Свойства документированной информации

Свойства документированной информации. — это качест­ва, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его ос­новными функциями. Документированная информация обла­дает большинством тех же свойств, что и информация вооб­ще. Эти свойства также можно разделить на внутренние и внешние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника инфор­мации, ее приемника и объекта или явления, которое она от­ражает.

Наряду с общими свойствами, документированная инфор­мация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документированная информа­ция обладает свойствами оперативности и ретроспективное™ и всегда имеет целевое назначение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.

Любая документированная информация имеет знаковую форму. Прячем возможна запись информации на материаль­ный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе

Документе/ведение

говоря, информация обладает свойством инвариантности, т. е. автономности от видов носителей.

Носители информации подвержены различным вид) старения и возможности разрушения, что предопределяет ещё одно свойство— бренность документированной ин«формации.

Возможность размножения информации, передачи её с од­ного носителя на другой связана с таким свойством информа­ции, как транслируемость.

Следствие размножения — мультипликативность инфор­мации, т. е. возможность одновременного существования од­ной и той же информации на различных носителях.

Важнейшим свойством документированной информация является её рассеяние. Будучи зафиксированной на материаль­ном носителе и отделившись таким образом от субъекта, ин­формация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности, подчиняется определённым закономерностям.

С рассеянием документированной информации тесно свя­зано ещё одно её свойство — дискретность, заключающееся в возможности информации передаваться, храниться и исполь­зоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способст­вует рассеянию информации, а с другой — помогает оптими­зировать многие информационные процессы. В частности, дискретность позволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с после­дующим декодированием.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: полнота, полез­ность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Важнейшее свойство документированной информации — её ценность, т. е. потребительская значимость, которая выра­жается, как правило, в соответствии информации своему целе-

Свойства и структура документированной информации

₀му назначению. При этом ценность любой информации мо­жет быть реализована только в рамках определённой инфор­мационной системы, в качестве элемента этой системы, свя­занного с другими её структурными элементами и блоками. Отсюда ценность документированной информации зависит прежде всего от степени её вовлечённости в сферу обществен­ного бытия человека. Отражая определенные социальные от­ношения, документ изменяет свою ценность в зависимости от изменений пространственно-временной, психологической сре­ды его бытования.

Одна и та же информация может иметь различную цен­ность для разных потребителей. К примеру, сообщение о над­вигающейся грозе неравноценно для одинокого путника в сте­пи, для городской домохозяйки или для горняка, работающего в шахте.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров сокровищ» Р. Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стреми­лись заполучить бумаги Флинта, карту, т. е. документирован­ную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо дей­ствовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной ин­формации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели. В науке одним из показателей ценности информации служит частота цитирования работы того или иного автора, учёного, т. е. чис­ло ссылок на неё в течение года.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную не­определённость, уменьшает вероятность достижения цели.

Документоведение

' Информация может быть полезной и бесполезной. Полез­ность информации — ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых кон­кретных условиях. Это — потенциальное свойство содейство­вать событию, которое ещё не произошло. Граница между по­нятиями полезности и бесполезности относительна, субъек­тивна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации¹.

Существенной характеристикой документированной ин­формации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и получен­ной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информа­ция никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксиро­вать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому все­гда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация — это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объ­ёма информации, предназначенной для потребления в управ­ленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60 % научных и административных документов по­требителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он по­просту не успеет их прочитать в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей, если будет читать всё под­ряд².

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Прежде всего необходимо различать семантическую (смысло-

¹ Коган В. В. Человек в потоке информации. Новосибирск, 1981. С. 59.

² Воробьёв Г. Г. Твоя информационная культура. М., 1988. С. 158.

Свойства и структура документированной информации

вую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семанти­ческая избыточность документированной информации всегда конкретна, т. е. для каждого реципиента она различна и зави­сит от уровня его знаний в той области, с которой связана дан­ная информация.

Лингвистическая избыточность характеризуется тем, что для выражения и понимания какой-либо документированной информации используется гораздо больше слов, чем это в действительности необходимо. Однако установлено, что в целом ряде случаев такого рода избыточная информация, на­зываемая ещё информационным шумом, приносит даже поль­зу. Причём необходимость избыточности доказана эволюци­онным развитием, поскольку избыточными являются практи­чески все существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 % (по другим данным — до 60-70 %), во французском — 55 %. Лингвисти­ческая избыточность позволяет коммуниканту в процессе до­кументирования более свободно оперировать словами, тер­минами, грамматическими конструкциями. Реципиенту же она помогает поддерживать устойчивое внимание, выступая в качестве определённого раздражителя. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от не­го постоянного напряжённого внимания, что приводит к бы­строму утомлению и потере способности к восприятию. Кро­ме того, языковая избыточность способствует лучшему запо­минанию информации, в отличие от смысловой избыточно­сти, которая, напротив, препятствует пониманию и запоми­нанию информации¹.

Будучи неотъемлемой составляющей человеческой дея­тельности, документированная информация социальна по своей сущности, а следовательно, неизбежно содержит эле­мент субъективности. Документ составляется человеком, ко­торый по своему усмотрению производит отбор тех или иных

¹ Суханов А. П. Мир информации (история и перспективы). М: Мысль, 1986. С. 125-129; Бельковец Л. П. Нужны ли алгоритмы чте­ния... // Делопроизводство. 2000. № 2. С. 70.

Документоведение

фактов, определённым образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. Реципиент также субъективно воспри­нимает документированную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той или иной степени объективности доку­мента.

С полнотой и субъективностью связана достоверность ин­формации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде все­го от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации.

Проблема достоверности информации нередко бывает свя­зана с преднамеренным её искажением— дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно ис­кажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её откло­нения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Некото­рые авторы (Г. Г. Воробьёв) вообще полагают, что информа­ция — это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В ряде изданий утверждается, что в деятельности фирм только 10% информации считается новой¹.

Понятие новизны также относительно. Одна и та же ин­формация, утратив новизну в оперативной среде, может ока­заться новой при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

¹ См., в частности: Коренченко Р. А. Общая теория организации. М.: Юнити, 2003. С. 169.

Свойства и структура документированной информации

С новизной связана своевременность информации, т. е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной информации— её доступность, т. е. возможность получения потребителем.

Защищённость — свойство документированной информа­ции, которое характеризует невозможность несанкциониро­ванного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономич-ность, т. е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной инфор­мации является её адекватность (определённость), т. е. со­ответствие отражённых в документе фактов, событий, пока­зателей самому объекту или явлению, а также задаче кон­кретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степе­ни адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Изучение свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практической документной деятельности, в действительно­сти тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретиче­ские проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифициро­ванных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки инфор­мации; при определении принципов и критериев её ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документированной информа­ции реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источ­ников.

Помимо внешних, существуют внутренние свойства доку­ментированной информации. Они находят свое выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.