Требования к оформлению документов, изготавливаемых с применением компьютерной техники

В целях повышения оперативности и качества составления до­кументов рекомендуется сохранять в электронном виде в устрой­ствах памяти компьютера наиболее распространенные образы форм документов, которые разрабатываются в соответствии с норма­тивными документами. Если создаются документы, на которые нет утвержденных форм, то сами работники могут разработать свои трафаретные тексты или использовать типовые — шаблоны.

Шаблон представляет собой электронный образ проекта доку­мента визуально отображаемый на экране монитора компьютера в виде листа, содержащего некоторый набор параметров оформ­ления документа (размер бумаги, поля, угловой штамп, шрифты

и т.п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унифика­цию, облегчить восприятие документов. Но их надо сначала со­здать и сохранить в устройстве памяти компьютера.

При создании шаблона необходимо правильно разместить рек­визиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются либо в виде образа чистого листа бумаги (для внутрен­ней документации), либо спроектированного образа бланков орга­низации [11, 13].

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное офор­мление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, распо­ложения реквизитов. Например:

Направляем справку_________________________________________

указывают, какую и о чем

Приложение: на___________________ л. в__________________ экз.

Начальник управления Г. Н. Ветров

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые ориен­тируют составителя документа, куда и в какой последователь­ности надо вводить конкретную переменную информацию дан­ного документа. Такие поля могут выполняться скрытым тек­стом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с то­чки зрения порядка состава данных, но индивидуальны по со­держанию. Например, в кадровой службе должны быть шабло­ны приказов по личному составу, например при составлении приказов о командировках сотрудников, изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа орга­низации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаб­лонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально построить в такой последо­вательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерацию страниц и т. п. На его основе строятся бланки документов (общие для пись­ма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторять­ся во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц. Оформле­ние таблиц регламентирует ГОСТ Р. 1.5 — 92 «Государственная си­стема стандартизации Российской Федерации. Общие требования

к построению, изложению, оформлению и содержанию стандар­тов» [39].

Значительно улучшает восприятие информации, прежде пред­ставленной в числовом выражении, ее графическое оформление в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседании колле­гиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для вос­приятия в ходе публичных выступлений, то в документах, кото­рые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступ­ления (претензии), используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах также определен в ГОСТ Р. 1.5 — 92.

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут авто­матически нумероваться. Это позволяет осуществлять автомати­ческое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие табли­цы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлени­ем как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится.

Текстовые редакторы предоставляют значительно больше воз­можностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Ис­пользование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных про­белов между строками текста, выделение жирным шрифтом, кур­сивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркивани­ем, изменения размера и типа позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более двух-трех шрифтов одновременно.

Чтобы документы, выглядели однообразно оформленными, на всех компьютерах организации необходимо использовать одина­ковые шрифты. Лучше всего использовать входящие в комплекс русской версии Windows шрифты Times New Roman, Courier New, которые имеются в Windows 95, 98, NT, 2000. Эти шрифты в раз­личных сочетаниях с использованием жирного начертания, кур­сива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспе­чить достаточно разнообразное оформление документов. Для вы­деления важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако при распечатке на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделен­ный текст трудночитаемым.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчер­кивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагает варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекоменду-

ется по завершении создания документа запустить проверку грам­матики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари (синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и др.), позволяющие мо­ментально просмотреть соответствующую статью словаря к вы­борному слову.

При оформлении реквизитов документа необходимо знать сле­дующее.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через пол­тора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстро­чных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов: «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» — отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО

[1.5]

Руководитель организации

[1-2]

Л.Н.Сенявина

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя меж­строчными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уров­не последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в кон­це заголовка не ставят.

При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:

0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «заго­ловок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии при­ложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «от­метка об исполнении документа и направлении его в дело», наи­менования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласо­вания», заверительной надписи «верно», а также слов: СЛУША-

ЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫ­ВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 — после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

4 — после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утвержде­ния» и «гриф ограничения доступа к документу»;

6 — после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;

7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший ос­нованием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печа­тают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм — верхнее, левое, нижнее; 10 мм — правое.

8 настоящее время практически все проекты документов гото­
вятся путем формирования файла (т. е. электронного образа про­
екта документа), а уже затем распечатываются. Однако статус про­
екта документа они получают с момента учета бумажного вариан­
та.

В отношении электронного документа, следуя логике, необхо­димо ставить на учет в регистрационном подразделении его дуб­ликат, т. е. аутентичную по содержанию запись на машинном но­сителе, более позднюю по времени, чем первично подготовлен­ный файл.

Учтенный проект электронного документа, как и бумажного, докладывается руководителю либо лицом, подготовившим дан­ный документ, либо лицом, ответственным за делопроизводство. Если руководитель удовлетворен содержанием проекта докумен­та, то он на своем компьютере заверяет его ЭЦП, после чего сообщение (проект документа) обретает статус документа.

В случае, когда руководителю одновременно докладываются бумажный и электронный проекты одного и того же документа и

он подписывает бумажный проект собственноручной подписью, а электронный проект — ЭЦП, их идентичность должна заверять­ся начальником службы ДОУ или секретариата путем простанов­ки заверительной надписи на бумажном документе с указанием на то, что данный документ отправлен в электронном виде и за­верен ЭЦП лица, его подписавшего. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем было ясно, почему оригинал подписанного документа на бумажном носителе не был отправлен адресату, а остался в деле службы ДОУ.

Одной из проблем электронного документооборота является фиксация резолюций на поступивших документах. С юридической точки зрения резолюция представляет собой зафиксированное ука­зание руководителя о той работе, которую необходимо проделать нижестоящим должностным лицам по исполнению данного доку­мента. Чаще всего содержание резолюции состоит из двух элемен­тов: указания на лицо (лиц), которые должны организовать работу по исполнению документа, и срок доклада о проделанной работе. В ряде случаев помимо лица, ответственного за исполнение, ука­зываются должностные лица, которым с содержанием данного до­кумента необходимо ознакомиться для общего сведения.

Резолюции имеют важное юридическое значение. Именно по ним в дальнейшем судят о реакции руководителя на поступив­шую информацию или задается алгоритм дальнейших действий по реакции государственного органа на поступивший документ. В силу этого резолюцию (а чаще совокупность резолюций) необ­ходимо признать неотъемлемой частью документа.

Применительно к электронному документу по отношению к ре­золюциям присутствует все та же проблема удостоверения подлин­ности их содержания. В том случае, если в организации имеется раз­витая система электронного документооборота и все руководители имеют закрытые ключи ЭЦП, резолюции оформляются отдельны­ми документами и заверяются ЭЦП лица, их наложившего. Однако в настоящее время таких организаций очень мало, поэтому целесооб­разно предусмотреть правило, согласно которому в случаях, когда факт исполнения резолюции на электронном документе имеет важ­ное юридическое значение, по решению соответствующего руково­дителя такой документ подлежит распечатке на бумажном носителе с написанием на нем собственноручной резолюции либо резолюция к электронной записи документа оформляется на бумажном носите­ле. В этом случае она подлежит учету как отдельный документ.

5.2.4. Требования, предъявляемые к бланкам

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке уста­новлены ГОСТ Р 6.30-2003 [47].

Общий бланк в зависимости от документов организации вклю­чает в себя реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъек­та РФ, или эмблему организации, или товарный знак (знак об­служивания), наименование организации, место для даты, место составления или издания документа.

Бланк письма включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные дан­ные об организации. При необходимости проставляются ограни­чительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа включает в себя следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код орга­низации, место составления или издания документа. Можно сде­лать отметки для границ документа, проставления его регистра­ционного номера, указания места составления или издания доку­мента, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Установлены два формата бланков: А4 и А5 — по ГОСТ 9327 — 66. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в Приложениях 3 и 4.

На бланках документов реквизиты заголовочной части распо­лагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка рек­визита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с про­дольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименования организации (полное, сокращенное или аббре­виатура), вышестоящих органов, а также структурного подразде­ления должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структур­ного подразделения допускается печатать и типографским, и ма­шинописным способом.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наи­менование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое, верхнее и ниж­нее — 20 мм, правое — не менее 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бу­маге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной поли­графии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основа­ния смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. До­пускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для про­бивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты блан­ка должны быть продублированы на этих языках.

Бланки организации, а также бланки конкретных видов доку­ментов (бланк приказа, бланк акта и др.) изготавливаются только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, ак­тов) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и про­пусками для внесения переменной информации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30 — 2003 [47] бланки с воспроизве­дением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической про­дукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков. Хра­нение гербовых бланков организуется в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гер­бовых бланков возлагают на подразделение организации, ответ­ственное за делопроизводство. Лица, первоначально ответствен­ные за учет, использование и хранение бланков, назначаются рас­порядительным документом руководителем организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых блан­ков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О про­веденных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты кото­рого оформляют актом и доводят до сведения руководителя орга­низации.

5.3. Особенности составления и оформления отдельных видов управленческих документов

5.3.1. Особенности составления и оформления положения

(инструкции)

Положение — нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов или их под­разделений.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления и утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности учреждения, его подразделений, должностных лиц и граждан.

Инструкции издают также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Правовое положение работников учреждения регламентирует­ся должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Формуляр инструкции (положения) включает в себя следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 — справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (ИНСТРУКЦИЯ, ПОЛОЖЕНИЕ);

7 — заголовок к документу (о чем? для кого?);

8 — дата документа;

9 — регистрационный номер документа;

10 — место составления или издания документа;

11 — гриф утверждения документа;

12 — текст документа — общие положения; структурно-должностное положение; профессиональные требования (образование, стаж работы); непосредственная подчиненность; порядок приема и увольнения; пра­вовые и нормативные документы, определяющие служебную деятель­ность; основные задачи и функции; обязанности и права; ответствен­ность; взаимоотношения и связи; оценка работы;

13 — отметка о наличии приложений;

14 — подпись;

15 — гриф согласования или визы согласования;

16 — отметка об исполнителе.

7 Бардаев

Инструкции (положения) бывают типовыми или примерны­ми, являющимися основанием для разработки индивидуальных. Их оформляют на общем бланке или бланке конкретного вида документа.

Текст инструкции (положения) излагают от третьего лица или в безличной форме. Все указания, формулировки инструкции (по­ложения) выражаются распорядительными словами; они должны быть четкими, ясными, исключающими двоякость толкования и соответствующими действующему законодательству. Проект ин­струкции (положения) визируют должностные лица, от коорди­нации действий которых зависит введение документа в действие, и подписывают руководители подразделений.

Исходя из правового статуса и постоянного срока хранения инструкцию (положение) вводят в действие только после утверж­дения ее соответствующим специальным распорядительным до­кументом, в котором устанавливают срок введения, перечисляют необходимые организационные мероприятия и указывают ответ­ственных и исполнителей.

5.3.2. Особенности составления и оформления протокола, постановления, приказа, распоряжения и указания

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопро­са и принятия решения на заседаниях коллегиального органа уп­равления.

По способу и полноте записи протоколы бывают стенографи­ческими, фонографическими, конспективными и краткими — без записи содержания выступлений.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоко­лы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указы­вают в текстовой части повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводят. Краткие протоколы ведут на оперативных производ­ственных совещаниях, а также в случаях, когда заседания стеног­рафируют или записывают с помощью технических средств, ма­териалы которых, подписанные председателем и секретарем, при­лагают к протоколу.

При составлении протокола необходимо обеспечить его юри­дическую полноценность путем наличия в протоколе всех необхо­димых реквизитов, правильного их оформления и строгой досто­верности информации, содержащейся в протоколе.

Формуляр протокола включает в себя следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 — справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (ПРОТОКОЛ);

7 — дата документа (заседания коллегиального органа); в случае, если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала засе­дания и через тире дату его окончания;

8 — регистрационный номер документа;

9 — место составления или издания документа;

10 — заголовок к тексту (название протоколируемого заседания);

11 — текст документа:

• вводная часть — председатель и секретарь, их фамилии и инициалы; состав присутствующих: а) постоянные члены коллегиального органа уп­равления (указывают в алфавитном порядке, при их отсутствии — фами­лия отсутствующего и причина отсутствия; в случае, когда принятие ре­шения требует определенного кворума, указывают, сколько человек дол­жно присутствовать и сколько присутствует); б) приглашенные (с указа­нием учреждения, занимаемой должности, фамилии и инициалов; в слу­чае, если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагают список или лист регистрации присутствующих):

• повестка дня (вопросы повестки дня нумеруют, последовательность расположения вопросов определяют степенью их важности, указывают фамилии и инициалы докладчиков);

• основная часть (строится в последовательности вопросов повестки дня):
СЛУШАЛИ:

(фамилия и инициалы докладчика, краткое или полное изложение содержания выступления. Если доклад прилагают к протоколу, то дела­ют отметку: доклад на 12 л. прилагается);

ВЫСТУПИЛИ:

(фамилия и инициалы выступавшего и изложение содержания вы­ступления, вопросы к докладчику и ответы на них. Если текст выступле­ния прилагают к протоколу, то делают отметку: выступление на 3 л. при­лагается);

ПОСТАНОВИЛИ:

(если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то они подразделяются на пункты, нумеруемые арабскими цифрами).

12 — отметка о наличии приложения;

13 — подписи председателя и секретаря.

Протокол оформляют на общем бланке или на бланке конк­ретного вида документа. Допускается в ходе заседания вести чер­новик протокола, который в трехдневный срок должен быть от­редактирован, уточнен, дополнен и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 — 2003.

Все листы протокола, кроме первого и последнего, а также приложений к нему, на оборотной стороне заверяют подписями председателя и секретаря коллегиального органа.

Решения коллегиального органа управления, зафиксированные в протоколе, доводят до исполнителей в виде копии или выписки из протокола, а в учреждениях, действующих на правах единона­чалия, — в приказах.

Формуляр выписки из протокола имеет следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — наименование учреждения;

3 — справочные данные об учреждении;

4 — наименование документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

5 — дата документа (заседания коллегиального органа);

6 — регистрационный номер документа;

7 — место составления или издания документа;

8 — заголовок к тексту (название протоколируемого заседания);

9 — текст документа:

• вводная часть — повестка дня (вопрос повестки, по которому дела­
ют выписку);

• основная часть:
СЛУШАЛИ:

(информация всего раздела вопроса повестки дня, по которому дела­ют выписку);

ПОСТАНОВИЛИ:

(информация постановительной части по данному вопросу);

10 — подписи председателя и секретаря;

(выписку из протокола председатель и секретарь не подписывают);

11 — отметка о заверении выписки или копии.

О производстве выписки (копии) с протокола делается отмет­ка на оригинале протокола с указанием объема, адресата, даты и номера реестра, подтверждающего отправку выписки, с завере­нием отметки лицом, производившим выписку (копию) и про­ставлением даты.

Примеры оформления краткого, полного протокола и выпис­ки из протокола приведены в Приложениях 5 — 7 соответственно.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и не­которыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения.

Согласно законам Российской Федерации «О краевом, об­ластном Совете и краевой, областной администрации» и «О ме­стном самоуправлении» постановление определено как право­вой акт, издаваемый главой администрации на правах единона­чалия.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия в целях раз­решения основных задач, стоящих перед данным органом.

По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие оп­ределенные сферы общественных отношений, и актом примене­ния норм права (приказ о назначении на должность). По содержа­нию приказы подразделяются на приказы по основной деятель­ности, связанные с организацией работы, порядком деятельно­сти учреждения или его подразделений, и приказы по личному составу.

Распоряжение — акт управления государственного органа, име­ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж­ностному лицу или государственному органу компетенции, име­ющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано.

Распоряжение является подзаконным актом и подразделяется на две группы: распоряжение общего (длительного) действия и распоряжение, касающееся конкретного вопроса или отдельного случая.

Распоряжение издают правительство Российской Федерации, министерства или ведомства, администрации края, области, го­рода, района, администрации учреждений в пределах прав, пре­доставленных законами Российской Федерации.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно-методического харак­тера, а также по вопросам, связанным с организацией исполне­ния приказов, инструкций и других правовых актов.

Указание издают при решении текущих организационных воп­росов, а также им доводят до исполнителей нормативные акты.

Формуляр постановления, приказа, распоряжения и указания включает в себя следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 — справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ);

7 — дата документа;

8 — регистрационный номер документа;

9 — место составления или издания документа;

10 — заголовок к тексту (кроме приказов по личному составу);

11 — адресат (для указания);

12 — текст документа:

• констатирующая часть — вступление (указывают причину издания документа); доказательство (излагают основные факты); заключение (от­мечают цель издания документа);

• распорядительная часть — состоит из пунктов, нумеруемых араб­
скими цифрами, имеет повелительную форму изложения и начинается
распорядительным глаголом: в постановлении — ПОСТАНОВЛЯЮ, в
приказе — ПРИКАЗЫВАЮ, в распоряжении — ПРЕДЛАГАЮ, в указа­
нии — ПРЕДЛАГАЮ (когда исполнителя нельзя обязать к выполнению
действий, не входящих в круг его обязанностей по занимаемой долж­
ности), ОБЯЗЫВАЮ (во всех остальных случаях); действия, которые
необходимо предпринять, с указанием должности, фамилии и ини­
циалов исполнителя и срока исполнения; ответственный за исполне­
ние (должность, фамилия и инициалы лица, на которое возложен
контроль за исполнением документа); определение объема доведения
документа до исполнителей (в части касающейся или в полном объе­
ме); отмена ранее изданных и утративших силу документов по данно­
му вопросу;

13 — отметка о наличии приложения;

14 — подпись;

15 — визы согласования документа;

16 — отметка об исполнителе.

Примеры оформления приказа, указания и распоряжения при­ведены в Приложениях 8—10 соответственно.

Для обеспечения юридической полноценности распорядитель­ных документов, правильного и оперативного исполнения при подготовке их проектов должен соблюдаться ряд требований:

• подготовку проектов поручают одному или нескольким под­разделениям (должностным лицам), обладающим высокой ком­петентностью в решаемых вопросах;

• определяют круг решаемых вопросов, всесторонне и детально изучают их содержание;

• просматривают все ранее издававшиеся документы по дан­ным или аналогичным вопросам;

• изучают правовые и нормативные акты органов государствен­ной власти и документы вышестоящих органов по решаемым воп­росам;

• назначают исполнителей (с указанием должностей, фамилий и инициалов) и реальные сроки исполнения, соответствующие объему предстоящих работ с учетом времени и способа доведения информации до исполнителей;

• употребляют конкретные и понятные формулировки и циф­ровые данные распорядительной части, исключающие различные толкования и не противоречащие по смыслу ранее изданным рас­порядительным документам;

• определяют потребность в материальных, финансовых и дру­гих ресурсах для проведения предусматриваемых мероприятий и источники покрытия соответствующих расходов.

Структура текста документа должна быть простой и удобной для работы, обеспечивать логическое развитие темы правового

регулирования. При большом объеме текста излагают лишь глав­ные вопросы, а остальные — в приложениях.

Перед подписанием проекты подлежат обязательному согласо­ванию со всеми заинтересованными учреждениями, подразделе­ниями и должностными лицами учреждения, а также с юриди­ческой службой.

К проектам распорядительных документов, оформляемым на общем бланке или бланке конкретного вида документа, могут прилагаться документы, обосновывающие их целесообразность, раскрывающие или дополняющие их основное содержание.

В случае нарушения установленных требований при подготов­ке, издании и несоответствия действующему законодательству Российской Федерации, распорядительным документам вышесто­ящего органа данные документы теряют юридическую силу и под­лежат отмене.

Формуляр выписки (постановления, приказа, распоряжения и указания):

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 — справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (ВЫПИСКА ИЗ...);

7 — дата документа;

8 — регистрационный номер документа;

9 — место составления или издания документа;

10 — адресат (для указания);

11 — заголовок к тексту (о чем?);

12 — текст документа:

• констатирующая часть (полностью);

• распорядительная часть — выписка нужного пункта с указанием должности, фамилии и инициалов исполнителя и срока исполнения; ответственный за исполнение (должность, фамилия и инициалы лица, на которое возложен контроль); определение объема доведения доку­мента до исполнителей; отмена ранее изданного и утратившего силу до­кумента по данному вопросу;

13 — отметка о наличии приложения;

14 — подпись;

15 — визы согласования документа;

16 — отметка о заверении копии (выписки);

17 — отметка об исполнителе.

При оформлении копий (выписок), касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия (вы­писка), делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой

копии (выписки) — отметка о том, что подлинник хранится в данном учреждении.

5.3.3. Особенности составления и оформления акта,

доверенности, заявления, докладной (объяснительной)

записки, служебного письма

Акт — документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные факты и события. Существует множество разно­видностей актов с точки зрения их содержания: приема—сдачи (работ, материальных ценностей); обследования (состояния тех­ники, противопожарной безопасности); проверки состояния ре­жима секретности, наличия служебных документов.

Акты обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты, но и содержат рекомендации, предложе­ния, выводы.

Акт составляется и подписывается специально назначенной комиссией или отдельными должностными лицами, уполномо­ченными на это.

Заголовок к тексту акта должен согласовываться со словом «акт», например: АКТ на уничтожение документов.

Для некоторых видов актов нормативными документами зак­реплена специальная форма, изменять которую не допускается.

Независимо от разновидности акты составляют по единой схе­ме на общем бланке или бланке конкретного вида документа уч­реждения.

Формуляр акта включает в себя следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 — справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (АКТ);

7 — дата документа;

8 — регистрационный номер документа;

9 — место составления или издания документа;

10 — гриф утверждения документа (для актов на списание или пере­дачу каких-либо ценностей);

11 — заголовок к тексту (о чем?);

12 — текст документа:

• вводная часть — основание для составления акта (наименование, дата и номер документа, определяющего полномочия комиссии); состав комиссии (председатель и члены комиссии — должность, фамилия и

инициалы в алфавитном порядке); присутствующие (должность, фами­лия и инициалы с указанием, с какого времени в занимаемой должно­сти);

• основная часть — подтверждение установленного факта или собы­тия (в акте отражают только те факты, которые точно установлены ко­миссией); указывают документы (наименование, автор, дата, номер, заголовок, а при необходимости номер пункта документа), на основа­нии которых фиксировались установленные факты, а также излагают цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы);

• вывод — предложения (в адрес администрации и исполнителей уч­реждения), где указывают рекомендации, способы и сроки устранения вскрытых при проверке недостатков;

13 — отметка о наличии приложения;

14 — подпись (председателя и членов комиссии без занимаемой дол­жности);

15 — «С актом ознакомлены» — подпись и расшифровка подписи ру­ководителя учреждения (подразделения) и присутствующих, поимено­ванных в вводной части акта, без указания занимаемой должности;

16 — «Акт доложен» — расписывается руководитель органа управле­ния, организовавший проверку;

17 — отметка об исполнителе (председатель комиссии).

Пример оформления акта приведен в Приложении 11.

Акт утверждается должностными лицами в пределах их полно­мочий.

Лицо (член комиссии, руководитель или присутствующий), имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с ука­занием о своем несогласии и излагает свое мнение либо на обо­ротной стороне последнего листа акта, либо на отдельном листе. Указанный лист, заверенный подписями председателя и членов комиссии, прилагают к акту.

Некоторые разновидности актов утверждают, после чего реко­мендательная часть акта приобретает распорядительную силу и обязательна к исполнению.

Все листы акта, кроме первого и последнего, и приложений к нему на оборотной стороне заверяют подписями председателя и членов комиссии.

Акт является основанием для издания администрацией учреж­дения соответствующего распорядительного документа.

Доверенность — письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (учреждением) другому лицу для представительства перед третьим лицом. Письменное полномочие на совершение сделки представителем может быть предоставлено непосредственно соот­ветствующему третьему лицу.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариаль­ной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключе­нием случаев, предусмотренных законом.

Доверенность на получение заработной платы и иных плате­жей, связанных с трудовыми отношениями, на получение воз­награждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и сти­пендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонден­ции, в том числе денежной и посылочной, может быть удостове­рена также учреждением, в котором доверитель работает или учит­ся, жилищно-эксплуатационным учреждением по месту его жи­тельства и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении [49].

Доверенность на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адре­сованной ему корреспонденции в учреждениях связи, а также на совершение от имени гражданина иных сделок может быть удо­стоверена соответствующим банком или учреждением связи.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подпи­сью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с удостоверением печатью этого учреждения. Доверенность от имени юридического лица, осно­ванного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценно­стей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалте­ром этого учреждения.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия, дове­ренности подразделяются на следующие:

1) официальные — выдаваемые бухгалтерией учреждения в одном экземпляре под роспись лицу, которому поручается полу­чение ценностей. Формуляр официальной доверенности содержит следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 — справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

7 — дата документа;

8 — регистрационный номер документа;

9 — место составления или издания документа;

10 — срок действия доверенности;

11 — должность, фамилия, имя, отчество лица, которому доверяется получить ценности;

12 — серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности;

13 — полное юридическое наименование учреждения, в котором по­лучаются ценности с указанием номера и даты документа, являющегося основанием для получения ценностей;

14 — перечень и количество ценностей;

15 — образец подписи получателя доверенности;

16 — подписи руководителя и главного бухгалтера учреждения;

17 — гербовая (главная) мастичная печать учреждения;

2) личные — выдаваемые одним лицом другому лицу для пред­ставительства перед третьим лицом (учреждением), не требующие нотариального удостоверения и удостоверяемые учреждением, в котором доверитель состоит в штате. Формуляр личной доверен­ности содержит следующие реквизиты:

1 — наименование документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

2 — фамилия, имя, отчество лица, выдавшего доверенность;

3 — фамилия, имя, отчество лица — доверителя; серия, номер и дата выдачи его паспорта;

4 — содержание доверенности;

5 — наименование учреждения, в котором должны быть произведены операции по доверенности;

6 — подпись и расшифровка подписи лица, выдавшего доверенность;

7 — должность, подпись и расшифровка подписи лица, удостоверя­ющего подпись доверителя;

8 — дата удостоверения подписи;

9 — гербовая (главная) мастичная печать учреждения.

Пример оформления личной доверенности приведен в Прило­жении 12. Для юридической полноценности документа указывает­ся срок действия доверенности, который не может превышать трех лет. Если срок действия в доверенности не указан, то доверен­ность сохраняет силу в течение года со дня выдачи.

Доверенность, в которой не указана дата ее удостоверения, считается недействительной.

Выдачу материальных ценностей доверителю производят по предъявлении им своего паспорта, данные которого сверяют с данными в доверенности и указывают в расходном кассовом ор­дере или другом документе, подтверждающего факт операции [49].

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граж­дан. Выражая просьбу личного или общественного характера, за­явление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности учреждения.

Заявление составляют в произвольной форме и пишут от руки на бумаге формата А4. В заявлении не принято употреблять архаиз­мы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признате­лен», «прошу не отказать» и т.п.).

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учеб­ного отпуска, отпуска по беременности и родам, должны содер­жать в тексте указание на наличие оправдательных документов (больничного листа, справки с места учебы и т. п.) для положи-

тельного решения вопроса. Эти документы представляют на рас­смотрение вместе с заявлением.

Формуляр заявления включает в себя следующие реквизиты:

1 — адресат;

2 — данные заявителя: должность и место работы, дата рождения, данные о местожительстве, паспортные данные;

3 — наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);

4 — дата документа;

5 — место составления или издания документа;

6 — заголовок к тексту;

7 — текст документа;

8 — отметка о наличии приложения;

9 — подпись;

10 — регистрационный номер документа.

Пример оформления заявления см. в Приложении 13.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки бывают двух видов:

• внутренние — направляемые руководителю учреждения в це­лях побудить его принять определенное решение и удостоверя­емые ее автором;

• внешние — адресуемые в вышестоящие органы и удостове­ряемые руководителем учреждения.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, про­екта) или объясняющий причины какого-либо события. По со­держанию объяснительные записки подразделяются на две груп­пы:

• записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и поясняющие его;

• записки, составляемые работниками для объяснения их по­ступков или сложившейся ситуации.

Служебное письмо — обобщенное название различных по со­держанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте). Формуляр докладной (объяс­нительной) записки, служебного письма включает в себя следу­ющие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 —- справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, кроме слу­жебного письма);

7 — дата документа;

8 — регистрационный номер документа;

9 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

10 — место составления или издания документа;

11 — адресат;

12 — заголовок к тексту;

13 — текст документа;

14 — отметка о наличии приложения;

15 — подпись;

16 — визы согласования документа;

17 — отметка об исполнителе.

Пример оформления докладной, объяснительной записки и служебного письма см. в Приложениях 14—16 соответственно.

Служебное письмо — наиболее массовый вид управленческих документов, служащих средством общения и обмена информаци­ей. Служебные письма составляются по самым различным вопро­сам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведом­ления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяс­нения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии.

Служебные письма составляются на бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. При отсутствии бланков для писем они составляются на обычных листах бумаги с проста­новкой углового штампа.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, подпись, отметка об ис­полнении.

Заголовок (краткое содержание документа) в служебных пись­мах, как правило, не оформляется.

Текст служебного письма должен быть логичным, последова­тельным, убедительным и корректным по форме. Факты и собы­тия должны излагаться объективно, лаконично, ясно. В зависимо­сти от содержания, текст письма может быть простым или слож­ным.

Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.

Сложные письма содержат вступление, основную часть (дока­зательство), заключение. Во вступлении дается обоснование воп­роса, причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо до­кумент, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или оп­ровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлага-

емых решений. В заключении формулируется основная цель пись­ма. Пример оформления служебного письма см. в Приложении 16.

Предлагаемая схема служебного (делового) письма не являет­ся единственной. Применяются и другие схемы, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим. Это зависит от назначения письма и от того, на чем автор хочет сконцентрировать внимание.

Разновидностью служебного письма является сопроводитель­ное письмо. В этом документе сообщается факт отправки прилага­емых материалов (изданий, схем, чертежей, изделий и тому по­добное). Кроме того, даются пояснения относительно цели вы­сылки, характера использования, сроках исполнения, представ­ления отчетности и выполнении. В конце текста сопроводительно­го письма пишется слово «Приложение» и перечисляются наиме­нования прилагаемых документов, их учетные номера, количе­ство и номера экземпляров, количество листов и при необходи­мости гриф ограничения доступа.

Доклад, отчет — сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вы­шестоящему руководителю. Письменные отчеты, доклады пред­ставляются в случаях, предусмотренных действующими норма­тивными документами и по указанию вышестоящих руководите­лей. Доклады и отчеты пишутся в произвольной форме или по макетам, указаниям старших начальников.

Справкой называются документы, подтверждающие какие-либо полномочия, факты в отношении конкретных лиц, работающих в данной организации. Справки пишутся на бланках в одном экзем­пляре, подписываются начальником и скрепляются гербовой пе­чатью. Справки, составленные, на бланках строгой отчетности, учитываются и выдаются под расписку.

Справки информационного характера, описывают и устанавли­вают факты, события и содержат сведения служебного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящего органа или должностных лиц. Формуляр справки информационного характе­ра содержит следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения или товарный знак (знак обслуживания);

2 — наименование учреждения;

3 — справочные данные об учреждении;

4 — наименование документа (СПРАВКА);

5 — дата документа;

6 — регистрационный номер документа;

7 — место составления или издания документа;

8 — адресат;

9 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

10 — заголовок к тексту;

11 — текст документа;

12 — отметка о наличии приложения;

13 — подпись;

14 — визы согласования документа;

15 — отметка об исполнителе.

Формуляр справки, удостоверяющей юридический факт и вы­даваемой заинтересованным гражданам или учреждениям, содер­жит следующие реквизиты (Приложение 17):

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — наименование учреждения;

3 — справочные данные об учреждении;

4 — наименование документа (СПРАВКА);

5 — дата документа;

6 — регистрационный номер документа;

7 — место составления или издания документа;

8 — текст документа (начинают с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения; в конце текста обязательно указывают учреждение, куда справка пред­ставляется);

9 — подпись;

10 — гербовая (главная) мастичная печать организации.

Соответственно различают внешние и внутренние справки.

Внутренние справки оформляются на чистых листах бума­ги, содержащие напечатанные на машинке основные реквизиты бланка.

Справки, направляемые в другие организации (внешние), оформляются на общем бланке. Текст справки может подразде­ляться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения. Справка обязательно имеет заголовок, в него при необходимости включа­ется дата или период, за который даются сведения.

Внутренние справки подписываются составителем или началь­ником структурного подразделения. Внешние — должностными лицами, имеющими право ведения переписки и подписи доку­мента.

Справки со сведениями финансового характера, кроме того, подписываются начальником финансовой службы (главным бух­галтером).

Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по телеграфу. Телеграммы составляются в случаях, когда, отправка документов почтой не обеспечивает своевременного ре­шения вопросов.

Формуляр телеграммы включает в себя следующие реквизиты:

1 — отметка о категории срочности (определяет лицо, подписавшее телеграмму);

2 — адрес — почтовый (город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилии получателя) или условный (при наличии абонентской телеграфной установки, например пр. ВЫМ­ПЕЛ).

3 — ссылка на регистрационный номер и дату инициативного доку­мента;

4 — текст — текст телеграмм должен быть предельно кратким (не более 250 слов), где отсутствуют предлоги, союзы, некоторые частицы, знаки препинания, сокращения, переносы слов и исправления; в случае, когда отсутствие знака препинания может привести к искажению смысла текста или возможности его двусмысленного толкования, знаки препина­ния обозначают условными сокращениями: ТЧК — точка, ЗПТ — запя­тая, ДВТЧК — двоеточие, КВЧК — кавычки, СКВ — скобки, HP — номер, — минус, + плюс,! — восклицательный знак,? — вопроситель­ный знак, % — процент,: — деление; числа и цифры пишут словами, многозначные числа пишут цифрами; даты обозначают арабскими циф­рами: число, месяц, год, между цифрами разделительные знаки не ста­вят, все исправления и дополнения текста телеграммы оговаривают и заверяют исполнитель или лицо, их подписавшее. Оговорки должны быть конкретными: «Зачеркнутое... не читать», «Дописанному... верить»; слова на иностранном языке пишут прописными буквами; между словами в телеграмме делают пробел в два знака;

5 — фамилия руководителя учреждения (должностного лица, подпи­савшего телеграмму);

6 — почтовый адрес учреждения-отправителя;

7 — подпись, расшифровка подписи руководителя учреждения (дол­жностного лица, подписавшего телеграмму);

8 — дата подписи документа;

9 — отметка об исполнителе, проставляемая на оборотной стороне бланка;

10 — регистрационный номер телеграммы;

11 — гербовая (главная) мастичная печать.

Телеграмма содержит следующие обязательные реквизиты: слу­жебный заголовок; указание категории телеграммы (простая, сро­чная); телеграфный адрес получателя (условный или полный); текст; подпись; печать; регистрационный номер; дата; адрес и наименование отправителя.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной сто­роне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Информация, не подлежащая передаче, отделя­ется от текста чертой, под которой печатают наименование и по-

чтовый адрес организации-отправителя, наименование должно­сти, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Телеграммы от организаций, подписан­ные должностными лицами, должны быть заверены гербовой ма­стичной печатью соответствующей организации или печатью «Для телеграмм». Первый экземпляр телеграммы направляется на теле­граф, второй — подшивается в дело организации.

Пример оформления телеграммы см. в Приложении 18.

Телеграммы, переданные по радио, принято называть радио­граммами, по фототелеграфу — фототелеграммой, по або­нентской телексной сети — телексами, по телефону — телефо­нограммой.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содер­жанию документов, выделяемых в связи с особым способом пе­редачи текста (по телефону). Формуляр телефонограммы содер­жит следующие реквизиты:

1 — наименование учреждения;

2 — наименование документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

3 — дата документа;

4 — регистрационный номер документа;

5 — место составления или издания документа;

6 — адресат;

7 — текст документа;

8 — подпись;

9 — отметка об исполнителе;

10 — отметка о времени приема-передачи с указанием фамилии лиц,
передавших и принявших телефонограмму.

При передаче телефонограмм следует:

• передавать только краткую и срочную информацию;

• проверять правильность записи повторным чтением;

• не передавать логически сложные тексты;

• не использовать трудно выговариваемые и редко употребля­емые слова;

• слова, которые плохо воспринимаются на слух, передавать с помощью разбивки по буквам: (а — Антон, б — Борис и т.п.);

• текст не должен содержать более 50 слов;

• телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Телефонограммы для упрощения регистрации целесообразно исполнять в 50—100 листовых рабочих тетрадях (входящие раз­дельно от исходящих), регистрируемых в журнале регистрации рабочих тетрадей. Регистрационный индекс телефонограммы в таком случае будет состоять из номера рабочей тетради, через дроб­ную черту — номера листа, на котором она исполнена.

Пример оформления телефонограммы см. в Приложении 19.

Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носи­теле копия любого вида документа (рукописного, печатного гра­фического), переданного по каналам факсимильной связи. В отли­чие от телеграммы (телекса) этот вид связи позволяет получать изображение отправляемого документа в виде его практической копии. Поэтому особенности в оформлении документов, предназ­наченных для передачи по факсимильной связи, идентичны тре­бованиям к оформлению соответствующих видов документов. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма и телефоног­раммы.

Исходящий факс оформляют в одном экземпляре с соблюдени­ем требований, установленных к оформлению соответствующего вида документа, после передачи он подлежит подшивке в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые пе­чатает аппарат факсимильной связи: указание (код) отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.

В действующих нормативно-методических документах вопрос о юридической силе факсограммы не решен.

При передаче и приеме текстов служебных документов по ка­налам факсимильной связи они оформляются по общим прави­лам. Необходимо добавить следующее:

«объем передаваемого документа формата А4 не должен пре­вышать 5 листов;

• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к переда­че;

• факсограммы на иностранных языках отправляются при на­личии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

• запрещается передавать документы с пометкой «Для служеб­ного пользования» [47].

Таким образом, чтобы выполнить свое назначение, документы должны быть правильно составлены и оформлены.

5.4. Особенности составления и оформления отдельных видов технических документов

Требования к составлению и оформлению технической доку­ментации определены соответствующими стандартами. Например, конструкторская документация регламентируется стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), техно­логическая документация — стандартами Единой системы техно­логической документации (ЕСТД).

ЕСКД — комплекс стандартов, устанавливающих взаимосвя­занные нормы и правила по разработке, оформлению и обраще­нию конструкторской документации, разрабатываемой и приме-

няемой на всех стадиях жизненного цикла изделия (при проекти­ровании, изготовлении, эксплуатации, ремонте и т.д.). Основное назначение стандартов ЕСКД состоит в установлении единых оп­тимальных правил выполнения, оформления и обращения конст­рукторской документации.

Стандарты ЕСКД распространяются на изделия машинострое­ния и приборостроения. Область распространения отдельных стан­дартов расширена, что оговорено во введении к ним.

Установленные стандартами ЕСКД нормы и правила по разра­ботке, оформлению и обращению документации распространя­ются на следующую документацию:

• все виды конструкторских документов;

• учетно-регистрационная документация для конструкторских документов;

• документация по внесению изменений в конструкторские документы;

• нормативно-техническая, технологическая, программная до­кументация, а также научно-техническая и учебная литература в той части, в которой они могут быть для них применимы и не регламентируются другими стандартами и нормативами, напри­мер форматы и шрифты для печатных изданий и т. п.

Установленные в стандартах ЕСКД нормы и правила распрост­раняются на указанную документацию, разработанную предпри­ятиями и предпринимателями (субъектами хозяйственной деятель­ности) стран — участников соглашения (СНГ), в том числе науч­но-техническими, инженерными обществами и другими обще­ственными объединениями.

5.4.1. Особенности составления и оформления технического задания

Техническое задание (ТЗ) на НИР в общем случае состоит из следующих разделов [41]:

• основание для выполнения НИР;

• цели и задачи НИР;

• требования к выполнению НИР;

• технические требования к образцу, предлагаемому к созда­нию; этапы НИР;

• требования к разрабатываемой документации;

• порядок выполнения и приемки НИР (этапов НИР);

• технико-экономические требования;

• сроки выполнения НИР;

• исполнители НИР.

ТЗ на НИР может быть дополнено приложениями. Состав и содержание разделов ТЗ на НИР определяет заказчик с учетом

специфики и особенностей НИР. В зависимости от характера (спе­цифики) и сложности выполняемой НИР, степени предваритель­ной проработки темы допускается уточнять содержание этапов и разделов ТЗ на НИР, а также вводить другие этапы и разделы. При необходимости уточнения отдельных требований ТЗ в процессе выполнения НИР должен быть указан этап НИР, на котором эти требования уточняют.

«Основание для выполнения НИР». В этом разделе указывают полное наименование документа, на основании которого должна выполняться данная работа, номер и дата его утверждения, а так­же организацию, утвердившую документ.

«Цели и задачи НИР». В этом разделе приводят общую характе­ристику и оценку состояния вопросов, решаемых НИР, излагают цели данной работы (исследование принципов, путей создания новых и улучшения уже созданных образцов техники, разработку научно-технических основ проведения исследований технических характеристик и параметров новой техники, исследование вопро­сов использования и эксплуатации и др.), а также задачи, реше­ние которых обеспечивает достижение поставленных целей.

«Требования к выполнению НИР». В этом разделе указывают основные требования, предъявляемые к НИР, обеспечивающие выполнение стоящих перед НИР задач, в том числе требования к математическому обеспечению, способам и точности обработки результатов исследований, проведению моделирования, требова­ния по проведению поэтапных патентных исследований и достав­лению отчета о них, а также устанавливают предполагаемые ре­зультаты. Кроме того, следует указывать, чем должна заканчи­ваться работа по теме (разработкой рекомендаций и предложений по реализации результатов НИР, проекта ТЗ на выполнение аван-проекта, проекта ТЗ на ОКР, нормативно-технических и других технических документов), а также возможное практическое ис­п