Образцы информационно-справочных документов

Новомосковское производственное Детский сад № 2 объединение «Азот» СПРАВКА 10.08.2000 № 113 г. Новосибирск Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструктор­ского отдела объединения. Оклад — 1600 рублей в месяц. Начальник отдела кадров Подпись А.В.Иванов Наименование предприятия Место предоставления справки адрес предприятия тел. Факс e-mail

Рис.2. Образец справки с места работы

СПРАВКА 00.00.2006 №___ Волхонская Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга ___________________________________ с окладом ___________________________________ руб. в месяц. (наименование предприятия) (цифрами и прописью) Директор подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия М.П.

Рис.3. Образец справки с места работы и заработной плате

Общий отдел Генеральному директору объединения Н.К.Иванову Докладная записка 10.05.2006 № 36 г. Новосибирск О модернизации офисной техники Довожу до Вашего сведения, что отдел маркетинга в настоящее время оснащен офисной техникой устаревшего образца, которая имеет ненадежные эксплуатационные качества. Прошу рассмотреть вопрос о приобретении новой офисной техники в отдел маркентинга. Зав. отдела маркетинга Подпись Г.Н. Колбина

Рис.4. Образец оформления внутренней докладной записки

Министерство общего Генеральному директору завода точного и профессионального образования РФ машиностроения И.И. Петрову Новосибирское областное управление народного образования Октябрьский отдел народного образования ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19.05.2009 № 15 г. Новосибирск О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2006 г., отделом Районо 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха завода точного машиностроения. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых. Зав. районо Подпись Н.И.Пирогова

Рис.5. Образец оформления внешней докладной записки

Производственно-технический отдел Директору ОАО "Глобус" ИВ. Басову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.2009 №___ О командировании Глебова А.И. В связи с необходимостью согласования Технического задания по заказу № 1017 прошу командировать ме­неджера производственно-технического отдела Глебова А.И. на завод "Формаз" с 14.10.2009 по 12.12.2009. Начальник ПТО подпись И.О. Фамилия

Рис.6. Образец оформления докладной записки

Департамент ценных бумаг Заместителю директора банка г-ну О.Б. Смольскому ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 17.08.2009 Сводный отчет отдела за III квартал 2008 г. не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных Красногорского филиала банка. Начальник департамента подпись И.Р.Владимиров

Рис.7. Образец оформления объяснительной записки

Приложение к протоколу заседания ликвидационной комиссии от 24.10.2009 №____ 14.12.2009 №_____ Москва комиссия по ликвидации _______________________________________акционерного общества (открытого/закрытого) _________________________________________________________________________________________ (наименование общества) Ликвидационная комиссия в составе: ________________________________________________________________________________________, (фамилии, имена, отчества членов ликвидационной комиссии) назначенная решением _____________________________________________________________ (наименование органа, номер и дата принятия решения) __________________________________________, составила настоящий акт о нижеследующем: 1. ______________________ акционерное общество____________________________________________________ (открытое/закрытое) (наименование) ликвидируется в соответствии с ____________________________________________________________________ (основание для ликвидации, ссылка на орган и документ) 2. Ликвидационная комиссия провела проверку финансово-хозяйственной дея­тельности предприятия, под­готовила ликвидационный баланс, согласовывает его и пред­ставляет на утверждение общему собранию акционеров. 3. Все кредиторы уведомлены, кредиторской задолженности нет. Председатель ликвидационной комиссии подпись И.О. Фамилия Секретарь ликвидационной комиссии подпись И.О. Фамилия Члены ликвидационной комиссии подпись И.О. Фамилия

Рис.8. Образец оформления акта ликвидации акционерного общества

ТОМСК 25 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АДРОН ПЕТРОВ _________________________________________________________________________________ 630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5. тел. 24-02-83. Р/счет______________________________________________________________ Директор печать подпись Н.И.Петров Исх. №__________________ Дата _____________________

Рис.9. Образец оформления телеграммы

13.10.2009 Москва №­____ 10:30 Директору ЗАО "ВИСТ" А.И. Кристальнову т. 148 19 25 25.12.2009 в 10 часов в НТЦ (Краснопресненская наб., 12, конференц-зал) состоится совещание оргкоми­тета выставки "Информатизация -2009" с представителями фирм-участниц. Просим направить на совещание представителя Вашей организации. Председатель оргкомитета подпись АР. Сорин Передала секретарь А.В. Сергеева 925 46 14 Приняла секретарь Е.Б. Карпыч

Рис.10. Образец оформления телефонограммы

Наименование предприятия Руководителю предприятия Адрес предприятия О.А. Данилову тел., факс e-mail, факс (095) 141 15 26 15.09.2009 № ___ На №___ от 00.00.2009 О задержке оплаты по счету №___ Уважаемый Олег Алексеевич! Напоминаем Вам о задержке оплаты по счету от 14.07.2009 № _ 67 _за поставку комплекта оборудования "Технократ-105". Прошло 10 дней после направления Вам счета по факсу. В соответствии с пунктом 6.4 до­говора № 12/7 через 5 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа. Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос. Начальник отдела подпись А.И. Левинсон P.S. Если к моменту получения этого напоминания Вы уже произвели оплату, примите нашу благодар­ность. И.В. Рубанова 245 15 19

Рис.11. Образец оформления факса

Наименование предприятия ЗАКАЗНОЕ Адрес Кому______________________ Тел. (наименование поставщика) факс e-mail ПРЕТЕНЗИЯ 15.00.2009 О взыскании неустойки за недопоставку и убытки Сумма претензии ____руб. Согласно договору (контракту) от 00.00.2006 №___ Ваша организация должна была поставить __________________________________________________________ (период поставки, срок) продукцию ______________________в количестве_____________________________ (наименование) (штук, тонн, метров) на сумму ______ руб. ___________, а также восполнить недопоставку предыдущего периода в количестве ___________________________________________________________________________________________________. Продукция фактически не поступила (либо поступила в меньшем объеме) ___________, что подтверждается_____________________________________________________________________ (указать транспортный документ, дату и №) Недопоставка составила _______________по цене на сумму ______________руб. (количество) В связи с недопоставкой у нас возникли убытки (от простоя, замены материалов, уменьшения объема про­изводства, изменения ассортимента и т. д.) согласно прилагаемому расчету. Нами были приняты следующие меры по предотвращению (уменьшению) размера убытков ____________________________________________________________________________________________ В соответствии с договором (контрактом, заказом) Вам надлежит уплатить неустойку в размере ______% стоимости недопоставленной продукции в сумме _________руб. и возместить убытки в сумме _________руб., а всего _________ руб. Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет №_________ в _________________________________________________________________________ (наименование банка) Приложение: 1. Расчет неустойки. 2. Копия договора (контракта, заказа). 3. Расчет убытков. 4. Документы, подтверждающие причинение убытков. 5. Накладная от _________ № _________. 7. Счет от"___" __________20 ____г. № _________. Генеральный директор подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия М.П.

Рис.12. Образец оформления претензии юридического лица

00.00.2009 Генеральному директору ЗАО "ЮГ" И.О. Фамилия От Ф.И.О., проживающего по адресу: ____________________________ Согласно договору от 00.00.2005 № об оказании туристских услуг, заключенному с Вашей ор­ганизацией, я, Ф.И.О., должен был проживать с 00.00.2009 по 00.00.2009 в 4-хзвездочном отеле города ________. Стоимость проживания, входящая в оплату договора, составляет ________долларов США. Но в действительности меня поселили в 2-хзвездочный отель "Заур" (одноместный номер 416), где стоимость проживания составила _________долларов США. Так как заключенный мною и ЗАО "ЮГ" договор является договором возмездного оказания услуг, то он подпадает под действие Закона РФ "О защите прав потребителей". В соответствии со статьей 29 этого Закона при обнаружении недостатков оказанной услуги потребитель вправе потребовать от исполни­теля уменьшения ее цены. На основании изложенного ПРОШУ: В течение 10 дней с момента получения данной жалобы возместить мне разницу в стоимости проживания в одноместном номере 4-хзвездочного отеля и в одноместном номере 2-хзвездоч­ного отеля, составляющую __________долларов США, в рублевом эквиваленте по курсу ММВБ на день оплаты. В случае отказа я буду вынужден обратиться в суд за защитой своих законных прав. Приложение: счет об оплате проживания в гостинице от 00.00.2009. подпись И.О. Фамилия

Рис.13. Образец оформления претензии

Наименование предприятия ЗАКАЗНОЕ Адрес тел. Факс e-mail Кому_____________________ (наименование получателя) 00.00.2009 № ____ На № ______от 00.00.2009 Куда_____________________ (его адрес) Ваша претензия о взыскании _____руб. за __________________________________ ______________________________ нами признана необоснованной и не подлежащей удовлетворению по следующим причинам: ______________________ Приложение: 1. Перечень документов, обосновывающих отказ в удовлетворении претензии. 2. Перечень подлинных документов, возвращаемых заявителю претензии. Генеральный директор подпись И.О. Фамилия М.П.

Рис.14. Образец оформления ответа на претензию

Научно-исследовательский институт 15.08.2009 № 1 ПРОТОКОЛ г. Казань заседания совета института Председатель – A. M. Кротов Секретарь – О.М. Дятлова Присутствовали: 35 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об организации учебно-научного российско-швейцарского центра и утверждении положения о нем. Выступление зам. директора института А. К. Караваева. 2. Об утверждении положения о центре. 3. Выступление секретаря Совета института М. Т. Петрова. 4. О назначении директора центра. Выступление A.M. Кротова. 1. СЛУШАЛИ: Караваев А. К. – Рассказал о укреплении российско-швейцарских отношений и расширении сотрудничества с университетами Швейцарии в области образования. Предложил создать учебно-научный российско-швейцарский центр как самостоятельное структурное подразделение института. Возможность создания центра и его финансирова­ние обосновывается соглашением между Институтом и Университетом Фрибурга. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Создать в структуре института учебно-научный российско-швейцарский центр. 2. СЛУШАЛИ: Петров М.Т. – ознакомил собравшихся с проектом положения о центре, которое определило статус центра как самостоятельного структурного подразделения, его основные задачи и функции в области научных исследований и образовательных программ, порядок отчетности, а также внутренние и внешние взаимосвязи. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Утвердить положение об учебно-научном российско-швейцарском центре (прил. 1). 3. СЛУШАЛИ: A. M. Кротов – выступил с предложением о кандидатуре директора центра и предложил руководство центром поручить профессору В. В. Михалеву, который был инициатором расширения сотрудничества с университетами Швейцарии и принимал действенное участие в заключении Соглашения о сотрудничестве. ПОСТАНОВИЛИ: 3.1. Назначить директором учебно-научного российско-швейцарского центра профессора В. В. Михалева. Приложение: Положение об учебно-научном российско-швейцарском центре на 10 л. в 1 экз. Председатель A. M. Кротов Секретарь О. М. Дятлова

Рис.15. Образец оформления полного протокола

Научно-исследовательский институт 15.08.2009 № 1 ПРОТОКОЛ г.Казань заседания совета института Председатель – A. M. Кротов Секретарь – О. М. Дятлова Присутствовали: 35 человек (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об организации учебно-научного российско-швейцарского центра и утверждении положения о нем. Выступление зам. директора института А. К. Караваева. 2. О назначении директора центра. Выступление A. M. Кротова. 1. СЛУШАЛИ: Караваев А. К. – обосновал целесообразность создания центра и изложил проект положения о центре. ПОСТАНОВИЛИ: Создать в структуре института учебно-научный российско-швейцарский центр, и утвердить положение о нем. 2. СЛУШАЛИ: A. M. Кротов – предложил руководство центром поручить профессору В. В. Михалеву. ПОСТАНОВИЛИ: Назначить директором учебно-научного российско-швейцарского центра профессора В.В. Михалева. Приложение: Положение об учебно-научном российско-швейцарском центре на 10 л. в 1 экз. Председатель A. M. Кротов Секретарь О. М. Дятлова

Рис.16. Образец оформления краткого протокола

Научно-исследовательский институт 15.08.2008 № 1 ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА Москва заседания совета института Председатель – A. M. Кротов Секретарь – О. М. Дятлова Присутствовали: 35 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 3. О назначении директора центра. Выступление A.M. Кротова. 3. СЛУШАЛИ: A. M. Кротов – предложил руководство центром поручить профессору В. В. Михалеву. ПОСТАНОВИЛИ: 3.1. Назначить директором учебно-научного российско-швейцарского центра профессора В. В. Михалева. Председатель A. M. Кротов Секретарь О. М. Дятлова Верно Секретарь О. М. Дятлова 21.08.2003

Рис.17. Образец оформления выписки из протокола

2. Рекомендации по оформлению информационно-справочных документов.

Для выполнения лабораторной работы необходимо:

1. Изучить теоретический материал по данной лабораторной работе.

2. Ознакомиться с заданием на лабораторную работу.

3. Ознакомиться с образцами оформления информационно-справочных документов и расположить реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

4. Выполнить задание.

5. Проанализировать на соответствие созданного информационно-справочного документа приведенным образцам.

3. Варианты заданий.

Вариант 1. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.2006 о произведенной Тимошиной И.П. проверке вы­полнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.2006 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Азовского моря. В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2006 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равно­мерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2006 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого чис­ла следующего месяца. Ос­тальные данные укажите самостоятельно.

Вариант 2. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об ито­гах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ за­вода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной пла­ты. В за­ключение необходимо поставить вопрос о премировании работни­ков бухгалтерии и ВЦ, обеспе­чивающих переход на централизованный рас­чет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятель­но.

Вариант 3.. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

Вариант 4. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта про­дукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Вариант 5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

Вариант 6. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления ин­формации о выполнении приказа директора. Остальные рек­визиты укажите самостоятельно.

Вариант 7. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необ­ходимости централизации расчетов с работниками пред­приятия. В обязанности учетных ра­ботников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной за­писке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работни­ков в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

Вариант 8. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите са­мостоятельно.

Вариант 9. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-эко­номического отдела кондитерской фабрики «Краскон», на котором было принято решение о дос­рочной (на пять дней раньше установленного срока) разработке техпромфинплана на 2008 г. Ос­тальные данные укажите самостоятельно.

Вариант 10. Составьте полный протокол общего собрания работников ООО «Детская игрушка», на котором было принято решение поручить председателю и его заместителю по производству в течение 3 месяцев начать запуск производства новых мягких игрушек и выделить для этих целей 155 тыс. руб.

4. Контрольные вопросы:

1. Основные виды информационно-справочной документации.

2. Принципы создания информационно-справочных документов.

3. Постоянные реквизиты информационно-справочных документов.