Документальные фонды предприятий, учреждений, организаций

Документные ресурсы того или иного предприятия, учреж­дения, организации, фирмы представляют собой корпоратив­ную систему (комплекс) документации— систематизирован­ную совокупность документов, соответствующую их профилю и решаемым задачам с целью хранения и использования в опе­ративной деятельности. В документоведении такой комплекс принято называть документальным фондом. В делопроизвод­стве и архивном деле определение документального фонда стандартизовано: «Совокупность документов, образующихся в

¹ Антопольский А. Б. Информационные ресурсы России // Науч­ные и технические библиотеки. 2000. № 1. С. 44—45.

Документоведение

деятельности юридического или физического лица»¹. При этом само юридическое или физическое лицо, в деятельности кото­рого образуется документальный фонд, называется «фондооб-разователь».

В документальный фонд входит вся документированная информация, образующаяся в деятельности учреждения, орга­низации, предприятия, независимо от её ценности, формы представления, типа материального носителя и т. д. Это может быть и устав акционерного общества, и инструкция по технике безопасности, и заявление о приёме на работу.

Документальный фонд содержит, как правило, оператив­ную информацию. Однако следует иметь в виду, что оператив­ное бытование документов состоит из двух фаз. Первой явля­ется фаза собственно оперативного бытования документов, на протяжении которой они находятся непосредственно в струк­турных подразделениях учреждения, организации, предпри­ятия. Затем значительная часть документов переходит во вто­рую фазу, попадая на хранение в архив учреждения. С этого момента их оперативное бытование протекает уже в качестве архивных документов. Архивную фазу оперативного бытова­ния проходят, к примеру, правовые документы — законы, кни­ги записи актов гражданского состояния, договоры и т. д.

Для архивной фазы оперативного бытования характерна большая, по сравнению с доархивной фазой, степень упорядо­ченности документов. Во-первых, в этой фазе документ обре­тает физические, логические и иные связи с другими докумен­тами и, во-вторых, получает возможность адресного поиска в случае необходимости продолжения реализации тех функций, которыми документ был изначально наделён².

В архивах учреждений, организаций, предприятий находят­ся значительные объёмы документированной информации. К

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М: Госстандарт России, 1998.

² Козлов В. П. Документ в состоянии покоя: архивный, источни­коведческий, археографический аспект // Теоретические основы ар­хеографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С. 98.

Комплексы документов. Документные ресурсы

примеру, в Томской области в каждом из ведомственных архи­вов содержится в среднем около 1000 ед. хр.

Многочисленные документы, которые создаются в резуль­тате деятельности организаций, учреждений, предприятий, а также физических лиц, нуждаются в упорядочении, системати­зации. Для удобства пользования они объединяются в груп­пы — первичные комплексы документов.

Основными видами первичных комплексов документов на бумажном носителе являются:

— дело — совокупность документов, относящихся к одно­му вопросу или участку деятельности, помещённых в отдель­ную обложку. Дело может состоять и из одного документа;

— досье (фр. <1о881ег— дело, бумаги)— также совокуп­ность документов, относящихся к какому-либо вопросу;

— сборник — первичный комплекс документов несколь­ких видов, авторов, дат, объединённых одной темой;

— переписка — группа документов, содержащих коррес­понденцию.

В архивном деле первичные комплексы обозначаются тер­мином «единица хранения архивных документов» (ед. хр.).

Основу информационных ресурсов предприятий, учрежде­ний и организаций, наряду с традиционными справочно-информационными фондами, всё в большем объёме составляют электронные массивы информации. Уже к концу 1990-х гг. та­кого рода массивы имели 60 % предприятий гражданских от­раслей промышленности, 70% предприятий оборонного ком­плекса и 47 % предприятий агропромышленного комплекса¹.

Электронные информационные ресурсы, создаваемые различ­ными предприятиями, учреждениями и организациями, непосред­ственно связанные с осуществлением их основной деятельности и Управления, называют встроенными информационными ресурса-^ми. Они представлены банками и базами данных, информацион­ными файлами различных автоматизированных систем (напри-^МеР, автоматизированные обучающие системы в учреждениях ^сферы образования) и т. д. Встроенные информационные ресурсы

Антопольский А. Б. Информационные ресурсы России... С. 47.

_енгповедены

используются главным образом внутри отдельных организаций. Однако многие нз них могут служить источником информации ддл других организаций, учреждений, предприятий.

Электронные базы данных представляют собой совокуп­ность взаимосвязанных и структурированных данных на ма­шиночитаемых носителях, обработка, поиск и хранение кото-пых осуществляется с помощью ЭВМ.

Щирокое распространение баз данных обусловлено целым рядом их достоинств. Во-первых, доступность и быстрота нахо­ждения необходимой информации. При этом географическое расположение пользователя не имеет значения. Он может нахо­диться и непосредственно у компьютера, где хранится инфор­мация, и на отдалении в тысячи километров. Во-вторых, ртома-_тизйрованной базой данных, включая одни и те же записи, мо­гут одновременно пользоваться многие потребители. В-третьих, бззУ данных можно регулярно пополнять, обновлять. В-_че1^ртых, база данных даёт возможность производить темати­ческий поиск необходимой информации по заданным ключевым сло»ам> что существенно экономит силы и время потребителя.

Документированная информация в электронной базе дан­ных хранится на магнитных и оптических дисках.

Будучи владельцами баз данных, учреждения, организации, предприятия, фирмы определяют правила или условия доступа к инФ°Р^маЦИИ пользователей, сроки обновления информации, длщельность хранения, возможности поиска. Эти требования соблюдаются с помощью специального программного обеспе­чен»* — систем управления базами данных (СУБД). Руково­дств) электронной базой данных осуществляет системный ад­министратор с необходимым персоналом.

доы данных классифицируют по нескольким основаниям. По характеру обрабатываемой информации различают:

^ документографические (или документальные) базы дан­ных-^- представляют собой агрегированные материалы пер-вич*ых документов. Делятся, в свою очередь, на полнотексто­вые, библиографические и реферативные;

_- фактографические — в качестве основного структурного э_ЛЙ|ента содержат факт, как некоторый элемент содержатель­ной информации.