Понятие документирования. Кодирование информации

Вспомним ещё раз определение документа: информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знако­вой форме созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени. Из определения следует, что доку­мент не существует в готовом виде. Его нужно создать, т. е. зафиксировать необходимую информацию в стабильной форме. Процесс закрепления (фиксации) информации на мате­риальном носителе называется документированием.

В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин «документирование» и определение этого понятия стандарти­зованы. Согласно ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и ар­хивное дело. Термины и определения», документирование — это «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам». В свою очередь, правила документирова­ния определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования ус­танавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией.

В соответствии со статьёй 5 Федерального Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации», «доку­ментирование информации является обязательным условием

Документоеедение

включения информации в информационные ресурсы. Доку­ментирование информации осуществляется в порядке, уста­навливаемом органами государственной власти, ответствен­ными за организацию делопроизводства, стандартизацию до­кументов и их массивов, безопасность Российской Федера­ции».

Обмен информацией в социальной коммуникации осущест­вляется в знаковой форме. В процессе документирования про­исходит преобразование социальной информации из одной знаковой формы в другую, т. е. кодирование информации, без которого невозможна реализация основных функций докумен­та— функций закрепления и передачи информации в про- ■ странстве и времени.

Для преобразования информации используются различные коды:

— алфавитный,

— цифровой,

— алфавитно-цифровой,

— рельефно-точечный,

— штриховой,

— алгоритмический и др. ^! Одним из основных свойств кода является его условность^

Иначе говоря, любой код представляет собой результат дого-* вора между людьми. Это создаёт предпосылки для произволь-Г ного изменения кодов, в частности, алфавита (его сокращения либо, напротив, добавления новых букв).

Важной чертой кода является его понятность для всех уча» -\ стников коммуникационного процесса. В случае, если код не­понятен реципиенту, возникает коммуникационный барьер, который может быть преодолен с помощью переводчика, с и<> пользованием специальных программно-технических средст* и т. п. ';

Для кода характерна зависимость от вида материального носителя и, напротив, независимость от фиксируемой инфор* мации. Иначе говоря, одна и та же информация может быть за­писана посредством самых разных кодов, на различных язы­ках, однако выбранный код подойдёт для записи далеко не дл* всех видов носителей.

Знаки и знаковые системы в документировании