Документоведение

там. По своему статусу они соответствуют государственным стандартам.

В рамках СНГ к настоящему времени принято 4 межгосу­дарственных классификатора: стандартов, единиц измерения и счёта, валют, стран мира.

Использование классификационных схем (классификато­ров) в практической деятельности потребовало создания сис­темы условных обозначений, которые присваиваются объек­там и классификационным группировкам. Такие системы на­зываются индексами или кодами, а сам процесс подобного присвоения обычно именуется индексированием или кодирова­нием.

Различают следующие методы кодирования:

— регистрационные и '

— классификационные.

В свою очередь, регистрационные методы кодирования бывают двух видов: порядковый и серийно-порядковый.

Порядковый метод кодирования предполагает использо­вание в качестве кодов чисел натурального ряда, то есть каж­дому из объектов классификации присваивается текущий по­рядковый номер (например, номера страниц в книге). Это — негибкая система, поскольку каждый новый объект можно записать лишь после ранее закодированного, что приводит к нарушению логического расположения классифицируемых объектов.

При серийно-порядковом методе кодами служат также числа натурального ряда, однако отдельные серии этих чисел закрепляются за объектами классификации с одинаковыми признаками. Иначе говоря, на каждую крупную классифика­ционную рубрику отводится серия порядковых номеров, на­пример, от 1 до 100 (первая серия), от 101 до 200 (вторая се­рия) и т. д. В каждой серии, кроме кодов уже имеющихся объ­ектов классификации, предусматривается определённое коли­чество кодов для резерва, что делает эту систему более гибкой по сравнению с порядковым методом кодирования.

Классификационные методы кодирования основаны на предварительной классификации объектов. Они также бывают двух видов: последовательный и параллельный.

________________________________________ Системы документации

Последовательный метод кодирования используется обыч­но при иерархическом методе классификации. Здесь код клас­сификационной группировки и объекта классификации обра­зуется посредством использования кодов последовательно расположенных подчинённых группировок. Иначе говоря, код нижестоящей группировки образуется путём добавления соот­ветствующего количества разрядов к коду вышестоящей груп­пировки.

Параллельный метод кодирования используется при фасет-ном методе классификации. В данном случае код классифика­ционной группировки и объекта классификации образуется с использованием кодов независимых группировок, т. е. призна­ки объекта кодируются независимо друг от друга. Это позво­ляет группировать объекты по любому сочетанию признаков¹.

А теперь обратимся к структуре классификатора, важ­нейшими характеристиками которого выступают прежде всего позиция и ёмкость.

Позиция классификатора — это наибольшее число пози­ций, которое он может содержать. Например, при десятираз­рядном построении, которое часто применяется в классифика­торах, все объекты подразделяются на 10 классов, подклассов, групп, подгрупп, видов и разновидностей. В результате ём­кость такого классификатора достигает 1 млн позиций. Воз­можно, не все позиции будут заполнены. Но в таком случае образуется резервная ёмкость классификатора, обозначающая количество свободных позиций в нём.

Все классификаторы строятся на кодах, представляющих собой знак или совокупность знаков, используемых для обо­значения классификационной группировки и (или) объекта классификации. (В данном случае термины «код» и «кодиро­вание» используются в более узком смысле. Под кодом пони­мается такое представление информации, которое удобно для её хранения, передачи или обработки, а термином кодирование обозначается переход к подобному представлению информа-

Костомаров М. Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретар­ское дело. 2003. № 11. С. 30-31.