Учёные будут и далее продолжать дискуссии относительно содержания понятия документа и более точного его определения. Развитие науки неудержимо. Однако в практике работы с документами постоянно приходится сталкиваться с необходимостью максимально точного, однозначного толкования важнейших терминов и определений, в том числе таких как информация и документ. С этой целью используется закрепление подобного рода определений в законодательном порядке. Так, в статье 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» информация рассматривается как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, являются отечественные Государственные стандарты терминов и определений.
Первый Государственный стандарт такого рода у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Дело-
|
|
Документ как социокультурный феномен
производство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т. п.
После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.
Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е гг., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»1. Причём это определение было дословно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г.
|
|
Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, а также его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя.
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
Документоведение
Как полагают некоторые авторы (В. А. Копылов, М. В. Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи «закреплённой» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. «Документированная информация... есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности»1.
В законах РФ «Об обязательном экземпляре документов» и «О библиотечном деле» документ определяется как «материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». В законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется термин «архивный документ». Это «материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».
Определения документа в отечественных законодательных и нормативных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной документоведческой практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (аокшпепО, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».
1 Ларин М. В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. №1. С. 9.
Документ как социокультурный феномен
В Законе США «Об электронных подписях в международной и национальной коммерции» под документом понимается «информация, которая начертана на осязаемом носителе или которая хранится на электронном или другом носителе и представлена в постижимой форме». В государственных стандартах Украины содержатся три определения документа, рассчитанные на различные отрасли информационно-документа-ционной деятельности.
Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США следующее определение: «Документ— информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем»1.
Международная организация по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации по документации, Международного совета по архивам, Международной федерации библиотечных организаций, Международной организации по интеллектуальной собственности разработала и утвердила определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
|
|
Как видим, и в нашей стране, и в других государствах уделяется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятий. В противном случае это может обернуться нежелательными юридическими, экономическими и иными последствиями для участников коммуникационного процесса, прежде всего в официально-деловой сфере. Поэтому стандартизованные термины и определения являются обязательными для приме-
См.: Тихонов В. И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Делопроизводство. 1999. № 2. С. 48-49; Он же. Аутентичность и целостность электронных документов при долговременном хранении // Вестник архивиста. 2002. № 4-5. С. 188.
Документоведение
нения во всех видах документации и литературы в соответствующих практических сферах деятельности (делопроизводственной, архивной, библиотечной и т. д.).
Вместе с тем нельзя не заметить, что ориентация терминологических стандартов на практику работы с документами потребовала известного сужения границ понятия документа. В частности, в стандартизованном определении документа, предназначенном для отечественной делопроизводственной и архивной сферы, в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент — возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге такое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.
Необходимо также иметь в виду, что стандартизация терминов и определений отнюдь не снимает все вопросы, возникающие в практике работы с документами. В частности, определение документа в ряде Федеральных законов и Государственных стандартов содержит правовую коллизию, обусловленную тем, что в момент передачи документированной информации по каналам связи она не зафиксирована стабильно на материальном носителе и формально не подпадает под правовую защиту данных законов. Эта ситуация на практике может быть использована различными лицами, в частности, в политической и экономической конкурентной борьбе, без особых опасений понести какую-либо ответственность.
|
|
В конечном счёте, любое стандартизованное определение понятия «документ» отражает достигнутый уровень докумен-товедческих исследований. Вместе с тем такие, по необходимости ограниченные и «застывшие» на какое-то время, определения документа не могут в полной мере отвечать целям и задачам документоведческой науки. Документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальной документирован-
Документ как социокультурный феномен
ной информации и оставаться в жёстких рамках государственных стандартов. Это. противоречит самому статусу его как научной дисциплины. Именно развитие науки, сопровождающееся углублением наших знаний о событиях, предметах, явлениях окружающего мира, в том числе о документе, периодически приводит к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.