Службовий документ: визначення, виды, класифікація

Деловой документ явл-ся разновидностью неопубликуемого, т.е. предназначенного для однократного использования. Его цель – принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и явл-ся средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации. Подавляющее большинство используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксированной информации явл-ся документ.

К деловым документам относятся:

- информационные; – документы коллегиальных органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные записки);- распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

- организационные (положения, уставы, инструкции);

- документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, по контрактной системе найма работников);

- документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствова­ния, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);

- документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

- учетно-финансовые (оформление открытия счета в бан­ке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудо­вые соглашения, поручения);

-документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию совместных предприятий).

Деловые документы часто называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией (сово­купность документов по определенному предмету).

В учреждениях, организациях и предприятиях образуют­ся функциональные комплексы документов (потоки и мас­сивы) или функциональные системы документации: органи­зационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабженческо-сбытовой. Деловой документ отличается совокупностью внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер доку­мента, элементы его правового, делопроизводственного оформ­ления и начертания знаков письма.

Большинство деловых документов оформляются соглас­но формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные документы с учетом возможности их ма­шинной обработки и изготовления бланков. Существуют стан­дарты на унифицированные системы документации.

Зачастую документы под одним названием входят в раз­ные системы документации. Например, заявления на предо­ставление отпуска и на открытие расчетного счета в банке относятся к различным системам документации, хотя име­ют одно название — заявление.

Деятельность по созданию документов называется доку­ментированием. Условия, обеспечивающие движение, поиск и хранение документов, объединяются под общим названи­ем — организация работы с документами. Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами в процессе управленческой деятельности, на­зывается делопроизводством.

Деловые документы классифицируются по различным признакам: поступлению, происхождению, направлению, ста­диям создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.

По поступлению деловые документы делятся на офици­альные (служебные) и личные. Официальный (служебный) документ создается органи­зацией или должностным лицом и оформляется в установ­ленном порядке. Должностное лицо осуществляет функцию представителя власти и занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных, админис­тративно-хозяйственных обязанностей. Такой документ от­ражает деятельность учреждения, фирмы, организации, пред­приятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).

Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служеб­ных обязанностей (письмо, записка).

По происхождению различают документы внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для функционирования внутри создавшей его организации (приказ, распоряжение, акт). Внешний документ предназначен для на­правления за пределы организации, в которой он создан (пись­мо, телеграмма, запрос),

По направлению деятельности документы делят на вхо­дящие и исходящие. Входящий документ поступает в орга­низацию, исходящий — направлен из учреждения (органи» зации, предприятия).

По стадиям создания различают черновой, беловой доку­менты, оригинал и копию, Черновой документ — рукописный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой — имеет текст, переписанный или перепе­чатанный с чернового документа без помарок и исправле­ний. Документ является оригиналом, если это первый и един­ственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называ­ют умноженными, когда они составлены в нескольких эк­земплярах и каждый из них имеет одинаковую юридиче­скую силу (договор, положение, устав),

Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние признаки или часть их, в т. ч. элементы его право­вого, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом отношении оригинал и копия равноценны.

Различают несколько видов копий: выписки-копии, воспро­изводящие часть текста документа; отпуски — полные копии документа. Особый вид копии — дубликат, имеющий одинако­вую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).

По сложности выделяют простые (рассматривают один вопрос) и сложные (два или несколько вопросов) документы.

По срокам исполнения документы делятся на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостовере­ния) и несрочные,

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, от­чет, протокол и др.), а также и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и т, п.)

По гласности различают документы обычные, секретные, для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку и гриф секретности — «секретно». С ними ведут работу лица, которые имеют разрешение и ознакомлены со специальной инструкцией по секретному делопроизвод­ству. Документы служебного пользования, содержащие не­секретные сведения, не подлежат огласке в открытой печати, по радио, телевидению, используются только работниками данного предприятия (организации, учреждения). На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

По срокам хранения выделяют: документы постоянно­го, длительного (свыше 10 лет) и временного храпения (до 10 лет).

По форме различают стандартные (типовые) и индиви­дуальные документы. Стандартный документ содержит одно­родные вопросы и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан на бланке, где имеется постоянная и перемен­ная информация (командировочное удостоверение, справка).

Индивидуальные документы создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат твор­чества исполнителя (докладная записка).