Унификация текстов

Любая речь в той или иной мере стандартизована. В каж­дом функциональном стиле существуют определенные прави­ла построения текста, имеется набор характерных слов и вы­ражений. Однако каждый из стилей отличается по степени ин­дивидуальности языка и уровню регламентации речи.

Как уже отмечалось, в современном обществе огромная часть документов содержит унифицированные, предельно формализованные тексты. Для них характерно установление рационального единообразия. Причём основная масса тако­го рода текстов функционирует в сфере управления. Поче­му?

Дело в том, что главная цель унификации текстов заключа­ется в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит, в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Унификация текстов позволяет:

1. Решать задачи упорядочения состава документов органи­зации, фиксирующих выполнение однотипных функций.

2. Уменьшать затраты на создание документов. В частно­сти, установлено, что время на составление и редактирование унифицированного текста сокращается в 3-5 раз. Таким обра­зом, повышается производительность труда, оперативность работ в сфере управления, предупреждается возможность про­пуска необходимых частей информации.

3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом, поскольку в унифицированном тек­сте создатель документа может сразу же выделить ключевую информацию. По некоторым данным, унифицированный текст

Документоведение

воспринимается почти на порядок интенсивнее, чем неунифи-цированный.

4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства¹.

Существует ряд предпосылок, необходимых для унифика­ции текстов документов:

— прежде всего, это большое количество однотипных про­изводственных и управленческих операций. Дело в том, что процесс управления состоит из однотипных функций, доку­ментирование которых сопровождается появлением множества однотипных документов. В свою очередь, подобного рода до­кументы порождают устойчивые, повторяющиеся языковые конструкции. В результате число языковых средств управлен­ческих документов ограничено (две трети слов и выражений в них повторяются);

— лексика управленческих документов зависит от законо­дательных и нормативных актов органов власти и управления и связана с необходимостью переноса в документы точных юридических формулировок;

— официальные, служебные документы насыщены специ­альной терминологией;

— для них характерна нейтральность лексики;

— наконец, тексты отдельных групп документов имеют од­нотипную структуру.

Основным методом унификации текстов служебных до­кументов является выделение постоянной и переменной ин­формации. К постоянной информации относится та, что со­держит суть управленческой ситуации, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная же информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью документа².

¹ Унификация текстов управленческих документов [Электронный ресурс]: Методич. рекомендации / Кодекс. Информационная систе­ма. — Электрон, текстовые дан. — М.: Консалтинговая группа «Тер­мина», 1998. — 1 электрон, опт. диск (СГЖ.ОМ).

² Унификация текстов управленческих документов. М., 1982. С. 5.

Текст документа

При этом сам метод унификации текстов имеет две разно­видности— унификацию содержания и формальную унифи­кацию.

В. Ф. Янковая выделяет следующие виды унификации и стандартизации текста служебных документов:

1) стандартизация языковых единиц, законодательное за­крепление их в ГОСТах (делопроизводственные термины, от­раслевые термины, наименования объектов, изделий, лексиче­ские и графические сокращения);

2) разработка единых форм представления текстов доку­ментов (например, унифицированные тексты с постоянной информацией на бланке документа);

3) формализация языковых средств (т. е. ограничение ис­пользования элементов естественного языка за счёт употреб­ления искусственных языковых средств: кодов, условных обо­значений, графических элементов и др.). Связано это прежде всего с использованием компьютерных технологий;

4) рубрикация, т. е. членение текста на отдельные состав­ные части и графическое отделение их друг от друга. Про­стейшей рубрикой является абзац. В зависимости от объёма, тематики, назначения текста рубрикация может усложняться. В частности, тексты сложных документов делятся на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабски­ми цифрами. Номера самых крупных частей текста состоят из одной цифры. На второй ступени деления используются две цифры, на третьей — три и т. д. Например:

1.

1.1.

1.2.

2.

2.1.

2.2.

2.2.1.

2.2.2. и т. д.

Унификация текстов документов имеет давнюю историю и богатые традиции. Первые опыты унификации текстов официальных документов относятся еще к периоду сущест­вования древних государств Междуречья, к 1-П тысячелети-

Документоведение

ям до Р. X. Уже тогда постепенный рост числа документов потребовал использования единой их структуры. В частно­сти, текст купчей строился по следующей схеме: название объекта, имя берущего и обозначение действия «взял». При этом писцы руководствовались специальным методическим пособием, созданным ещё в XVIII — XIX вв. до Р. X. и со­державшим наиболее часто употреблявшиеся, типичные фра­зы и обороты речи.

В России стиль деловой письменной речи стал вырабаты­ваться, начиная с XVI века, с формирования делопроизводст­венных традиций. В начале XVIII столетия предпринимаются первые попытки законодательного регулирования процессов составления текстов официальных документов. Они были свя­заны с «Генеральным регламентом» и некоторыми другими указами Петра I, предписывавшими изготавливать некоторые документы по «генеральным формулярам» или «образцовым письмам».

В начале XIX века законодательное регулирование дело­производства усилилось. В этот период законодательством регламентировались не только порядок ведения дел и разно­видности документов, но также вопросы их составления и оформления. Во многих случаях вводились готовые формы текстов или предлагалась определённая структура текста, ко­торую следовало соблюдать при составлении документа. Зако­нодательством были предусмотрены две формы представления текстов документов: трафаретная и табличная. В XIX веке они применялись уже достаточно широко. Одновременно в этот период при создании текста документа продолжали действо­вать традиции и обычаи канцелярии.

В первой половине XIX века стал формироваться так назы­ваемый «новый» деловой стиль. Именно с той поры оптимиза­ция текстов становится составной частью общего процесса со­вершенствования управленческой документации.

Дальнейшее своё развитие унификация и стандартизация текстов документов получили в советский период. В част-

' Плешкевич Е. А. Документ в Древнем мире // Секретарское дело. 2003. №6. С. 18.

Текст документа

_ности, в 1920-е гг. по трафаретам стали создаваться такие наиболее распространённые в делопроизводственной прак­тике документы, как приказ, протокол, инструкция, акт, письмо.

К настоящему времени сложились следующие типы уни­фицированных текстов:

— трафарет — форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информаци­ей, характеризующей конкретную ситуацию;

— анкета — форма представления унифицированного тек­ста, в котором даётся характеристика одного объекта по опре­делённым признакам;

— таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характери­стикой нескольких объектов по ряду признаков;

— связный типовой текст (типовой образец) — текст, со­держание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нём постоянной и пе­ременной информации. Применяется при составлении деловых писем, правил, положений, уставов, распорядительных доку­ментов;

— соединение форм представления унифицированных текстов — сочетание связного текста с анкетой или с таб­лицей².

Все перечисленные типы унифицированных текстов широ­ко используются при составлении официальных, служебных документов, а также в процессе создания научно-технической документации.

Подробнее см.: Янковая В. Ф. Оптимизация текстов управленче­ских документов в историческом аспекте // Документирование в Управленческой деятельности. М, 1986.

Унификация текстов управленческих документов [Электронный ресурс]...— М: Консалтинговая группа «Термика», 1998.— ¹ электрон, опт. диск (СО-КОМ).

Документоведение

7.5. Гипертекст

Во второй половине XX столетия широкое распростране­ние получила особая форма организации, представления и ос­воения текстового материала, получившая название «гипер­текст». Способ построения текстового пространства здесь ко­ренным образом меняется. Дело в том, что обычный текст яв­ляется линейным, поэтому двигаться в его пространстве можно только в направлениях, ограниченных одной плоскостью, и фиксировать лишь двухмерный поток информации — линей­ный и иерархический. Иначе говоря, мы читаем последова­тельно слева направо, сверху вниз, переворачиваем страницы, т. е. читаем документ, не покидая его пределов, не расставаясь с ним. Если же возникает необходимость обратиться к другим источникам, то приходится откладывать один текст, выходить за рамки его пространства и переключать своё внимание на * другой, но также двухмерный и территориально ограниченный. текст.

Совершенно иначе строится гипертекст, представляющий собой текст с нелинейной структурой, элементами которой являются в то же время обычные линейные, т. е. читаемые под- с ряд тексты либо их фрагменты. Нелинейность заключается в * том, что после прочтения каждого из фрагментов текст раз­ветвляется и дальнейшее чтение предполагает выбор несколь­ких возможных продолжений. Таким образом, читатель может совершать скачкообразные переходы к различным фрагментам гипертекста, которые могут быть представлены письменными, Д графическими, изобразительными, звуковыми и иными тек- '■' стами, причём любого объёма.

Нелинейная форма представления знаний известна челове­честву давно. Некоторые учёные полагают, что нелинейный характер был присущ уже древнейшим формам письма. Нели­нейная информационная структура с давних пор используется, в частности, в религиозных писаниях, где широкое распро­странение получили многочисленные и разнообразные ссылки, комментарии, комментарии на комментарии. Так, в Библии многие стихи сопровождаются ссылками на другие стихи той, или иной из её книг. Это позволяет читать Библию «нелиней-

Текст документа

но», т. е. можно всякий раз при желании выбрать новую по­следовательность чтения по ссылкам.

Примером гипертекста может служить также энциклопе­дия. Её статьи обычно содержат особым образом выделенные слова, которые отсылают читателя к другим статьям. Те, в свою очередь, также могут иметь ссылки на другие статьи. В результате текст энциклопедии разветвляется.

Однако триумф гипертекста связан с XX столетием, с бур­ным развитием всего комплекса наук об информации. Уже в 1908 г. идея гипертекстовой технологии отчётливо прозвучала в докладе П. Отле и А. Лафонтена на Международном конгрессе по библиографии и документации. В связи с необходимостью решения назревшей к тому времени проблемы упорядочения всемирной системы научной коммуникации основоположники документационной науки отмечали: «Средствами организации научной работы является книга и особенно её нынешняя фор­ма— журнал. Развитие науки шагнуло так далеко, что единст­венно правильным, соответствующим действительности подхо­дом будет рассматривать все книги, все журнальные статьи, все официальные отчёты как тома, главы, параграфы одной великой книги, универсальной книги, исполинской энциклопедии, со­ставленной из всего того, что было напечатано»¹.

В новейшее время идея гипертекста впервые была высказа­на американским учёным В. Бушем в 1945 г., а сам термин «гипертекст» спустя двадцать лет ввёл в обращение Тед Нель­сон. Резкое усиление интереса к гипертексту произошло в кон­це 1980-х гг., когда широкое распространение получили ком­пьютеры нового поколения.

В 1990-е гг., с началом быстрого развития глобальной компьютерной сети Интернет, произошёл качественный скачок в развитии технологии гипертекста. Дело в том, что в полной мере гипертекст может быть реализован только в сложной технической среде, поскольку предполагает ис­пользование электронных и программных средств. С их по­мощью преодолевается ограниченность традиционных но­сителей информации.

¹ Цит. по: Агеев В. Семиотика. М., 2001. С. 140-141.