Раздел 2. Технологии делопроизводства

Этапы жизненного цикла документа

Жизненный цикл документа начинается с его создания внутри организации либо с момента поступления из вне.

Внешний документ подвергается предварительной обработке рассмотрению, регистрируется и передается на ознакомление или исполнение в подразделения, либо на рассмотрение руководству.

В ответ на внешний документ может быть создан внутренний документ, который останется для внутреннего использования, либо будет отправлен во внешнюю организацию. Исходящие документы, в отличии от внутренних документов, подлежат обязательной регистрации.

При создании внутренних документов необходимо учитывать стандарты, нормативные требования к оформлению и содержанию документа.

Жизненный цикл документа не заканчивается после его создания. Документы формируются в дела, создаются номенклатуры дел, определяются сроки хранения, документов. Проводится экспертиза документов. В результате которой, определяются сроки хранения документов и классификация их на документы для архивного хранения, уничтожения и внутреннего использования. Жизненный цикл большинства документов заканчивается их уничтожением, после временного либо длительного хранения. Но существуют документы постоянного хранения, жизненный цикл таких документов не обрывается. Технологиям обработки документов на каждом этапе жизненного цикла посвящен этот раздел.