Оформление справочно-информационной документации

Для принятия обоснованного управленческого решения необходимо собрать и обработать объективную и достоверную информацию. Источником такой информации могут служить справочно-информационные документы, к которым относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, сводки, обзоры, письма, телеграммы, факсы и др. По отношению к организационно-распорядительным документам, они носят вспомогательный характер. Справочно-информационные документы могут побуждать к действию, но, в отличие от организационно-распорядительных, не являются обязательными к исполнению.

В отличие от распорядительных документов, справочные имеют особенность продвигаться снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации или зам. руководителя организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Иногда справочные документы используются для информационных связей между равными, подчиненными организациями и должностными лицами.

Большое значение в информационном обмене между организациями имеет переписка (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма), так как позволяет осуществлять оперативный информационный обмен. Рассмотрим правила и примеры оформления некоторых из них.

Самым распространенным способом обмена информацией является письмо.

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Значительную часть входящих и исходящих документов любого учреждения составляют письма. Письма бывают: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и др.

Письма составляют на бланках писем формата А4 или А5. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации содержит следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (субъекта РФ); эмблему организации или товарный знак; код организации; наименование организации; справочные данные об организации (почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и др.). Эту группу реквизитов содержит бланк письма организации, изготовленный типографским способом. Кроме того, бланк письма содержит отметки для реквизитов: даты документа; регистрационного номера документа; ссылки на регистрационный номер и дату документа; места составления документа; адресата; заголовка к тексту; текста документа. (ПРИЛОЖЕНИЕ 11,12).

Текст письма может быть простым или сложным. Это зависит от типа письма. Обычные простые письма состоят из одной или двух частей: введения и заключения. Сложные письма содержат: введение, основную часть и заключение.

Во введении (вступлении) обосновывается вопрос. Излагается его предыстория или причина возникновения. Если причиной составления письма является какой-либо документ, то дается ссылка на него.

Основная часть (доказательство) содержит существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Эта часть должна быть убедительной и обоснованной.

В заключении излагается основная цель письма. Могут применяться и другие схемы построения – это зависит от назначения письма.

События, факты должны излагаться ясно, лаконично, объективно, грамотно. Текст должен быть убедительным, логичным, корректным по форме, последовательным и не допускать различного толкования.

Излагается текст от первого лица множественного числа (посылаем, просим, направляем, предупреждаем, сообщаем и т. д.). Не рекомендуется в одном письме рассматривать более одного вопроса. Это замедлит их исполнение и осложнит операцию по обработке писем. Желательно, чтобы текст не превышал двух страниц.

Письма, оформленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок к тексту. Заголовок начинается с предлогов " О " или " Об " и должен отвечать на вопросы: "О чем?", "О ком?", например:

" О ремонте школ ",

" Об оказании гуманитарной помощи ".

При оформлении ответного письма в бланке приводится ссылка на номер и дату письма, на которое дается ответ.

При адресовании письма более чем в четыре адреса исполнитель должен составить список рассылки.

Визировать письма могут руководители подразделений, подготовившие письма; руководители заинтересованных структурных подразделений; заместители руководителя организации – кураторы соответствующего направления. Визируется второй экземпляр письма (остающийся в архиве организации).

Подписывают письма руководители самостоятельных структурных подразделений (если им это право предоставлено), заместители руководителя организации (в рамках предоставленной им компетенции) и руководители организации.

В нижней части листа, под подписью руководителя, должна быть отметка об исполнителе письма. Подписанные письма не исправляются и не дополняются.

Датой письма считается дата его подписания.

Для того, чтобы избежать ошибок при работе над текстами служебных писем, соблюсти этику служебной переписки, а также учесть особенности языка и стиля, необходимо использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке. Эти пособия содержат большое количество образцов служебных писем, отражающих самые различные ситуации, возникающие при общении с отечественными и зарубежными партнерами (6; 13; 20; 24).

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации зависят оперативность и правильность принятия решений. Обеспечить срочное получение информации можно передачей ее по телеграфу.

Передача факсимильной копии документа, схем, чертежей и рисунков осуществляется фототелеграммами.

Степень срочности телеграммы определяется обозначением: "срочная", "правительственная", "внеочередная" и т. д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

Телеграмма содержит точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для упрощения обработки телеграмм, правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Например:

НОВОСИБИРСК ГРАНИТ ПЕТРОВУ

Если телеграмму надо отправить в несколько адресов, каждый адрес указывают индивидуально. Печатают адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начинается текст с абзаца. Дальше в тексте абзацы не делаются. Текст и адрес печатаются без переноса слов. Излагается текст сжато.

Пример оформления письма:

Наименование предприятия

Адрес предприятия Директору

тел. Фамилия И.О.

факс. Адрес предприятия

р/сч

__________№____________

На №____от_____________

О поставке мебели

Уважаемый ______________________

Сообщаем Вам, что оплата двух комплектов офисной мебели была произведена нашим предприятием 15.01.2002. Посылаем копию платежного поручения под № 4346. Просим не задерживать отправку контейнеров. Мы рассчитываем получить заказ в согласованный нами срок.

С уважением

Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия

Исполнитель:

Фамилия И.О. Тел.

Идентификатор электронной почты

Он должен состоять из одной части – заключения. Иногда приводят краткое доказательство. Пишется телеграмма телеграфным языком, без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если же знаки препинания необходимы, их пишут сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб.

В телеграмме пишут словами такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс),! (восклицательный знак),? (вопросительный знак), % (проценты),: (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например:

ТЕЛЕГРАММА

ТОМСК 25

ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк

ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ

______________________________________________________

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.

Тел. 24-02-83. Р/счет _________________

Директор А.И. Петров

Исх. № _______________

Дата _________________

Пример шифрованной телеграммы:

НОВОСИБИРСК КОБРА

ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ

ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ

ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ

630070, г. Кемерово – 59, ул. Горького, 24.

Каскад. Тел. 24 02 50 Р/ счет ____________

Директор К.П. Сомов

Исх. № ________________

Дата __________________

Справка содержит описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. В делопроизводстве организации чаще составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Такая справка содержит сведения о работе в данной организации, указание специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (ст. 40 КЗОТ РФ). Справки оформляют на бланках формата А5, которые имеют адрес организации и трафаретный текст.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества лица в именительном падеже; должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывают место предоставления справки в именительном падеже. Например: школа № 16. На справке должны стоять дата ее подписания и порядковый номер. Такие справки составляют в одном экземпляре на бланке предприятия.

Другой вариант справки содержит информацию по производственной тематике. Такие справки бывают двух видов: внутренние и внешние. Внутренние – справки, предназначенные для руководителя предприятия, не выходящие за его пределы. Их составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Внешние – справки, составляемые по запросу внешних организаций. Такая справка имеет заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах. Один направляют адресату, другой подшивается в дело. Справки подписываются руководителем предприятия. Справка, имеющая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Составляют докладную записку для того, чтобы сообщить руководителю о каких-либо фактах, событиях. Она может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Внутренняя докладная записка, адресованная руководителю предприятия, может быть составлена машинописным или рукописным способом. Заголовок к тексту должен раскрывать содержание докладной записки. Первая часть текста обычно содержит факты или события, которые послужили поводом к написанию докладной записки. Вторая часть – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки подписывают составители (авторы).

Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписывают руководители предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке учреждения.

Справка с места работы:

Наименование предприятия Место предоставления

Адрес предприятия справки

Тел.

Факс

СПРАВКА

Дата №_____

Иванова Людмила Александровна работает экономистом отдела маркетинга

________________________________ с окладом _______________ руб. в месяц.

(наименование предприятия) (цифрами и прописью)

Директор Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

М.П.

Объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.) или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки бывают двух видов. К первому относят документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его положений. Оформляются на общем бланке учреждения.

Ко второму виду относят объяснительные записки, составленные по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных сотрудников. Текст таких записок должен содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние записки, их подписывают составители.

Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата. Текст составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Производственно-технический отдел Директору ЗАО

"Карелия"

В.П. Максимову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.01.2002

Москва

О командировании

В.М. Баранова

В связи с необходимостью согласования Технического задания по заказу № 157, прошу командировать менеджера производственно-технического отдела Баранова В.М. на завод "Формаз" с 15.02.2002 по 25.02.2002.

Начальник ПТО Подпись И.О. Фамилия.

Пример оформления объяснительной записки:

Департамент ценных бумаг Заместителю директора

банка

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА А.В. Петрову

21.02.2002 № 19

Сводный отчет отдела за Ш квартал 2002 г. не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных Красногорского филиала банка.

Начальник департамента Подпись П.А. Якушев

Форма внешней докладной записки:

Министерство культуры Ректору Московского

Российской Федерации государственного университета

культуры и искусств

Т.Г. Киселевой

Управление образовательной,

научной и социальной

политики

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

15.03.2002 № 35

Москва

О порядке приема в высшие

учебные заведения

Т Е К С Т

Заместитель Начальника

Управления Подпись С.Г. Мураталиева

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Обычно акты составляются комиссиями – постоянно действующими или назначаемыми распорядительным документом (приказом). Иногда акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Причины составления актов могут быть различными: инвентаризация; прием-передача (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.); ликвидация (учреждений, предприятий, организаций); прием объектов; проведение испытаний и т. д.

Акты составляют по единой схеме. Сначала члены комиссии должны изучить существо вопроса, который нужно отразить в акте. Необходимо изучить законодательные и нормативные документы, касающиеся данного вопроса. В акте отражают те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Оформляется акт на общем бланке. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для однотипных ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Существуют, например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, акты, составляемые архивными учреждениями при проверке состояния архивных дел, и т. д.

Текст акта состоит из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы. Введение во всех актах формализовано. Обычно в нем указывают основание для составления данного документа, перечисляют лиц, которые составляют акт. Начинается эта часть акта словом " Основание " и печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и перечисляются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 25.02.2002 № 125 "О списании испорченных товаров со склада".

С новой строки от левого поля прописными буквами пишется слово " Составлен " и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель ___________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии 1. ______________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

2.

3.

Присутствовали: 1. ______________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

2.

Фамилии членов комиссии располагают по алфавиту. В название должности входит название учреждения. Констатирующую часть начинают с абзаца. В ней излагают цели, задачи и суть работы, проделанной составителями акта, а также ее результаты.

Заключительная часть акта содержит выводы или рекомендации. Этой части может и не быть. Акт может заканчиваться констатацией фактов. В некоторых случаях после текста указывают количество экземпляров акта и где они находятся.

После текста акта ставят подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Должности перед фамилиями не указывают. Например:

Председатель комиссии Подпись А.В. Кузьмин

Члены комиссии Подпись Т.А. Щеглова

Подпись М.Б. Крылов

Подпись А.Н. Мазарович

Перед текстом акта оформляют заголовок, который начинается с предлога " о " (" об ") и формулируется с помощью отглагольного существительного " О списании ", "Об уничтожении". Некоторые виды актов необходимо утверждать. Гриф утверждения включает следующие сведения: слово "УТВЕРЖДАЮ", должность лица, утверждающего акт, подпись, расшифровку подписи и дату утверждения.