Правила подготовки информационно справочных документов: актов, докладных записок, справок, писем, телеграмм, факсограмм и т.д

Акт - информационно — справочный документ, составляемый группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Он может содержать выводы, рекомендации, предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

Акт составляется на общем бланке. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть – содержит основание (основания) для составления акта, перечень лиц, составивших акт и лиц, присутствующих при этом.

Констатирующая часть - представляет описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), установленные факты, выводы и предложения. После текста делается отметка о наличии приложения.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении: председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке), и утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен акт.

Комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, тезисов докладов и выступлений, проектов решений, стенограмм, звукозаписей и др. Датой протокола является дата проведения заседания. Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.

Протокол может оформляться как на специальном бланке протокола, так и на листах формата А4.

Формы протоколов (выбирает руководитель):

· полный протокол — содержит запись всех выступлений на заседании;

· краткий протокол — содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Текст полного протокола состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть — здесь указываются ФИО председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание, повестка дня. Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола.

Основная часть - представляет собой текст, состоящий из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

· «СЛУШАЛИ:…»;

· «ВЫСТУПИЛИ:…»;

· «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…».

Письма - документы, служащие средством общения между учреждениями, частными лицами.

Виды служебных писем:

1. письмо — просьба;

2. письмо — предложение;

3. письмо — претензия;

4. письмо — запрос;

5. письмо — извещение;

6. информационное письмо;

7. письмо — отказ;

8. письмо — напоминание;

9. сопроводительное письмо и т.д.

Алгоритм подготовки служебных писем:

· сбор информации, при необходимости – изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов на них;

· подготовка и написание проекта текста письма, его редактирование;

· согласование проекта текста письма, редактирование;

· подписание письма руководителем;

· отправка письма с обязательной регистрацией.

Текст служебного письма состоит из обращения, вводной части, основной части и заключения.

Вводная часть — указываются причины, основания, цели составления документа, при необходимости ссылки на даты, факты, документы.

Основная часть — излагается главная цель письма: просьба, предложение, отказ, ответ и т.д.

Заключение — обычно представляет собой формулы вежливости.

Служебная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Текст докладной записки состоит из двух частей:

1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;

2. выводы и предложения.

Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. Виды заявлений:

· заявление-просьба (ходатайство);

· заявление-жалоба;

· заявление — объяснение (объяснительная);

· заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Заявление пишется от имени одного лица, но могут быть и коллективные заявления. Заявление пишется на имя того лица, в компетенции которого находится данный вопрос.

Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. При этом ФИО не указываются, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».