ф. Т-9, Т-9а);

- Командировочное удостоверение (ф. Т-10);

- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. Т-10 а);

- Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. Т-11, Т-11а).

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации (Приложение № 1)

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме № 5.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по схеме № 5.

В ТК РФ заявление как вид документа, который необходимо предоставлять работодателю при приеме не указано на практике.

Заявление чаще всего пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.

Схема № 5

Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Увольнение работника производится с оформлением документов по схеме № 6.

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (ст. 80 ТК РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме №7.

Схема № 6

Схема № 7

Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.