Список або база даних (БД) – це один із засобів організації даних на робочому листі. Рядки списку називають записами, а стовпці – полями. Список – це діапазон, що задовольняє таким умовам:
ü дані в кожному стовпчику мусять бути однотипними;
ü в першому рядку списку треба записати заголовки стовпців. Можна розмістити заголовки в декілька рядків в одній клітинці, якщо на вкладці Выравнивание вікна Формат ячеек встановити прапорець " Переносить по словам ";
ü між рядком заголовків та даними не повинно бути вільних рядків. Можна використовувати для виділення формат клітинок.
ü дані, які не входять до списку, рекомендовано записувати вище або нижче списку;
ü список рекомендовано відокремлювати від інших даних на Листі вільними рядками та стовпчиками;
ü якщо виділена клітина належить списку, то це допомагає Excel правильно визначити увесь список автоматично.
На відміну від попередніх версій Excel 2003 дозволяє створювати на одному Листі декілька списків і не вимагає виконання всіх перелічених вимог. В меню Данные існує пункт Список. Можна створити список для вказаного діапазону даних (див. рис. 2.1). Якщо в діапазоні немає заголовків, Excel 2003 може добавити стандартні заголовки Столбец1, Столбец2 … Після виконання команди Данные – Список – Создать список Microsoft Excel змінює інтерфейс користувача: праворуч від кожного поля розміщується перелік варіантів сортування (по возрастанию, по убыванию) та опції Автофільтру.
Рисунок 2.1 – Вікно для створення списку