Тема 9. Системы документации. Требования к оформлению различных служебных документов

9.1 Понятия «система документации» и «унифицированная система документации». История формирования систем в делопроизводстве. Системы документации учреждений дореволюционной России. Формирование систем в советское время. Основания классификации систем, унификация их состава. Унифицированные системы документации, действующие в настоящее время. Государственная система документации. Функциональные, отраслевые и ведомственные системы документации, их взаимосвязь. Корпоративная система документации. Взаимодействие систем. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Особенности системы, ее состав.

9.2 Назначение системы организационно-правовой документации. Организационно-правовые документы – уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность, регламенты. Требования к их составлению. Структура текстов, порядок удостоверения организационно-правовых документов. Оформление учредительных документов. Унификация штатного расписания. Оформление инструкции. Структура регламента.

9.3 Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Порядок их составления и оформления. Правовые акты федерального уровня, ведомственного уровня, уровня субъекта РФ. Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиальности и единоличного принятия решения. Этапы подготовки распорядительных документов. Порядок их составления и оформления. Виды приказов. Особенности оформления приказов по личному составу. Структура, элементы текстов распорядительных документов. Правила подготовки и государственной регистрации нормативно-правовых актов.

9.4 Система информационно-справочной документации. Справки, акты, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы, факсограммы. Разновидности информационно-справочных документов, их составление и оформление.

9.5 Особенности документирования деятельности коллегиальных органов. Положение о коллегиальном органе. Регламент работы коллегиального органа. План работы коллегии. Документирование хода заседания. Структура текста протокола. Полные и краткие формы протоколов. Формулирование повестки дня. Порядок удостоверения протокола. Выписка из протокола.

9.6 Система плановой документации. План, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Федеральные, отраслевые, территориальные планы и программы. Состав реквизитов и оформление плана работы организации. Виды планов.

9.7 Система отчетной документации: государственная статистическая отчетность, ведомственная отчетность, внутриучрежденческая отчетность. Разработка унифицированных форм отчетной документации. Сроки представления отчетности. Требования к оформлению отчета.

9.8 Унифицированная система первичной учетной документации по труду и его оплате. Система и комплексы кадровой документации. Документация по личному составу – трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки. Унифицированные формы первичной учетной документации по труду и его оплате. Система бухгалтерской документации. Порядок заполнения унифицированных форм. Виды бухгалтерской документации.

9.9 Специфические и корпоративные системы документации. Система научно-исследовательской и проектно-конструкторской документации. Система банковской документации. Корпоративные системы документации. Специфическая документация торговой организации. Система документации учебного заведения. Документирование процессов менеджмента качества продукции и услуг. Система документации по охране труда.

9.10 Разработка унифицированных систем документации, закрепление их состава в ОКУД. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. Требования к построению формуляра – образца. Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов; унификация документации предприятия, учреждения, ее закрепление в стандарте, Табеле, Альбоме.