Документоведение

т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам¹.

Формой юридического закрепления результатов унифика­ции является стандартизация. Поэтому УСД представляет со­бой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов.

Ядро всей УСД составляют унифицированные формы до­кументов. В зависимости от уровня утверждения они разделя­ются на следующие категории:

— общероссийские;

— отраслевые (ведомственные);

— формы документов субъектов Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, органи­заций.

В настоящее время в Российской Федерации действует 8 УСД, в том числе:

— унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации;

— унифицированная система банковской документации;

— унифицированная система отчётно-статистической документации;

— унифицированная система документации по труду; — унифицированная система Пенсионного фонда РФ;

— унифицированная система внешнеторговой документа­ции и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов — единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно ре­шать задачи и выполнять функции управления. По сути дела Табель форм документов — это справочник, где в упорядочен­ном виде содержатся формы документов, которые использу-

¹ Кокорев В. И. Основы стандартизации в информационных сис­темах. М., 1988. С. 220-221; Отечественные архивы. 19*2. №2. С. 105.

_______________________________________ Системы документаци и

ются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, вы­полняемых всеми подразделениями организации'.

На основании Табеля создается Альбом форм докумен­тов — сборник эталонных унифицированных форм докумен­тов, необходимых для документационного обеспечения управ­ления данной конкретной организации, учреждения, предпри­ятия. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются ру­ководителем организации.

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

— бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);

— электронная копия, которая должна быть на каждом ав­томатизированном рабочем месте².

Стандартизация охватывает не только управленческую, но и техническую документацию. В частности, разработаны и широко используются в нашей стране:

— Единая система конструкторской документации (ЕСКД). К ней, например, относится ГОСТ 2.105-95. ЕСКД. «Общие требования к текстовым документам»;

— Единая система технологической документации;

— Система проектной документации для строительства и т. д.

Работа по унификации и стандартизации документов ведет­ся и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Шве­ции, ФРГ, Китайской Народной Республике и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и другие.

Унифицированные системы документации непосредствен­но связаны с классификаторами технико-экономической и со­циальной информации.

Костомаров М. Н. Классификация и кодирование документов и Документной информации (классификация документов) // Секретар­ское дело. 2003. № 10. С. 38.