Хранение документов

Хранение — это комплекс мероприятий, обеспечивающих наиболее рациональное размещение документов и их длительную сохранность с целью использования. Хранение включает: подготовку помещений и оборудования для размещения документов, расстановку их на полках, создание оптимального физико-химического и биологического режима. Под физико-химическим и биологическим режимом понимается предохранение документов от повреждения посредством создания и поддержания оптимальных условий хранения, т.е. оптимального освещения, ограничения прямых солнечных лучей, поддержание необходимой температуры, влажности, проведение комплекса противопылевых мероприятий, обеспечения противопожарной безопасности, защиты от биологических вредителей.

Хранение документов осуществляют архивы, библиотеки, музеи, центры научно-технической информации, отдельные предприятия и организации. Различают постоянное (бессрочное) хранение документов, имеющих особую историко-культурную ценность, и временное хранение, ограниченное конкретным промежутком времени, после истечения которого документы подлежат уничтожению. Необходимость уничтожения документов диктуется ограниченностью площадей, моральным устареванием их содержания и изношенностью,

ветхостью материального носителя, не позволяющим качественно его использовать. Чтобы упорядочить этот процесс в архивной и библиотечной деятельности сформированы критерии, согласно которым определяется ценность документа и сроки хранения его конкретных разновидностей (от 3 до 75 лет).

Организация хранения документов предполагает построение общей структуры хранилищ таким образом, чтобы отдельные ее звенья или все звенья в совокупности могли удовлетворять потребности в документах организаций, предприятий и каждого конкретного потребителя. Это достигается координацией их комплектования, базирующейся на сочетании универсальных (федеральных и региональных) хранилищ со специализированными (комплектующими лишь отдельные разновидности документов) и отраслевыми. К универсальным хранилищам относятся в основном крупные библиотеки (РГБ, РНБ, универсальные областные, краевые и республиканские библиотеки). Примерами специализированных хранилищ могут служить: ВНТИЦентр, собирающий на федеральном уровне неопубликованные документы, ВИФС, комплектующий фонд стандартов и технических условий, ВПТБ и др. Отраслевые хранилища ограничивают профиль комплектования документами отраслевого содержания.

Средства хранения развиваются и совершенствуются с каждым годом. К традиционным формам хранения в виде рукописных или печатных документов на бумажной основе прибавились микрофильмы, магнитные пленки, оптические диски и другие средства, позволяющие длительное время сохранять информацию. Микрофильмирование — это получение фотографическим путем на специальном носителе существенно уменьшенных (иногда в сотни раз) микрокопий документов-оригиналов - микрофильмов. Основное назначение микрофильмирования - обеспечить создание емких хранилищ документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз, облегчить процедуру поиска документов. Системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.

Микрофильмы по видам и технологическим особенностям можно подразделить на:

• рулонные микрофильмы, информация на пленке в которых располагается последовательно по всей длине рулона;

• микрофильмы в отрезках — отдельные кадры микрофильмов, которые помещаются в прозрачные конверты, из которых потом формируются картотеки;

• микрокарты — плоские карточки определенного формата. Основа карточки может быть прозрачной и непрозрачной. Микрокарты на прозрачной основе называются диамикрокартами (микрофишами).

В настоящее время проблема хранения значительно видоизменяется в связи с активным переводом документов на машиночитаемые носители. Этот процесс имеет две стороны: хранение документов, которые изначально создавались в машиночитаемом варианте; перевод традиционных документов в машиночитаемые формы. Если первая сторона вопроса упирается в проблему создания необходимых условий хранения машиночитаемых документов, то вторая касается решения дополнительной задачи — определения вида документов, которые могут быть полностью или частично переведены на машиночитаемые носители, а также видов, которые нецелесообразно переводить.

Перспективным направление развития хранения является голографирование документации - создание голографической копии документа (голограммы) методом его съемки на специальные пластинки или пленки с помощью лазерного луча. На одной голограмме размером 102x126 мм можно поместить более тысячи микроголограмм диаметром 1-2 мм, что соответствует нескольким тысячам страниц текста.