Тема 3.2. Копийность документа

Слова «копия» происходит от латинского «copia» – «множество».

Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия».

Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск – это копия отосланного документа. Понятие «отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве.

Копии по способом получения делятся на ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке.

Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле).

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «ко­пия копии с копии» и т.п.

Копии разделяются в зависимости от способа удостоверения на: нотариальные копии, официально заверенные копии, простые заверенные копии, незаверенные копии.

Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника.

Дипломатические копии – их название происходит от слова «дип­ломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).

РАЗДЕЛ 4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА