По месту происхождения и доминирующей территории распространения различают местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ — вышедший и распространяемый в пределах нескольких областей или автономной республики (Крым); национальный или общегосударственный (в масштабах Украины — всеукраинский) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).
4.7. Типологическая классификация документов
Как известно, типология документа — это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков. Типологический критерий также может быть положен в основу организации классификационных рядов документов*.
Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов — это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения (жанр) произведения и др.
Целевое назначение документа — это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной дея-
|
|
* Подробная характеристика типов документов дана в разделе «Издание».
тельности: науки, производства, образования, управления и т. д. Целевое назначение тесно связано со специфическими функциями, выполняемыми отдельным документом или совокупностью документов. Так, целью выпуска документа может быть первичное изложение результатов научного исследования, популяризация научных знаний, систематизация знаний в целях обучения, облегчение поиска необходимых фактических сведений как общего, так и специального характера, отражение творческого наследия писателя и т. п.
В основу классификации можно положить типологизацию документов по следующим функционально-целевым установкам:
♦ обеспечение управления обществом (официальный документ);
♦ обеспечение научной информацией общества (научный
документ);
♦ обеспечение популяризации достижений науки, техники, производства, их истории (научно-популярный документ);
♦ обеспечение процесса обучения и воспитания (учебный
документ);
♦ обеспечение производства (производственный документ);
♦ обеспечение общества справочными данными (справочный документ);
♦ обеспечение вторичной информацией общества о содер
жании источников первичной информации (информацион
ный документ);
♦ обеспечение ознакомления общества с содержанием
художественных произведений (литературно-художественный
документ).
Целевое назначение — важнейшая характеристика Документа, в значительной степени определяющая его форму, композицию, стиль изложения и т. п.
|
|
Тесно связан с целевым назначением читательский адрес документа. Читательское назначение документа — это предназначенность документа читателю (потребителю) определенного возраста, уровня общей и профессиональной подготовки. Так, научный документ рассчитан преимущественно на научных работников, учебный — на учащихся, студентов и т. д.
Раздел I. Теоретические основы документоведения
Читательское назначение определяет многие характеристики документа. Оно призвано обеспечить соответствие содержания и формы документа определенной читательской группе.
В зависимости от читательского адреса все документы делятся на две большие группы: 1) по возрасту — документы, предназначенные для взрослых, детей и юношества; 2) по уровню общего и профессионального образования — документы, предназначенные для читателей-специалистов и неспециалистов (в данной области), учащихся, студентов и т. п. Отдельные типы документов имеют универсальный читательский адрес, т. е. рассчитаны на т. н. массового читателя: массово-политические, научно-популярные, справочные документы, художественная литература.
Важный признак, позволяющий выделить типологические черты документа — это характер информации, включающий в себя глубину разработки проблемы, предмет сообщения, стиль изложения материала, степень научности, нормативности и т. п.
Большинство этих признаков образуют понятие «форма сообщений (произведений)», весь массив которых делится на большие, средние и малые формы. В частности, к большим формам художественных произведений относят роман, драму, эпос; нехудожественных — монопроизведение. Последнее может быть выпущено в форме монодокумента, содержащего одно произведение, либо в форме сборника, содержащего ряд произведений. Средние формы художественных произведений — повесть, поэма, эссе; нехудожественных — статья, очерк. Малые формы — рассказ, повесть, поэма, стих и т. д.; реферат, тезисы, обзор, экспресс-информация и т. п.
Априорно установленное автором целевое назначение конкретного произведения (сообщения) должно сопрягаться с потребностями определенной сферы деятельности и запросами той группы читателей (слушателей и т. п.), для которых оно предназначается. Так, в научном документе (отчет о НИР) содержатся первичные сообщения об открытии либо изложение, анализ, обобщение научных фактов (монография). Тот же материал в учебном документе будет изложен в си-
Гдава 4. Классификация документов ____________________________________ П7
схематизированном и методически обработанном виде в соответствии с конкретными задачами обучения, в производственном — в виде специально разработанных инструкций, нормативов, правил, обязательных для выполнения.
Таким образом, на основе комплекса признаков образуются типы документов по которым строится общая, отвлеченная от отраслевой специфики, основная классификация документов. Между типами и видами документов существует тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении.
Однако только этими признаками классификации не исчерпываются. Уже сейчас их насчитывается около 300. Среди них: классификация документа по степени плотности информации в единице объема документа, по объему, составу основного текста, структуре, языку, хронологии, социально-культурной ценности документа и т. д. Кроме того, каждый вид документа, выделенный в самостоятельный классификационный ряд, имеет собственную внутреннюю дифференциацию, учитывающую специфику того или иного документа, а также задачи соответствующей сферы документно-коммуникационной деятельности.
Контрольные вопросы
1. Что такое классификация документа?
|
|
2. В чем сходство и отличие классификации и типоло-гизации документов?
3. Какова сущность понятий «вид» и «тип» документа?
4. Каковы три основных блока признаков, положенных в основу общей классификации документа?
5. Что такое семантическая классификация?
6. Как выделяются документы по характеру знаковых средств?
7. По какому признаку выделяют человекочитаемые и машиночитаемые документы?
8. Как распределяются документы по способу документирования?
9. Чем определяется необходимость классификации доку* ментов по материальной составляющей документа?
10. Каковы основные виды документов по условиям их бытования во внешней среде?
11. Есть ли противоречие в общей классификации документов, приведенной в учебнике?
12. Каковы направления дальнейшей разработки проблемы классификации и типологизации документов?
Практические задания
1. Используя блок-фасетную схему классификации, определите, документы каких видов есть в вашей личной библиотеке (фонотеке, видеотеке и т. п.).
2.Дайте краткую характеристику конкретным документам с точки зрения отнесения их к определенным видовым категориям документов.
ГЛАВА 5 СОЦИАЛЬНАЯ ДОКУМЕНТНО-КОММУНИКАЦИОННАЯ СИСТЕМА
5.1. Документная коммуникация
Понятия «документная коммуникация», «система документных коммуникаций», «документно-коммуникационная система» являются базовыми для документоведения, находятся на стадии своего становления.
Документной коммуникацией (ДК) будем называть коммуникацию, опосредованную документом, построенную на обмене документами между двумя или более людьми. ДК является подсистемой социальной коммуникации.
Документ возник и существует в документно-коммуникационном процессе, т. е. в такой коммуникации (связи между объектами реального мира), в которой от одного субъекта (отправитель) к другому (потребитель) передается документная информация (т. е. информация, содержащаяся в документе). Передача документной информации в обществе называется социальной ДК. Ее отправителем и потребителем является человек или группа людей, общество в целом. В социальной ДК документная информация, выступающая средством коммуникации, зафиксирована на материальном носителе. Иначе говоря, ДК — это процессы или способы рас-
|
|
120 Раздел I. Теоретические основы документоведенш
пространения (передачи) информации в обществе, осуществляемые с помощью документов.
В ДК в качестве средства коммуникации выступает документ — материальный (вещественный) объект, на (в) котором социальная информация зафиксирована, что позволяет ее хранить, а также передавать во времени и пространстве вместе с материальным носителем.
Элементарная модель социальной документной коммуникации представлена на рис. 6.
В процессе социальной документной коммуникации явно или скрыто присутствуют три основных элемента: коммуникант, коммуникат и реципиент.
Отношение «коммуникат-реципиент» (книга-читатель, документ-потребитель) является источником возникновения документных информации и коммуникации. В процессе коммуникации осуществляется кодирование и декодирование информации, содержащейся в документе.
К | ||||||
К | ||||||
о | о | Р | ||||
м | м | Е | ||||
м | м | Ц | ||||
у | И | |||||
н | /кодироХ | У | /ДЕКОДИ^у | п | ||
Ч^ ВАНИЕ ,) | н | А.РОВАНИЕ/ | ||||
и | и | и | ||||
к | к | Е | ||||
А | А т | Н | ||||
Н т | Т | |||||
^ | ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ | |||||
Рис. 6. Модель документной коммуникации
Глава 5. Соци альная документно-коммуникационная система _____________ 121
Коммуникант — отправитель документного сообщения, начинающий акт коммуникации (автор сообщения). Реципиент сообщения — его получатель, приемник (читатель, слушатель, зритель). Между коммуникантом и реципиентом устанавливается канал коммуникации, без которого связь не может состояться. По этому каналу от коммуниканта к реципиенту передается коммуникат — документное сообщение. Документную коммуникацию можно считать состоявшейся только в том случае, когда реципиент (потребитель) получил закодированную на материальном носителе информацию, отправленную коммуникантом, и декодировал ее.
В основе ДК лежит коммуникационный акт, в котором выделяются следующие составные части:
1) тот, кто передает документную информацию, — коммуникант — лицо или организация, генерирующие сообщение (автор документа, документной информации, сообщения);
2) тот, кому предназначена документная информация, — реципиент — это лицо или группа лиц, принимающих сообщение (потребитель документной информации, читатель, слушатель, зритель);
3) способ или канал передачи информации — коммуникант — это документ в форме книги, журнала, газеты, фильма, дискеты и т. п.;
4) содержание передаваемой информации, зафиксированной на материальном носителе;
5) код — правила языка, на котором зафиксировано сообщение;
6) контекст — в нем сообщение обретает всю полноту
своего смысла.
Обычно коммуникант имеет представление о том, как сообщение может интерпретироваться реципиентом. Однако результат интерпретации, т. е. толкование сообщения получателем, определяется рядом факторов — прежде всего, кодированием.
Как известно, кодирование — это представление идеи, которую стремится донести до получателя коммуникант, в кодах или символах, т. е. в знаках, переводящих идею на язык, понятный реципиенту. Кодирование должно обеспе-
Раздел I. Теоретические основы документоведения
5. Социальная документно-коммуникационная система 123
чить интерпретацию сообщения получателем в соответствии с целью коммуникации, поставленной отправителем. В качестве кодов, как уже отмечалось, могут использоваться слова, звуки, цвет и т. п. Процесс кодирования в значительной степени субъективен, поскольку зависит от личности кодирующего.
Составляя вербальные сообщения, стремятся правильно использовать семантику, т. е. воспринимаемое значение слов. Сообщение — это зафиксированная идея, которую хотел коммуникант сообщить реципиенту.
Сообщение состоит из двух ведущих компонентов:
1) содержания сообщения — что оно, собственно, содержит — мысли, аргументы, доводы, факты;
2) средства передачи (канала) документного сообщения — книги, журнала, газеты, афиши, грампластинки, диска и т. п.
Декодирование сообщения — это перевод его на язык получателя. Оно определяется личным восприятием получателя, его способностью распознавать и интерпретировать коды, использованные для передачи идеи. Адекватность восприятия сообщения носит в определенной степени субъективный характер и может варьировать от нуля до ста процентов. Так, незнание иностранного языка сводит возможность декодирования иноязычного сообщения к нулю. А наличие сходного профессионального, жизненного опыта у отправителя и получателя увеличивает адекватность восприятия. Принимающий сообщение — реципиент — неотъемлемый элемент связи, без него коммуникации нет. Реакция получателя определяет результативность, т. е. степень достижения цели с учетом затраченных усилий. Обратная связь, позволяющая оценить результативность сообщения, является непременным условием управления (регулирования) ДК. Приведенная схема существенно упрощает проблему. В действительности от автора к потребителю ведет гораздо более сложный путь, на котором происходит процесс создания, распространения, хранения и использования документа, доступа приемника к документному сообщению.
Место документа в социальной ДК обусловлено его функцией передачи сообщения от коммуниканта к реципиенту. Любой документ как элемент ДК можно охарактеризовать
по формуле: «кто, что, по какому каналу, кому, с каким эффектом сообщает». Этот перечень вопросов получил известность как «формула Ласвелла». Часто ее сокращают до минимума: «кто, о чем, кому». Эти вопросы в своей совокупности должны охарактеризовать процесс коммуникации: кто является коммуникантом; в чем состоит суть сообщения; по какому каналу оно передается (то есть особенности материального носителя и знаковой системы); какому реципиенту предназначено сообщение; какова цель коммуникации и условия ее осуществления (где, когда отправлено сообщение). Наконец, заключительный вопрос — с каким эффектом — должен показать, состоялась ли в действительности коммуникация, то есть получена ли потребителем информация. Таким образом, документ является средством (каналом) передачи информации, если его рассматривать как элемент коммуникационного процесса в целом, или источником информации (коммуникатом), если рассматривать его с позиции реципиента.