Докуменгопроизводство

Организационная структура документной деятельности представлена социальными институтами, осуществляющими подготовку документа, его тиражирование, распространение, хранение, поиск и т.д. Для успешного осуществления основных процессов работы с документами важно определить закономерности их появления. Механизм возникновения новой информации лежит в русле исследований творческой деятельности человека и мало пока изучен. Почему в одни исторические периоды наука и художественно-творческие виды деятельности вдруг делают гигантские шаги, а в другие — находятся в покое, повторяя пройденное? Ответа пока нет. Но то, что появляющаяся информация неизбежно имеет тенденцию оформления в документ, — это бесспорно. Развитие общества идет по пути умножения документов и рост их находится в зависимости от темпов роста общественного производства.

Источником возникновения многообразия документов прежде всего является наука. В сфере науки документальная

фиксация информации играет глобальную роль. Во-первых, отдельные ветви науки существуют и функционируют исключительно в виде текстов, в форме документов. Это — практически все гуманитарные науки, задача которых осознание, проникновение в сущность социальных процессов, а результатом является создание текста. Способность к распространению в обществе эти знания приобретают в форме документа: монографии, статьи, диссертации, депонированной рукописи и т.д. Кроме того, документы сами становятся объектом изучения гуманитарных наук, поскольку опосредованно несут в себе отражение социальных процессов и явлений.

Документы также участвуют в промежуточных процессах научного исследования: информируют об аналогичных и смежных исследованиях, фиксируют промежуточные результаты (в форме научных отчетов, тезисов докладов).

В естественных и технических науках роль документов не менее значима. Правда, в качестве объекта изучения выступает не сам документ, а природные и искусственно воссозданные человеком феномены. Результаты такой научной деятельности воплощены в технологии, что предполагает их практическое использование. Это, в свою очередь, фиксируется в научно-|технической, технологической, патентной, нормативной документации, конструкторских чертежах и т.д.

Таким образом, начальный, промежуточный и конечный результаты научной деятельности немыслимы без документаль ной фиксации. В сфере науки документы являются одновременно объектом изучения, вспомогательным средством, способствующим оптимальному ведению исследования, и его конечным результатом.

Источником возникновения документов является и современное промышленное производство. Документы регулируют всюпроизводственную деятельность, начиная с разработки внедряемого в производство образца и до сдачи его в торговую сеть, отправки потребителю. Это — технологическая, конструкторская, патентная, нормативная документация, экономические расчеты эффективности, промышленные каталоги и прейскуранты, паспорта изделий.

Еще одним важным источником производства документов яв-

ляется управление. Система управления может быть рассмотрена

Как особая функция в социальной структуре общества на федеральном, отраслевом, региональном, местном уровнях и как подсистема любой сферы деятельности, включая отдельное предприятие. Процесс принятия управленческого решения • н уществляется на основе получения и переработки (анализа, > «шоставления, синтеза) информации и подготовки на этой «н'нове документа. Информация в управлении — это совокупность нормативных, инструктивных, директивных, технико-тономических сведений, необходимых для решения задач 1*.гюития и функционирования управляемого объекта. Она неразрывно связана с инструментарием, обеспечивающим - 1юр, хранение и обработку информации. Важнейшим источником информации в управлении является экономика, проте-ь.иощие в ней разнообразные процессы. Особенности той или иной стороны производственно-хозяйственной деятельности оставляют различия видов информации. А фиксация на носи-пчнгх по установленным правилам управленческих действий, i с документирование, приводит к появлению управленческих «окументов.

Источником, увеличивающим многообразие документов, является и образование, т.е. способ передачи знаний, вырабо-миных предыдущими поколениями последующим. Эти знания, естественно, зафиксированы в документах, как не приспособленных для обучения (рукописях, монографиях, статьях и ц).), так и специально адаптированных целям обучения (учебники, учебные пособия, сборники задач и упражнений, хрес-тматии и др.).

Художественно-творческая деятельность — еще один ис-тчник многообразия документов. Познание человеком объект явной реальности представляет собой не только проникновение в сущность явлений с помощью разума. Действительность дана людям в целостном эмоциональном восприятии, которое формирует художественное знание. Все явления реального мира существуют в состоянии определенного соотношения. мдержания и формы, гармония которых вызывает эстетичес-ute переживания. Благодаря воссозданию их целостного образа в словах, красках, линиях, звуках люди могут транслиро-мкь свои ощущения, переживания, тонкие нюансы психологических взаимоотношений, вызывая адекватную реакцию,

душевный отклик у людей, разделенных пространством и временем. Являясь образно-эстетическим способом отражения действительности, художественно-творческая деятельность своим результатом имеет художественные тексты, музыкальные, сценические и изобразительные произведения, художественные фильмы. Создаваемые в этой сфере документы преимущественно воздействуют на органы чувств силой и динамичностью образных, звуковых и цветовых раздражителей, что обеспечивает положительный эмоциональный фон. Ценность подобной документной информации заключается в ее неповторимом, субъективно пропущенном через авторский внутренний мир и социальный опыт отражении реальности.

Документы не всегда несут в своем содержании абсолютно новую и оригинальную информацию, являющуюся плодом научных исследований и художественно-творческого осмысления действительности. Наоборот, совершенно новые и оригинальные идеи появляются крайне редко. Чаще всего текст документов являет собой результат логической и художественной переработки известных фактов, сведений, они нацелены на их популяризацию, распространение, систематизацию, учет и т.п., что преломляется в создании разных по целям документов.

Подготовку документов осуществляет автор. Автор может быть индивидуальный — физическое лицо, своей творческой деятельностью создающий текст. Авторов может быть и несколько.

В таком случае их называют соавторами. В качестве автора может выступать и юридическое лицо — коллектив, предприятие, социальная структура и государство в целом. Безусловно, проект документа, его первоначальный текст может быть создан только творческим трудом одного или нескольких человек. Но в процессе его коллегиального обсуждения в текст вносятся поправки, дополнения, документ зачастую утверждается голосованием, в результате чего индивидуальный характер его подготовки теряет свое значение и автором становится коллектив, утвердивший его текст.

В процесс подготовки документа также входит его редактирование. Редакционный этап — центральная стадия издательского процесса. Ее началом следует считать прием рукописи от

и втора, концом - передачу рукописи в производство. В редакционной подготовке нуждаются все без исключения рукописи. Редактирование осуществляет многообразные задачи, связанные с разными видами редакции: логической, стилистической, лексической, грамматической, синтаксической. Редактор работает с рукописью, в его задачи входит:

• проверка соответствия текста лексико-стилистическим и грамматическим нормам языка;

• умение анализировать (а в случае необходимости и изменить) смысловые связи в тексте;

• умение организовать и оформить текст в соответствии с определенными целевыми установками и нормами издательского дела.

Соответственно, можно говорить о логической, лингвистической и издательско-оформительской культуре редактирования. Аналитическая работа редактора над текстом аналогична анализу любого иного объекта и основана на двух операциях, осуществляемых в большей или меньшей мере стихийно или осознанно: мысленном делении текста на некоторые составные части (единицы текста); исследовании и оценке связей, которые их характеризуют.

Критерии, влияющие на эти операции, определяются разнообразными подходами к тексту. В зависимости от задач анализа одна и та же текстовая конструкция разбивается на смысловые, грамматические и стилистические единицы и исследуется со стороны соответствующих связей. В результате редакторской работы текст документа обретает законченные формы.

Важнейшей задачей следует считать также техническую обработку рукописи - вычитку, которая устраняет возможные недочеты рукописи, оставшиеся после редактирования и перепечатки. В типографиях, которые используют печатные формы, различают следующие виды оттисков, которые подвергаются вычитке:

• гранка — колонки связанных вместе строк;

• верстка — композиционно законченный набор полосы;

• сводка - оттиск сразу нескольких полос, расположенных в том порядке, в каком они будут печататься на листе бумаги в печатной машине;

• чистый лист — оттиск с приправленной в машине печатной формы, полученный в процессе печати тиража;

• сигнальный экземпляр — пробный экземпляр готового печатного документа.

Оттиски, полученные с гранок набора, читает типографский корректор; наборщик исправляет ошибки и делает новый оттиск, который посылают в издательство. Вычитке подвергаются все виды оттисков. Рабочий экземпляр корректурных оттисков подписывается в печать.

Задачи закрепления текста на материальном носителе, тиражирование документа решает полиграфическое производство.

Сегодня полиграфические предприятия располагают самыми разнообразными технологиями, учитывающими специфические особенности документов, качество материальных носителей, необходимый тираж и т.д.

Суть полиграфического процесса состоит в следующем: отредактированному тексту путем верстки придают окончательный вид документа, т.е. размещают текст, рисунки, фотографии, декоративные элементы и т.д. Если раньше, чтобы издание вышло в свет, ему необходимо было пройти большой путь — от автора до типографии, где текст набирался вручную наборщиком или линотипистом, то сегодня весь текст набирают на компьютере. Таким образом, формируется оригинал-макет, который с помощью копировально-множительной техники будет размножен в нужном количестве экземпляров. Оригинал-макетом в издательской практике принято называть рукопись, полностью подготовленную к сдаче в типографию для воспроизведения средствами полиграфической техники.

Этот процесс осуществляется при посредстве переснятых с оригинал-макета пленок и специальных форм. Форма должна иметь печатающие и пробельные участки. Печатающие участки воспринимают краску и переносят ее на воспринимающую поверхность, а пробельные участки краску не воспринимают и соответственно не переносят на оттиск. Это достигается различными средствами. Различают высокую, глубокую и плоскую печать. При высокой печати печатающие участки делают возвышенными, а пробельные — углубленными. Механическим прессованием лист плотно прижимают к форме и таким образом воспроизводят текст. При глубокой печати краска

шливается в углубления, которые и переносят изображения па лист. Плоская печать использует свойства некоторых материалов дифференцированно относиться к типографской краске, либо притягивать ее, либо отталкивать. Например:

- электрофотография — способ копирования, основанный на свойствах некоторых полупроводниковых материалов, заряженных электричеством, образовывать изображения проецируемого оригинала. Этот принцип положен в основу широко распространенного ксерокопирования;

- гектография - основана на способности желатинового слоя воспринимать специальные чернила, которыми написан исходный текст и переносить их на прижимаемые к желатиновому слою листы бумаги;

- литография — способ плоской печати с литографского камня или металлической пластины, на которых печатающие элементы путем химической обработки сделаны воспринимающими жирную типографскую краску, а пробельные — отталкивающими;

- светокопирование — способ, основанный на свойстве соединений, входящих в состав покрытия светочувствительной бумаги разлагаться под действием ультрафиолетовых лучей;

- офсетная печать осуществляется путем нанесения на алюминиевую пластину гальванопокрытия, которое впоследствии протравляется на пробельных участках.

Репрографические методы предназначены для факсимильного воспроизведения оригинала документа без посредничества печатных форм. Они основаны на использовании оптической неоднородности материалов по отражению, поглощению и пропусканию света. Факсимильное воспроизведение документа оптическими методами сводится к получению его неискаженного изображения на каком-либо светочувствительном слое.

Каждый из методов тиражирования документов различается по ряду технических и экономических характеристик: максимальному количеству оттисков, скорости, дешевизне, удобству, компактности и т.д. В результате тиражирования документы печатаются в нужном количестве экземпляров и осуществляют дальнейшее движение к потребителю.