Теоретические основы документоведения

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ

1.1. Сущность понятия «документ»

Понятие «документ» является центральным, фундамен­тальным в понятийной системе документоведения. Оно от­ражает признаки реально существующих предметов, служа­щих объектами практической деятельности по созданию, сбо­ру, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информа­ции в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах обществен­ной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документа.

Оно понимается по-разному в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, библиографо-, архиво-и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности — библиотечном, музейном, архивном Деле и библиографии. Отсюда его многозначность (полисе-мичность), которая затрудняет общение и взаимопонимание между специалистами документно-коммуникационной сфе­ры. Определение общего значения понятия «документ» явля-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 1, Понятие о документе

ется задачей теоретического документоведения, называемого документологией.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, кото­рая может быть использована как единица в документаци-онном процессе. Такое определение разработано и утверж­дено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотеч­ных ассоциаций, Международной федерации по докумен­тации, Международного совета по архивам, Международ­ной организации по интеллектуальной собственности. Со­гласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т. е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т. п. Такое определение позволяет причислить к докумен­там все материальные объекты, которые могут быть исполь­зованы для передачи информации в обществе (включая экспо­наты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т. п.).

В Украине официально приняты три значения докумен­та, зафиксированные в ряде государственных стандартов (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осу­ществления информационной деятельности.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком спосо­бом для ее передачи во времени и пространстве.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Материальный объект, содержащий в закрепленном виде информацию, оформлен­ный установленным порядком и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Отношение между разными значениями документа стро­ится по принципу иерархии — подчинения одного понятия другому, где каждое более широкое поглощает, включает в себя менее широкое. Необходимость поэтапного сужения объема понятия «документ» вызвана практическими целя­ми определения предмета деятельности той или иной отрас­ли. Определение Документа I обязательно для использова-

ния во всех видах нормативной документации: в справоч­ной, учебно-методической и другой литературе, относящейся к сфере информации и документации. Значение Докумен­та II принято в сфере книгоиздания и книгораспростране-ния. Сфера использования определения Документа III — де­лопроизводство и архивное дело.

Для документоведения в данном случае наиболее при­емлемым является определение Документа II: понимаемый так, он представляет собой двустороннюю единицу — соеди­нение материального объекта с информацией, закрепленной созданным человеком способом. Без одной из этих сторон нет документа. Указание такого признака, как созданный человеком способ закрепления информации, не позволяет считать документом, например, ген: генетическая информация закреплена способом, созданным природой, а не человеком.

Это определение позволяет ограничить круг основных документов — объектов документно-коммуникационной де­ятельности, сосредоточить внимание на понятии, которым оперируют библиотековедение, библиографоведение, книгове­дение и некоторые другие смежные с ними отрасли знания. В библиотечной, библиографической, книготорговой, инфор­мационной деятельности работают со специально изготовлен­ными объектами, т. е. документами, предназначенными для одновременного выполнения двух функций, которые явля­ются основными для документа, — это хранение и передача информации во времени и пространстве. Существует множе­ство предметов, на которых зафиксирована информация, на­пример, предметы быта, вывески, рекламные щиты, здания и т. п. Они также хранят и передают ее во времени, а некото­рые — ив пространстве, но для них эти функции являются вторичными. Значение Документа II выводит из числа доку­ментов предметы, которые не могут быть включены в опре­деленный документный фонд и не предназначены для широ­кого распространения в обществе.

Названные в определении признаки документа предпо­лагают: 1) наличие информации, смыслового содержания; 2) стабильную вещественную (материальную) форму, обеспе-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 1. Понятие о документе

чивающую долговременное использование и хранение доку­мента; 3) функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т. е. для использова­ния в социальных коммуникационных каналах.

Главной составляющей документа выступает информация, т. е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет определен­ную специфику, выражающуюся в следующем:

1. Документ является носителем социальной информа­ции, созданной человеком для использования в обществе.

2. Документ предполагает наличие семантической (смыс­ловой) информации, являющейся результатом интеллекту­альной деятельности человека. Наличие содержания — один из главных отличительных признаков документа. Бессмыс­ленная информация документом быть не может.

3. Информация передается дискретно, т. е. в виде сообще­ний. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материаль­ном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), ста­новится документом. Для документа характерна завершен­ность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение со­ставляют незаконченные литературные произведения, эски­зы, наброски, черновики, характеризующие творческий про­цесс их создателя (писателя, ученого, художника).

4. Как любой объект, имеющий знаковую природу, сооб­щение представляет собой закодированный текст. Значе­ние или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования ин­формации.

Фиксированное сообщение имеет знаковую форму* по­тому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декоди­ровать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость — обязательное свойство любого документного сообщения.

5. Документ — это информация, которая зафиксирована на

* См. с. 73—83.

материальном носителе способом, созданным человеком, — посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.

6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью).

Для документа важна стабильная вещественная форма. Запись «вилами по воде» документом не считается.

Информация может быть недокументной — не закреп­ленной — и документной — закрепленной на вещественном носителе (бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная табличка и т. п.), специально предназначенном для ее хранения и передачи в простран­стве и времени.

Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, принято называть материальным носителем или носителем информации. Су­ществование документа вне материального носителя невоз­можно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), пред­ставленную преимущественно в виде книг, брошюр, журна­лов, газет, листков, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т. п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и перга­ментных свитков и т. д. Такая конструкция дает возмож­ность документам быть удобными для перемещения, хране­ния и использования их (чтение, просмотр, слушание) в со­циальных документных коммуникациях. Однако специаль­ная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентифика­ция возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится докумен­том только в случае единства вещественного носителя и за­ключенной в нем информации. Двуединая природа докумен­та — одна из основных особенностей его как известной сис­темы. При отсутствии одной из перечисленных характерис­тик нет единства, а следовательно, и документа.

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 1. Понятие о документе

Документ специально создается с целью хранения и пе­редачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информа­ции и средство социальной коммуникации.

Существует также интерпретация понятия «документ», которой придерживается ИСО и которая отражена в ДСТУ 3017-95: это обеспечение взаимопонимания между основны­ми социальными институтами по хранению и организации пользования документами — библиотеками, архивами, музея­ми, информационными центрами.

Понятие «документ» выступает как родовое для видовых: опубликованный, неопубликованный, изодокумент, кино-, фоно-, фотодокумент и т. п. С этой точки зрения разновидно­стью документа являются: рукопись, книга, журнал, газета, буклет, открытка, чертеж, карта, ноты, фильм, грампластинка, микрофильм, магнитная лента, магнитный и оптический диск и т. п.

Наличие обобщающего понятия «документ» не исключа­ет возможности существования более частных, узкоспециаль­ных его трактовок применительно к различным сферам об­щественной деятельности и научным дисциплинам: истори­ческому источниковедению, делопроизводству, дипломатике, юридической науке. Некоторые специалисты не считают документами художественные произведения, памятники пись­менности прошлых лет. Другие признают таковыми лишь объекты, имеющие правовое значение и т. п.