Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях и при других формах работы коллегиальных органов.
На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т.п.
Протоколы м.б. 3-х видов: краткие, полные, стенографические.
Протокол составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных и др. записей сделанных во время заседаний делопроизводственными работниками. Текст протокола д.б. подготовлен не позднее 3-х дней после дня заседания.
Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата заседания; регистрационный номер документа (в течение календарного года), место составления или издания документа (город), заголовок к тексту (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа).
|
|
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа. Например: «Протокол заседания совета директоров»
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная в свою очередь подразделяется на постоянную и переменную. В последней части пишутся с большой буквы слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Переменная часть содержит инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Фамилии присутствующих коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке. Если в составе коллегиального органа более 15 членов, то указывается общее количество присутствующих, а в скобках — «регистрационный лист прилагается». Регистрация приглашенных дополняется указанием (наряду с фамилией и инициалами) должности и наименованием организации. В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества. Вводная часть протокола заканчивается словами «Повестка дня». Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами, пишутся с красной строки и располагаются по степени важности и сложности. Каждый пункт повестки дня отвечает на вопрос «о чем?». Например: «Об успеваемости студентов в десятом семестре»
Основная часть протокола содержит разделы: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») по каждому вопросу повестки дня. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, ставят тире и с большой буквы начинают излагать содержание доклада (сообщения). Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут: «Доклад прилагается».
|
|
После слова «ВЫСТУПИЛИ» с красной строки в именительном падеже пишут инициалы и фамилии выступающих, а после тире с большой буквы — содержание выступления. Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывается: «Выступление прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» оформляются также вопросы и ответы, пишут инициалы и фамилию, тире, затем содержание вопроса или ответа.
Завершающая часть протокола по каждому вопросу повестки начинается словом «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Отражает решение по принятому вопросу..
Если протокол содержит решение об утверждении какого-либо документа, то он должен быть приложен к протоколу.
При выборах в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.
Если к протоколу прилагается стенограмма, то об этом делается запись после первой части протокола.
Протокол подписывают председатель и секретарь. Если для ведения собрания избирался президиум, то протокол подписывают и члены президиума. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми, присутствовавшими на заседании. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, проекты, доклады и т.п., которые оформляются как приложения. Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся постоянно. Датой протокола является дата проведения заседания.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", указания должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы делопроизводства.