Обеспечение сохранности документной инф-ции

Классификация док.: оперативные док.; док., отражающие научно-технические достижения, общественную жизнь (хранятся постоянно); социальные док., содержащие социально значимую инф-цию (хранятся в течение в жизни). Для определения ценности инф-ции проводится экспертиза (начинается с момента регистрации). Для этого создаются экспертные комиссии (для больших орг-ций — постоянные ЦЭК). Действуют на основе примерного положения об ЭК орг-ции (1995 г.)

ЭК оценивает ценность следующих групп док.: изобретения и открытия; научно-техническая документация; док. с повторяемой инф-цией; док., входящие в АСУ. Экспертиза осуществляется на основе основных и дополнительных критериев ценности. Осн. критерии: происхождение (роль и место орг-ции, деятеля науки и культуры в соц. жизни общества); содержание (значимость события, факта, повторение этой инф-ции в других док.); внешние особенности док. (юридическая достоверность). Доп. критерии: значимость инф-ции для развития науки и техники; новизна задач и решений; приоритетность авторства; экономическая эффективность; соц. значимость.

Требования к систематизации документов и формированию дел.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения и оформленные в установленном порядке. Бывают: типовые, примерные и индивидуальные. Первые и вторые разрабатываются службой организации документации. Они также определяют круг документов, сдаваемых в архив, и для достижения единства. Отличаются тем, что первые обязательные, а вторые носят рекомендательный хар-р. Третьи составляются внутри каждой организации (не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию). Номенклатура составляется в 4-ом квартале текущего года на последующий период. Обычно на 5 лет, но через год может корректироваться. Номенклатура дел по организации составляется по след-щей форме: 5 столбцов, пронумерованных; по строкам разделы. Разделы - наименования структурных подразделений организации (01, 02, 03,...; если внутри есть, то 01.01, 01.02,...). 1-ый столбец - индекс дела, складывается из индекса подразделения и индекса дела (01-02). 2-ой столбец - заголовок дела: 1) ОРД; 2) плановые документы; 3)отчетные; 4) документы по основной деятельности; 5) документы по ревизиям. 3-ий столбец - кол-во дел (объем дела не более 250 страниц, иначе делится на тома). 4-ый столбец - срок хранения. 5-ый столбец - примечания.