Составление заголовка дела

Задача заголовка: четко, но в обобщенной форме отобразить содержание и состав дела. Состоит из: 1) название документа; 2) автор документа; 3) корреспондент (тот, кому это направлено); 4) вопрос или краткое содержание документа дела; 5) название местности, с которой связано содержание документа; 6) время; 7) указание на копийность дела.

Установление сроков хранения дел.

Проводится на основе специально установленных перечней. Сроки хранения уменьшать нельзя, только увеличивать. 1-3 категории сдают на хранение в гос. архив, а 4 категории не сдают. ДМН - «до минования надобности», ДЗН - «до замены новыми», «постоянно», «хранить до передачи в архив, если не берут уничтожается до минования надобности».

Оперативное хранение документов.

Хранятся в службах документационного обеспечения управления (ДОУ). Делится на: 1) хранятся в процессе исполнения; 2) исполненные документы. В процессе исполнения документы хранятся в специальных папках. Исполненные документы хранятся: в папках типа скоросшиватель (ненадолго), в папках со шнурками (надолго, в прямом хронологическом порядке).

Компьютерные технологии организации хранения и поиска документальной инф-ии.

Цель документального поиска: нахождение и выдача соответствующих запросу документов или их описанию. Документы, отвечающие запросу, наз-ся релевантными. При автоматизации поиска документальной инф-ии основным явл-ся формализация содержания документа и запроса. Используется 2 подхода: 1) содержание документа и его хар-ки представляются в структурированном виде; 2) поиск по всему тексту или поисковому образу документа. Эффективность поиска оценивается по полноте и точности. Полнота поиска - отношение числа выданных в ответ на запрос релевантных документов к числу всех имеющихся в поисковом массиве релевантных документов. Точность - отношение числа релевантных документов выдачи к общему числу выданных документов.