Речевой этикет в служебных документах

Рассмотрим особенности речевого этикета в служебных документах.

К сожалению, вопросам этикета в современной отечественной литературе уделяется недостаточно внимания, пособий по служебному этикету крайне мало. Но, несмотря на это, существует ряд общих особенностей, на которые следует обратить внимание при составлении какого-либо служебного документа. Остановимся на некоторые из них:

Формы обращения. Уже сложились определенные формы обращения в официальной письменной речи. „Уважаемый…”, или „Уважаемый!” это наиболее распространенные формы обращения. Запятая после обращения придает письму будничный характер. Знак восклицания, наоборот, указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. „Уважаемые коллеги!” — такая форма обращения уместна среди лиц одной профессии. Более эмоциональный оттенок несет выражение „Дорогие коллеги!”. Совершенно нейтральный тон документа сохраняется в том случае, когда, например, письмо начинается так: „Коллега…”.

Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает несколько личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный характер.

Выбор залога. В такой глагольной конструкции, как залог, скрываются значительные возможности для выражения этической оценки действий другой стороны. Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить, оттенить субъект действия — юридическое или должностное лицо как источник предписываемых или фиксируемых действий. Действительный залог придает динамизм изложению.

При употреблении действительного залога фраза, как правило, начинается с подлежащего. Например: „Юридическая часть Министерства образования и науки РФ разъясняет…”.

В сопроводительном письме субъект действия не указывается, а подразумевается. Поэтому в сопроводительных письмах подлежащее отсутствует. Например: „Высылаю Вам наложенным платежом…”

Нельзя не учитывать того обстоятельства, что субъект действия должен отождествляться не с физическим, а с юридическим лицом, а именно: „Фабрика нуждается”.

Обычно предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом. Исключением является практика составления решений. В решении сказуемое выражается в прошедшем времени. Например: „Коллегия решила…”.

Употребление действительного залога придает принципиальный тон критике.

Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, свершивших действие. Например: „Оплата гарантируется”, „Письмо отправлено”, „Ваша телеграмма получена”, „Сроки выполнения работ срываются”, „Ваше предложение одобрено”, „Указанная документация будет Вам возвращена вместе с отправленным грузом” и т.д.

Он используется также и в тех случаях, если источник предпринятых действий очевиден. Например:

„Сроки, в которые будут установлены компьютеры, еще не определены”.

Составители деловых писем должны оценивать, какие потенциальные возможности для выражения этической оценки действий скрываются в такой глагольной конструкции, как залог. Например: „Вы не выполняете моего указания по текущему ремонту”. И та же конструкция в страдательном залоге: „Мое указание по производству текущего ремонта не выполняется”.

В первом случае невыполнение указания вменяется в вину конкретному лицу. Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения, а конкретный виновник прямо не называется, а лишь имеется в виду.

Роль вида глагола. Когда нужно подчеркнуть, что действие свершилось, используется совершенный вид глагола. Например: „Коллектив завода построил пять жилых домов”.

Если же необходимо подчеркнуть, что, действия совершаются неоднократно, используется несовершенный вид глагола. Например: „Вы не выполняете моих распоряжений по укреплению финансовой дисциплины”.

Употребление вводных слов и оборотов. Вводными называются слова, не связанные формально-грамматически с другими словами в предложении, не являющиеся членом предложения и выражающие отношение говорящего (адресанта) к высказываемому. Удачно найденное вводное слово, уместно сделанное обособление снимают, напряженность тона изложения, что видно из следующих примеров:

„Просим представить имеющийся на Вашем предприятии материал”. Эта же фраза с вводным словом: „Просим представить материал, по-видимому, имеющийся на Вашем предприятии”. Другой пример: „Ваша просьба не может быть удовлетворена” или „К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена”.

С помощью обособления можно указать на связь с предшествующей перепиской и тем самым передать характер осведомленности относительно затронутого вопроса. Например: „Как Вам известно, мы очень заинтересованы в Ваших новых товарах…”.

Вводные конструкции устраняют категоричность в тоне изложения и, тем самым, вносят теплоту в сферу официального письменного общения. Например: „Кафедра просит, если это возможно, высказать замечания, которые будут полезны в работе”.

Употребление местоимения „я”. Имеет место тенденция к утрате местоимения „я” в деловой переписке. Например, вместо „я прошу” пишут просто „прошу”. Вместо „я выполнил” пишут „мною выполнено”. Однако нельзя сказать „мною решено”, правильно: „я решил”. Своеобразие русского языка заключается в том, что субъект действия не обязательно выражается местоимением “я”. Указание на первое лицо единственного числа выражается окончанием.

Употребление местоимения „он”. Официальный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением „он”. Это местоимение, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, сохраняет в себе также и указательное значение. Оно может быть средством обезличивания, фамильярности и т. д., поэтому требует особой осторожности при использовании его в служебных документах.

Тон служебного документа. Основное требование, предъявляемое к официальному письму, — объективность содержания, что требует нейтральности тона изложения. Следует учитывать, что в служебных документах не следует использовать слишком резкий тон изложения.

Составителям служебных документов нередко приходится давать оценку действиям другого предприятия или организации, объяснять собственное поведение, наказывать виновников, предупреждать и даже обвинять. И тогда нейтральный тон повествования может уступить место взволнованным высказываниям.

В деловой переписке встречаются случаи, когда ожидаемый результат как бы навязывается адресату. Например: „Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения… Просим рассмотреть и утвердить”. Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что адресант как бы не допускал возможности, что положение может быть не утверждено.

Неуместен элемент сомнения, переданный с помощью вводного слова в следующей выдержке: „Институт просит высказать методические рекомендации, которые, по-видимому, будут полезны в работе”.

Как построить фразу — от этого во многом зависит результат делового общения, который должен быть благоприятным и вызывать положительные эмоции.

Вопросы для подготовки к аттестации

1. Основные этапы жизненного цикла документа.

2.. Технологии обработки входящих документов.

3. Отличие предварительной обработки от первичного рассмотрения входных документов.

4. Технологии обработки внутренних документов.

5..Технологии обработки исходящих документов.

6. Технологии рассылки исходящих документов.

7. Отличие в технологиях регистрации входящих, внутренних и исходящих документов.

8. Формирование регистрационного индекса.

9. Контроль за исполнением документов.

10. Создание учредительных документов.

11. Создание распорядительных документов.

12. Создание регламента и инструкций.

13. Создание информационно-справочных и информационно-аналитических документов.

14. Номенклатура дел, формирование и оформление дел.

15. Подготовка документов к архивному хранению.

16. Сроки хранения документов.

17. Экспертиза ценности документов.

18. Архивный фонд РФ.

19. Градации ценности архивных документов.

20. Официально-деловой стиль служебных документов.

21. Речевой этикет в служебных документах.

Краткий словарь терминов

АДРЕСАНТ - отправитель.

АДРЕСАТ - получатель.

АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АКЦЕПТ - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

АНКЕТА - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

АННОТАЦИЯ - краткое изложение первоисточника.

АРХИВ - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

АРХИВОХРАНИЛИЩЕ - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

АРХИВНАЯ СПРАВКА - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

АРХИВНОЕ ДЕЛО - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

АРХИВНЫЙ ФОНД - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

АРХИВНЫЙ ФОНД ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ - архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

АХИВНЫЙ ФОНД ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ РФ - совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

АСКИД – Автоматизированные системы контроля исполнения.

АСПЕКТ - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

БЛАНК - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

ВЕДОМОСТЬ - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

ВИЗА - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

ВНЕШНИЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший в учреждение.

ВЫПИСКА - копия части текстового документа.

ГРАФИК - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

ГРИФ - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").

ДАТА - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛО - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

ДОВЕРЕННОСТЬ - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

ДОГОВОР - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТ – 1. информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

2. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

ДОКУМЕНТОВЕИНИЕ – 1. запись информации на различных носителях по установленным правилам.

2. Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

3. Создание документов.

ДОКУМЕНТООБОРОТ - 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

ДОКУМЕНТОПОТОК – совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

ДОСЬЕ - документы, относящиеся к какому-либо делу.

ДУБЛИКАТ - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.).

ИЗВЕЩЕНИЕ - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.

ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

ИНДЕКС - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

ИНДЕКСАЦИЯ - проставление индекса.

ИНДЕКС ДЕЛА - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ-документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, отправленный из учреждения.

КИНОДОКУМЕНТ - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

КОНТРАКТ - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ - талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

КОРРЕСПОНДЕНТ - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

КРЕДИТ - включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

ЛИМИТ - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

НАРЯД - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.

НАРЯД-ЗАКАЗ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

НОМЕНКЛАТУРА - перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения

НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ДЕЛА - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

НОРМАТИВЫ - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

НОРМЫ - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

ОБЪЕДИНЕННЫЙ АРХИВНЫЙ ФОНД - архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

ОПИСЬ - юридически оформленный перечень документов.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА - 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ - отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.

ОТЧЕТ - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.

ОФЕРТА - см. Предложение.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

ПИСЬМО - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

ПОВЕСТКА - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА - 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.

ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

ПОЛОЖЕНИЕ - 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - срочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.

ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

ПРЕЙСКУРАНТ - перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

ПРИКАЗ - 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

ПРОГРАММА - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

ПРОФИЛЬ АРХИВА - установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.

РАСПИСАНИЕ - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП - штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕЕСТР - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

РЕЗОЛЮЦИЯ - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный элемент оформления документа (автор, дата, подпись и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

РЕФЕРАТ - краткое письменное изложение первоисточника.

РЕШЕНИЕ - 1) правовой акт: принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.

САДП – Системы автоматизации деловых процессов (WMS);

СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается

заключенной.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности, единых требований к оформлению.

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

СОГР – Системы организации групповой работы (GroupWare);

СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ - подпись и печать.

СПЕЦИФИКАЦИЯ - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

СПИСОК - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

СПРАВКА - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ – орудия используемые человеком для создания документов:

- простые средства (ручки, карандаши),

- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника),

- средства автоматизации (компьютерная техника).

СТАНДАРТ - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ – деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья,

- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемости продукции,

- экономии всех видов ресурсов.

СТЕНОГРАММА - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

СУД – Системы управления документами (DMS);

СЧЕТ - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

ТАБЕЛЬ - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

ТАБЛИЦА - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

ТАБУЛЯГРАММА - таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.

ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

ТЕЗАУРУС - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

ТЕЗИСЫ - краткое изложение текста документа или выступления.

ТЕЛЕГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

ТЕЛЕКС - телеграмма, посланная по телетайпу.

ТЕЛЕТАЙП - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги) - 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

УКАЗАНИЕ - 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

УКАЗАТЕЛЬ - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

ФАКСИМИЛЕ - 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА - совокупность и расположенных реквизитов документа в установленной последовательности.

ФОРМУЛЯР ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

ФОНОДОКУМЕНТ - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

ФОТОДОКУМЕНТ - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

ЦЕННОСТЬ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА - свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

ЭКСПЕДИЦИЯ - специальный аппарат учреждения по приему документов.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО - учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, его оформлением.

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (ДОКУМЕНТА) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделении... банка"; сопроводительного - "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.

BPR - business process reengineering, - это фундаментальное переосмысление и радикальная реконструкция бизнес-процессов с целью достижения значительных улучшений производительности, по таким критериям как стоимость, качество, услуги, скорость. BPR предназначен для реконструирования работы упрощением бизнес-процессов или удалением, упрощением документов, потоков и т.п.

DMS– Системы управления документами (СУД);

GroupWare - – Системы организации групповой работы (СОГР);

WMS – Системы автоматизации деловых процессов (САДП);

Литература

1. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.–Киеев: «Знання», 2008.

2. Ларьков Н.С. Документоведение:Учебное пособие, АСТ, Восток-Запад, 2008.

3. Моисеев Р.Н. Современное документоведение: АСТ, Восток-Запад, 2007.

4. Басаков М.И. Совремнное делопроизводство: Учебное пособие, Ростов на дону: «Феникс», 2009.

5. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота: Учебное пособие.- РАГС, 2009.

6. Стенюков М.В. Делопроизводство и документоведение: Учебное пособие.-М.: Издательство «А-Приор», 2010г.

7. Охотников А.В., Булавина Е.А.. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов, 2004.

8. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления.- М.: Инфра-М, 2010

9. Андреева В. И. Делопроизводство: Организация и ведение: Учебное пособие. -КноРус, 2010.

10. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–75.

11. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С.20.

12. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65