Документные потоки

Движение информации во времени и пространстве предпо­лагает наличие источника и приёмника, между которыми воз­никает информационное напряжение. В результате появляется информационный (документный) поток — совокупность пе­ремещающейся в пространстве и времени документированной информации.

Документопотоки являются отражением социально-политических, культурных, производственно-технических, управленческих процессов в обществе и предназначены для реализации соответствующих конкретных задач. Этим обу­словлены основные характеристики, свойства документных потоков, к числу которых учёные (Ю. Н. Столяров, Н. Б. Зи­новьева и другие) относят:

— содержание или функциональную принадлежность до-кументопотока (определяется составом документированной информации и видами документов);

— структуру потока — языковую, географическую и т. п. (зависит от информационных и иных потребностей общества, которые обусловливают видовое разнообразие и процентное соотношение отдельных видов документов в общем потоке);

— мощность (объём), исчисляемую количеством докумен­тов, перемещаемых (транслируемых) в единицу времени;

— направление потока (зависит от технологии обработки документов, способов их оценки и удостоверения и т. п.). По­ток может быть поступательным, поступательно-возвратным (челночным), возвратным, маятниковым;

— длину потока (зависит от территориальной удалённости коммуниканта и реципиента). В настоящее время основная часть документов учреждений, организаций, предприятий (по некоторым данным, до 93 %) движется внутри, от руководите­лей к исполнителям. На долю внешних контактов с поставщи­ками и потребителями приходится, следовательно, лишь малая часть информации (около 7%). Иначе говоря, длина потока для большинства документов в организации невелика. В ряде случаев поток настолько короток, что бывает едва заметен (на­пример, для таких документов, как дневниковые записи, за-

Документоведение

метки на память, ежедневники). В случае, если источник и приёмник документированной информации находятся на большом расстоянии друг от друга, возникает необходимость в промежуточных перевалочных пунктах на пути документопо-тока. Создаются специальные транзитные службы, порой весьма разветвлённые, оснащённые соответствующей техни­кой, для оптимальной организации документопотока;

— ритм (режим) — степень насыщенности потока в еди­ницу времени. Может быть связан с цикличностью планирова­ния и отчётности, сезонными изменениями производственной, учебной, политической и другой активности, внутренними особенностями работы предприятий, учреждений, организа­ций; \

— шум — излишняя, ненужная документированная инфор­мация (например, так называемый спам — массовые рассылки рекламы по е-таП, достигающие порой 60-70 % объёма полу­чаемой электронной почты). Семантический шум создаёт по­мехи в работе с документами, приводит к дополнительным за­тратам сил и времени. В частности, убытки от того же спама составляют в США ежегодно до 10 млрд. долларов.

Потоки документов имеют достаточно сложную разветв­лённую структуру, так как включают в себя отдельные группы документов, различающиеся по виду, способу документирова­ния, материальному носителю, отраслевой принадлежности, языку и т. п. В структуре потока могут быть выделены микро­потоки, состоящие, к примеру, из опубликованных и неопуб­ликованных, первичных и вторичных документов, из докумен­тов открытого и ограниченного доступа и т. п. Однако главной, системообразующей основой документного потока является семантическая (содержательная) составляющая, которая при­даёт ему целостность и целесообразность.

Изучение документопотоков позволяет оптимизировать процесс работы с документированной информацией, способст­вует принятию более эффективных управленческих решений. В частности, исследование структуры документопотока даёт возможность определить количественную распространённость, соотношение отдельных видов документов в данном потоке, их функциональное значение.

___________________________ Документная коммуникац ия

В науке анализ документопотоков позволяет судить о со­стоянии и перспективах развития отдельных научных отраслей _и направлений, так как установлено, что преобладание опреде­лённых видов и разновидностей документов в той или иной отрасли науки зависит от интенсивности её развития. В част­ности, зарождение и развитие какого-либо нового научного направления сопровождается, как правило, интенсивным вы­ходом в свет статей в периодических и продолжающихся изда­ниях. Наибольший удельный вес такого рода публикаций в по­токе документов связан с необходимостью оперативного ин­формирования заинтересованных читателей о научной про­блеме, а также с интенсивным процессом накопления эмпири­ческого материала и осмыслением различных её аспектов. Пе­риодические и продолжающиеся издания традиционно явля­ются наиболее важной составной частью системы научной коммуникации, через них проходит до 90 % всего потока на­учной информации¹.

Следующий этап связан с более глубоким и всесторонним исследованием этой проблемы на фоне частичного снижения общественного интереса к ней. В результате в документопото-ке уменьшается количество оперативных публикаций и нарас­тает число монографий и других изданий, отличающихся ана­литической глубиной, универсальностью и фундаментально­стью содержания.

Для дальнейшего развития научного направления характерно уже появление учебников и справочников, аккумулирующих в себе устоявшееся, апробированное знание. Вместе с тем это свидетельствует о постепенной утрате данным научным направ­лением своей актуальности и снижении интереса к нему².

В науковедении исследование структуры отраслевых доку­ментопотоков необходимо для оценки состояния, выявления тенденций и перспектив развития тех или иных научных от­раслей.

¹ Иванов С. А. Статистические закономерности уникального ин­формационного массива (по материалам палеобиологии) // Наукове­дение. 2003. № 3. С. 187.

² Зиновьева Н. Б. Документоведение. М, 2001. С. 201-203.

Документоведение

Потоки документов находятся в постоянном движении, ко­торое, в свою очередь, обусловливает непрерывное изменение объёмов, типов, видов, жанров, материальных носителей до­кументированной информации в потоке. На основе предприня­того в 1960-е гг. экспериментального изучения тенденций рос­та потоков научных документов была установлена определен­ная закономерность в его динамике. В результате высчитан пе»,' риод удвоения годового объёма документопотока, характери зующий темп развития той или иной научной отрасли. Это, ло возможность, в частности, выделить:

— отрасли ускоренного развития (радиоэлектроника, авт матика, телемеханика, связь);

— отрасли средних темпов развития (отрасли промыщлен-ности);

— отрасли, развивающиеся медленными темпами (с пержк дом удвоения свыше 20 лет— история, литературоведение, педагогика и другие);

— затухающие отрасли (характеризуются снижением объ­ёма выпускаемых документов— классическая филология, изучающая латинский, древнегреческий языки).

Однако в целом, несмотря на быстрое развитие науки,-.' среднее время удвоения размеров массива документированной: научной информации составляет 35 лет¹.

Изучение потоков научной документации осуществляется также с помощью метода анализа цитирования. Это даёт воз­можность измерения процесса старения документов, а также позволяет более объективно оценивать научные исследования. Снижение частоты цитирования, как правило, свидетельствует о старении документов в потоке. Вместе с тем следует иметь в виду, что практически в любой отрасли имеются секретные ис­следования, доступ к информации о которых ограничен. В та­ких случаях индекс цитирования утрачивает свою действен­ность.

В 1960 е гг. учёные Р. Бартон и Р. Кеблер вывели законо­мерность, согласно которой информация, имеющая наиболь-

¹ Иванов С. А. Указ. соч. С. 201; Зиновьева Н. Б. Указ. соч. С. 204-

206.

Документная коммуникация

шую общественную значимость, сосредоточена в определён­ном интервале времени. Для научной документации этот ин­тервал в среднем оказался равен полупериоду формирования научных представлений в общественной ристеме, т. е. пример­но 19 лет. Разумеется, скорость старения зависит от конкрет­ной науки, от определённой её области, научного направле­ния¹.

Вместе с тем существуют такие виды информации, в том числе и научно-технической, для которой трудно указать сроки утраты ею своей значимости. Более того, в ряде случаев цен­ность информации со временем может даже возрасти. К при­меру, гидрометеорологическая информация позволяет объек­тивно анализировать изменения в окружающей среде и при­родных ресурсах, происходящие на протяжении десятков и со­тен лет, равно как и оценивать степень влияния человеческой деятельности на среду его обитания. То же самое относится и к медицинской информации, анализ которой за длительные про­межутки времени позволяет выявлять тенденции в развитии тех или иных групп людей, проявления различных заболева­ний, их динамику и т. д.

В различных странах созданы и успешно функционируют специализированные учреждения, занимающиеся анализом потоков документированной научной информации, в том числе с использованием метода анализа цитирования. В частности, Американский институт научной информации производит ба­зы данных по цитируемости научных работ в области искусст­вознания, гуманитарных, социальных и естественных наук. Здесь же содержится указатель ссылок, отражающий связи между предшествующими и последующими публикациями, что даёт возможность вычленения актуальных направлений научного поиска в мировой науке. Среди важнейших баз дан­ных этого института — «Индекс цитируемости в социальных науках». В ней содержится информация о цитируемости науч-нкх публикаций по следующим направлениям: антропология, география, демография, этнография, образование, политика,

¹ Ефимов А. Н. Информация: ценность, старение, рассеяние. М., 1978. С. 55.