Список можна відсортувати за зростанням та за зменшенням. Можна сортувати текст за алфавітом, числа, дати та ін. або використати власний набір даних для сортування конкретного поля.
Щоб відсортувати весь список, можна виділити одну клітину зі списку, вибрати в меню Данные команду Сортировка. Excel автоматично виділить увесь список і відкриється вікно (див. рис. 2.2). Можна виділити область списку самостійно. Якщо в першому рядку списку знаходяться імена полів та встановлений перемикач „ первая строка диапазона “, то вони не будуть сортуватися. Кнопка Параметры дозволяє змінити порядок сортування по першому ключу на порядок, вказаний користувачем, та сортувати не рядки, а стовпчики.
Рисунок 2.2 – Вікно для сортування списку
На панелі інструментів Стандартная знаходяться дві кнопки для швидкого сортування: “ Сортировка по возрастанию ”, та“ Сортировка по убыванию ”. Вони дозволяють здійснити сортування списку по одному стовпчику з активною клітиною. Список в цьому випадку Excel визначає самостійно.
Рисунок 2.3 – Вікно запиту для сортування
Можна виконувати сортування будь-якого діапазону, але якщо діапазон розташований в одному стовпчику списку, то виводиться вікно запиту (див. рис. 2.3). Треба вибрати один з перемикачів для продовження сортування.