Теоретический материал

Под конфиденциальной информацией понимается документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с федеральными законами Российской Федерации. В соответствии с Указом Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» к сведениям конфиденциального характера относятся:

· сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (персональные данные);

· сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

· служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (служебная тайна);

· сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

· сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (коммерческая тайна);

· сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Использование конфиденциальной информации осуществляется путем ее документирования на различных материальных носителях, таким образом, накапливаясь на данных носителях. Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и разглашения осуществляется главным образом в рамках самой организации конфиденциального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации (процесс подготовки и изготовления документов), а также организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Конфиденциальное делопроизводство основано на тех же принципах, что и традиционное открытое делопроизводство, однако имеет отличия, связанные с конфиденциальностью документированной информации.

Отличительными особенностями конфиденциального делопроизводства от открытого являются технология создания документации, а также обязательная защита содержащейся в конфиденциальных документах информации.

Деятельность всех учреждений фиксируются в различных видах документах, в том числе и конфиденциальных. Конфиденциальные документы (КД) являются документами ограниченного доступа. Это означает, что знакомиться и работать с ними могут только лица, получившие соответствующие разрешения.

Установление уровня грифа конфиденциальности сведений,
главный атрибут конфиденциального документа. Гриф конфиденциальности представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиден­циальности сведений документа.

Выделяют следующие уровни грифа конфиденциальности сведений.

Первый уровень — грифы «Конфиденциально», «Кон­фиденциальная информация».

Второй уровень — грифы «Строго конфи­денциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфи­денциально. Особый контроль». В исключительных случаях на документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или «Конфиденциально».

Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах гриф обозна­чается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут обозна­чаться ограничительные пометки типа: «Лично», «Только в руки», «Только адресату», «Лично в руки» и другие.

Организации конфиденциального делопроизводства, в рамках защиты информации, не уделяется должного внимания, однако получение конфиденциальной информации путем неупорядоченного делопроизводства является наиболее простым способом получения информации.

Для предупреждения неправомерных действий в отношении конфиденциальной информации руководитель организации должен упорядочить соответствующим образом процессы фиксирования секретной информации в деловых бумагах и организовать их движение таким образом, чтобы похищение конфиденциальных документов было не возможным. Одним из методов упорядочения процессов фиксации секретной информации в деловых документах и организации их движения является создание инструкций по работе с конфиденциальными документами.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом госу­дарственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организаци­онные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб, должностных лиц и граждан). Инструкции также издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Инструкция – это организационный документ. Инструкция, содержащая конфиденциальные сведения является организационным конфиденциальным документом.

Заголовок инструкции должен четко определять круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (на­пример, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Московской области», «Должностная инструк­ция инспектору по контролю», «Инструкция по технике безопасности»).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструк­ция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкций носит характер указания, то в ее содержании рекомендуются формулировки слов, имеющих рас­порядительное значение, например, «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запре­щается» и т.д. Текст инструкции должен излагаться от третьего лица. Например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...», «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлений присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей графе регистрационно-контрольной кар­точки указываются регистрационные номера первого предложения, заявления, жалобы...».

Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа. Пример оформления инструкции по созданию конфиденциальных документов приведен в приложении 1.

Одним из типов инструкций является должностная инструкция. Должностная инструкция – документ, регламентирующий правовое положение работника в организации. В должностной инструкции определяются задачи, устанавливаются функции, права и обязанности работника согласно занимаемой должности. Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием организации и руководителями структурных подразделений. Они согласовываются с юристом, другими должностными лицами, утверждаются руководителем и заверяются печатью организации. Должностная инструкция, как правило, включает следующие разделы:

· общие положения;

· функции работника;

· должностные обязанности;

· права работника;

· ответственность работника;

· взаимоотношения по должности.

Пример оформления должностной инструкции приведен в приложении 2.

Подобно инструкции положение также является организационным документом и точно также может быть конфиденциальным документом.

Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу выделяют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях). Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.

Определяют типовые и индивидуальные положения. Типовые положения разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст по­ложения должны быть включены такие разделы, как общая часть, основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

Многие современные предприятия и организации разрабатывают в качестве организационного документа Положение о персонале, в котором кроме общих вопросов развития трудового коллектива могут рассматриваться и другие вопросы: повышение квалификации персонала; участие персонала в прибылях; правила делового общения персонала и т.д. Организации, состоящие из нескольких структурных подразделений, обязаны разработать Положение о структурном подразделении, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности каждого подразделения. Например, текст положения о кадровой службе должен содержать следующие основные разделы: общие положения; основные задачи; структура и функции; взаимоотношения с другими подразделениями организации; права и обязанности; ответственность.

При формировании структуры предприятия создается «Положение о структурном подразделении», которое определяет:

Ø порядок создания подразделения;

Ø правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия;

Ø задачи и функции подразделения;

Ø права подразделения;

Ø взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

Ø ответственность подразделения.

Наиболее распространенной структурой является структура положения, содержащая следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Структура и штатная численность подразделения.

3. Задачи подразделения.

4. Функции подразделения.

5. Права подразделения.

6. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия.

7. Ответственность подразделения.

На рисунке 1 приведен макет положения. Каждому реквизиту данного организационного документа поставлен в соответствие номер, поясняющий в дальнейшем оформление данного реквизита.

Рассмотрим основные элементы текста на примере макета.

(1) - Наименование предприятия, организации, учреждения. Наименование предприятия (организации, учреждения) должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, его также указывают в документе, но помещают ниже полного (в скобках). В том случае, если автором является обособленное структурное подразделение предприятия (филиал, представительство) его наименование располагают ниже наименования предприятия.

Рис.1. Макет положения

(2) - Гриф об утверждении. Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает руководитель организации. Гриф утверждения документа должен состоять из:

Ø слова УТВЕРЖДАЮ;

Ø наименования должности лица, утверждающего документ;

Ø подписи, инициалов, фамилии должностного лица;

Ø даты утверждения.

(3) - Наименование структурного подразделения. Если слово "ПОЛОЖЕНИЕ" является наименованием вида документа, то реквизит (3) представляет собой заголовок к тексту. Он включает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Например, положение о финансовом отделе.

Существуют следующие виды структурных подразделений: управления, службы, отделы, цеха, отделения, бюро, лаборатории, секторы, участки.

(4) - Содержание раздела "Общие положения". В данном разделе отражаются:

1. Место подразделения в структуре предприятия. Подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы.

2. Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, подразделение создается по приказу руководителя предприятия. Однако решение о создании подразделения может приниматься и учредителями. Если в первом случае, распорядительным документом является приказ, то во втором это может быть протокол собрания учредителей или решение.

3. Подчиненность подразделения. В зависимости от того, насколько самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность.

Как правило, технические подразделения подчиняются техническому руководителя (главному инженеру); производственные - заместителю руководителя по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю руководителя по коммерческим вопросам. Если подразделение (участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела), то оно подчиняется руководителю этого подразделения (начальнику отдела, главному механику и пр.).

4. Руководство подразделением. Руководству может быть посвящен только один пункт, например, "финансовый отдел возглавляет начальник". В том случае, если разработчики положения хотят ограничиться только одним предложением, следует указать и порядок назначения на должность руководителя.

5. Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. В зависимости от того, какие функции, выполняет подразделение, определяется и перечень документов. Например, для главной бухгалтерии специальным и первоочередным документом является Федеральный закон "О бухгалтерском учете", а для отдела по защите информации - Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". Подразделение предприятия также должно руководствоваться внутренними документами (уставом предприятия, положением о подразделении). В том случае, если трудовые отношения на предприятии регулируются Положением о персонале, этот документ также указывается в перечне.

6. Иное. В положениях о структурных подразделениях может приводиться перечень основных понятий и определений. Это характерно для подразделений, выполняющих специфические функции. Так, в положение об отделе по защите информации следует включить пояснения основных терминов "утечка информации", "объект информации", "противодействие", и т.д. Такая расшифровка особенно необходима в тех случаях, когда в состав подразделения входят специалисты, выполняющие работы, не связанные с основными его задачами (например, экономист в отделе по защите информации).

(5) - Содержание раздела "Структура и штатная численность". Здесь необходимо отобразить структуру подразделения, указать порядок ее формирования и утверждения. Первоначальное предложение о дроблении подразделения на более мелкие функциональные единицы, как правило, следует от руководителя подразделения. Оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, отделом кадров и представляется должностному лицу, которому подчиняется отдел, либо напрямую руководителю предприятия для утверждения.

В этом же разделе следует отразить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения должностных (функциональных) инструкций работников, и т.д.

(6) - Содержание раздела "Задачи". В этом разделе перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие направление его деятельности.

(7) - Содержание раздела "Функции". Здесь перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Его содержание может в полной мере основываться на разделе "Должностные обязанности" квалификационной характеристики руководителя структурного подразделения. Наряду с общими функциями необходимо подробно определить специальные функции, обусловленные деятельностью предприятия.

(8) - Содержание раздела "Права". Здесь приводится перечень прав, как самого подразделения, так и его руководителя. Среди общих прав подразделения можно выделить следующие:

Ø определение указаний по вопросам, входящим в компетенцию структурных подразделений и отдельных специалистов;

Ø требование и получение от других структурных подразделений предприятия необходимые документы и материалы по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

Ø ведение переписки по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, а также по другим вопросам, не требующим согласования с руководителем предприятия;

Ø выступление от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями;

Ø проведение и участие в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

Ø привлечение в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений предприятия;

Ø разъяснение, рекомендаций и указаний по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

Специальные права подразделения зависят от его функций и задач. В своей деятельности руководитель организации руководствуется положением о подразделении, поэтому необходимо более подробно определить его должностные права. Среди прав руководителя структурного подразделения необходимо отразить и перечень документов, визируемых или подписываемых руководителем, - например: "Начальник финансового отдела визирует все документы, связанные с финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, пр.)."

(9) - Содержание раздела "Взаимоотношения (служебные связи)". В процессе решения задач, поставленных перед подразделением, выполнения функций, возложенных на него, и реализации прав, предоставленных ему, между структурным подразделением и другими подразделениями предприятия возникают функциональные отношения (устанавливаются служебные связи).

Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:

Ø В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка проектов документов, проведение научно-исследовательских работ.

Ø В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования.

Ø В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный отдел) представляет другому подразделению (канцелярии) в распоряжение и использование материальные ценности (канцелярские принадлежности).

Ø В совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Например: предоставление финансовому отделу отчетов о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения, планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов, главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.

(10) - Содержание раздела "Ответственность". В первую очередь руководитель подразделения несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом своих функций. В данном разделе можно предусмотреть распределение ответственности руководителя отдела и ответственности руководителя предприятия. Для большинства подразделений предприятия, в положении следует зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

(11) - Подпись руководителя структурного подразделения. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

(12) - Согласование. Положение о структурном подразделении, выполнение функций которого связано с другими подразделениями, должно визироваться руководителями соответствующих структурных подразделений.

Пример положения приведен в приложении 3.

ВАРИАНТЫ ЗАДАНИЙ

Вариант 1. Разработать инструкцию по тиражированию конфиденциальных документов.

Вариант 2. Разработать инструкцию по уничтожению конфиденциальных документов и носителей информации.

Вариант 3. Разработать инструкцию по доступу персонала организации

к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных.

Вариант 4. Разработать инструкцию по проведению конфиденциальных совещаний и переговоров.

Вариант 5. Разработать инструкцию по обработке входящих конфиденциальных документов.

Вариант 6. Разработать инструкцию по работе персонала с конфиденциальными документами и материалами.

Вариант 7. Разработать инструкцию по оформлению и учету носителей конфиденциальной информации.

Вариант 8. Разработать инструкцию по изготовлению конфиденциальных документов.

Вариант 9. Разработать инструкцию по учету подготовленных конфиденциальных документов.

Вариант 10. Разработать инструкцию по ведению проверки наличия документов, дел и носителей информации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Понятие конфиденциальной информации?

2. Виды организационных документов?

3. Понятие конфиденциальных сведений?

4. Виды конфиденциальных сведений?

5. Расположение постоянных реквизитов по угловой схеме согласно ГОСТ Р 6.30-2003?

6. Расположение постоянных реквизитов по продольной схеме согласно ГОСТ Р 6.30-2003?

7. Понятие реквизита «Гриф согласования документа»?

8. Понятие организационного документа «Инструкция»?

9. Назначение документа «Инструкция»?

10. Понятие конфиденциальный документ?

11. Понятие организационного документа «Положение»?

12. Назначение документа «Положение»?

13. Последовательность создания конфиденциального документа?