Классификационные признаки документов

Все многообразие документов, обслуживающих сфе­ру управления, можно классифицировать по различ­ным основаниям. По происхождению различают документы личные и официальные.

По способу документирования различают доку­менты: рукописные письменные (текстовые); изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта); графические (документы, выполненные графическим способом); фотодокументы; фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте); кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники); документы, созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от отношения к аппарату управле­ния различают документы:

- входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации);

внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы со­держат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов. таким документам относятся, как пра­вило, приказы, протоколы, постановления, решения. По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержа­щие несекретные сведения, могут использоваться ра­ботниками данного учреждения.

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах содержание изла­гается в виде связанного текста. Составитель (испол­нитель) индивидуального документа готовит ориги­нальный текст, посвященный одному (или несколь­ким) вопросам для выполнения конкретной управлен­ческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом. В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее под­готовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для за­полнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка. Типовые документы используются для документи­рования однотипных (повторяющихся) ситуаций, состав­ляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др.). В документоведении метод типизации используется при раз­работке типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов, или эталонов, на основе которых созда­ются конкретные документы.

По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авто­ре, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал. Черновой документ (может быть изготовлен руко­писным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа, и не обладает юридической силой. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимиль­ная копия полностью воспроизводит содержание доку­мента и все его внешние признаки — содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты докумен­та, но не обязательно повторяет его форму. Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровож­даемая отметкой "Дубликат".

По срокам хранения документы делятся на доку­менты постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения до­кументов определяются федеральной архивной служ­бой и закрепляются в перечнях документов с указани­ем сроков хранения.

В зависимости от сферы деятельности официаль­ные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологи­ческие) и др.

Документы можно классифицировать по их назна­чению. Распорядительная деятельность в управленчес­кой практике выражается изданием приказов и указа­ний, постановлений, решений, распоряжений. Планирование — посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.; учет— составлением и обработкой статистичес­кой, бухгалтерской и оперативно-технической докумен­тации; регламентация отдельных направлений деятель­ности проводится в виде издания инструкций, методи­ческих указаний, регламентов, правил.